Sistem inventori adalah penting untuk mengawal kos pembelian dan memenuhi matlamat perkhidmatan pelanggan. Walaupun program pengurusan inventori elektronik adalah alat pentadbiran yang berguna, kunci kepada sistem yang baik terletak pada kekuatan prosedur yang anda buat. Beberapa elemen yang paling kritikal dalam sistem yang maju adalah penerangan item, sistem penomboran, unit standard ukuran dan label item yang tepat.
Perihalan dan Nombor Item
Buat senarai saham yang merangkumi penerangan dan nombor empat hingga ke-karakter yang unik untuk setiap item. Amalan terbaik untuk membuat penerangan adalah dengan memulakan kata nama dan kemudian menggunakan kata sifat dalam urutan menurun kepentingan untuk menerangkan item. Keterangan seperti "cawan, kopi, besar, coklat," "cawan, kopi, sederhana, putih" dan "cawan, kopi, kecil, putih" adalah beberapa contoh. Nombor item hanya perlu mengenal pasti, tidak menggambarkan item. Walau bagaimanapun, anda boleh memasukkan beberapa huruf dari penerangan pada permulaan nombor item anda untuk membuat item mencari lebih mudah. Sebagai contoh, anda mungkin