Menunggang kawanan pada inventori anda adalah salah satu perkara yang paling mencabar mengenai operasi perniagaan. Dari sisi operasi perkara-perkara, anda akan sentiasa ingin tahu berapa banyak produk yang boleh dijual, dan bila hendak mendapatkan lebih banyak lagi. Akauntan anda juga memerlukan inventori yang tepat, jadi mereka boleh menyimpan buku anda dengan teratur dan memberi anda maklumat yang anda perlukan untuk membuat keputusan perniagaan. Paling banyak, tetapi tidak semuanya, anda mungkin mahu melakukannya melalui sistem persediaan yang berterusan.
Sistem Inventori Berkala
Terdapat dua cara untuk mengendalikan kawalan inventori anda. Satu adalah melalui apa yang dipanggil sistem inventori berkala, yang bermaksud bahawa pada akhir tempoh tertentu - sebulan, seperempat, setahun atau apa sahaja yang bekerja dalam keadaan anda - anda menutup pintu anda, dan mengira secara fizikal apa sahaja inventori anda. Untuk tujuan perakaunan, anda akan memanggil ini inventori penutup untuk tempoh anda. Kiraan inventori terdahulu adalah inventori permulaan untuk tempoh ini. Anda akan menambah semua pembelian anda ke inventori permulaan, tolak semua jualan dan dalam dunia yang ideal, hasilnya akan kelihatan seperti persediaan penutupan anda. Sudah tentu, kita tidak hidup dalam dunia yang ideal, dan dalam praktiknya, semakin lama anda pergi antara inventori, semakin banyak percanggahan akan merayap. Di bawah sistem inventori berkala, jumlah inventori hanya tepat tepat selepas ia dikira, yang adalah kesulitan utama.
Sistem Inventori Berkekalan
Sistem inventori berterusan memerlukan persediaan yang lebih banyak, tetapi apabila ia sudah siap, lebih mudah untuk digunakan. Setiap sekeping inventori yang anda miliki dimasukkan ke dalam sistem komputer anda seperti yang dibeli. Apabila ia keluar dari inventori, apabila ia dijual atau digunakan, ia secara automatik ditolak daripada inventori dalam komputer sistem komputer anda. Jika model perniagaan anda berkisar tentang mengetahui apa yang anda miliki dan apabila anda perlu memesan lebih banyak, yang terpakai kepada hampir setiap perniagaan, menggunakan kaedah persediaan berterusan menawarkan banyak kelebihan.
Inventori Berkala Berkala Berkala
Pendekatan yang anda ambil untuk menguruskan inventori anda bergantung pada keadaan anda. Jika anda berpuas hati untuk beroperasi pada asas "ibu dan pop", memastikan perniagaan anda kecil dan inventori anda rendah, sistem inventori berkala mungkin semua yang anda perlukan. Persediaan adalah minimum, dan anda boleh mengira inventori anda seberapa kerap yang anda rasa perlu. Jika rancangan anda untuk syarikat anda melibatkan banyak pertumbuhan, anda akan mahu melaksanakan kaedah persediaan yang kekal pada peluang terawal, idealnya dari hari ke hari.
Kelemahannya adalah bahawa kaedah persediaan kekal rumit untuk ditubuhkan, dan memerlukan pelaburan yang besar dalam komputer, perisian dan kepakaran. Sekiranya anda menjalankan bajet yang ketat, yang sering berlaku dengan pemula, pelaburan permulaan mungkin lebih daripada yang anda dapat selesaikan dengan selesa. Kadang-kadang, anda perlu menyelesaikan sistem inventori dan perakaunan yang menyediakan pengurusan inventori berterusan asas dalam jangka pendek, tetapi boleh ditingkatkan kepada penawaran ciri yang lebih lengkap apabila perniagaan dan pendapatan anda berkembang.
Ia Tidak Sempurna
Seluruh titik sistem persediaan kekal adalah bahawa anda akan sentiasa mempunyai kiraan yang tepat, up-to-date mengenai perkara-perkara yang ada di tangan. Itu benar, tetapi di dunia nyata, selalu ada jurang antara teori dan amalan. Anda akan kehilangan produk untuk pecah dan kecurian; pembekal akan membuat invois anda salah, anda akan menerima pesanan yang lebih atau pendek oleh beberapa potong, kakitangan jualan akan berdering dalam jualan atau membayar balik yang salah dan sebagainya. Amalan latihan, keselamatan dan pengendalian inventori yang baik dapat membantu memastikan yang minimum, tetapi anda masih perlu melakukan kiraan sebenar setiap kali untuk mengesahkan nombor yang anda bekerjasama.
Anda mungkin memilih untuk membuat inventori fizikal penuh sekurang-kurangnya sekali setahun, atau anda mungkin memilih "kiraan jumlah berterusan." Itu hanya bermakna anda akan memilih beberapa bahagian inventori anda untuk menghitung secara tetap untuk mencari perbezaan. Anda boleh memfokuskan hanya pada perkara tertinggi atau jumlah tertinggi, kerana mereka adalah yang paling mungkin memberi anda masalah, atau anda boleh mengira keseluruhan inventori anda sedikit demi sedikit sepanjang tahun dan menyesuaikan inventori anda apabila anda mendapati ralat.
Inventori Berkekalan dalam Persekitaran Runcit / Borong
Kes terbaik untuk sistem persediaan kekal dalam runcit. Apabila pelanggan anda membawa produk ke kaunter, anda akan memasukkannya dengan beberapa bentuk pengimbas, atau mungkin dengan memasukkan nombor bahagian secara manual. Pengimbasan adalah lebih baik, apabila mungkin kerana ia mengurangkan peluang untuk kesilapan. Apabila penjualan selesai, sistem anda akan mengurangkan inventori yang tersedia di tangan untuk membolehkan apa yang berjalan keluar dari pintu di tangan pelanggan anda.
Sekiranya salah seorang jurujual anda melihat produk tersebut dari komputer di jabatan lain, jumlah yang baru disemak semula adalah apa yang akan dipaparkan pada skrin. Sistem anda juga boleh meminta anda untuk memesan lebih banyak apabila bekalan anda menjadi rendah atau bahkan meletakkan pesanan secara automatik. Sistem terbaik menjejaki diskaun pembekal anda dan minimum pesanan juga, jadi anda boleh menetapkan mereka untuk tidak memesan 950 buah jika ada diskaun pada 1,000. Pemborong bekerja dengan cara yang sama, kecuali mereka membeli dari pengeluar dan pengedar dan menjual kepada peruncit.
Inventori Berkekalan dalam Persekitaran Pembuatan / Pengeluaran
Sekiranya anda berada dalam perniagaan membuat produk, dan bukan hanya menjualnya, anda akan menggunakan sistem inventori berterusan sedikit berbeza. Dalam kes ini, barang-barang dalam inventori anda adalah bahan mentah atau sub-perhimpunan, dan akhirnya mereka akan menjadi barang jadi. Anda juga perlu menjejaki bahan mentah anda semasa mereka dalam perjalanan untuk menjadi barangan siap, yang boleh mengambil masa sebulan atau dua atau selagi beberapa tahun bergantung kepada produk. Pada keadaan itu, mereka dikira sebagai kerja dalam proses. Dengan sistem persediaan berterusan yang cekap, anda tidak boleh kehabisan bahan mentah, dan anda akan tahu berapa banyak barangan siap yang anda ada untuk dijual. Lebih penting lagi, anda juga akan tahu apa kos pembuatan anda, walaupun bahan-bahan anda berfluktuasi dalam kos.
LIFO dan FIFO Accounting
Pengurusan inventori fizikal anda harus memastikan bahawa produk tertua di rak anda akan dijual terlebih dahulu, walaupun ia tidak mudah rosak. Pembungkus memudar dari masa ke masa, kotak-kotak menjadi rosak dan juga kuku keluli akhirnya akan berkarat. Untuk tujuan perakaunan kekal, anda boleh memutuskan sama ada anda mempertimbangkan setiap bahagian inventori sebagai yang tertua yang sedang berada di tangan atau yang terbaru. Sistem-sistem ini dipanggil first-in-first-out dan last-in-first-out, atau FIFO dan LIFO untuk pendek.Jika harga semakin meningkat, produk tertua akan sentiasa menjadi yang paling murah dan produk terbaru akan menjadi yang paling mahal. Jika harga jatuh, sebaliknya adalah benar. Ini mempunyai beberapa implikasi penting untuk bagaimana anda mengira kos anda.
LIFO, FIFO dan COGS
Katakanlah, untuk tujuan demonstrasi, item tertua dalam inventori anda dibeli pada $ 85, kos terbaru anda $ 95, dan anda menjual pada $ 110. Jika anda bekerja dengan asas FIFO, keuntungan anda adalah $ 110 tolak kos $ 85 atau $ 25. Jika anda bekerja berdasarkan LIFO, anda hanya akan mengira keuntungan $ 15 pada penjualan yang sama. Jika matlamat anda adalah untuk melaporkan keuntungan tertinggi, mungkin untuk menarik perhatian atau mempengaruhi pelabur yang berpotensi, anda mungkin mendapati ia berfaedah untuk menggunakan kaedah FIFO. Jika anda ingin menyimpan keuntungan direkodkan untuk meminimumkan bil cukai anda, kaedah LIFO mungkin - dalam contoh hipotesis ini - lebih masuk akal. Anda boleh menggunakan sama ada kaedah, selagi anda konsisten. Bagi menjejaki kos sebenar barangan yang dijual dalam runcit, atau kos pengeluaran dalam pembuatan, anda mungkin memilih kaedah purata berwajaran yang menjejaki kos sebenar anda semasa naik dan turun.
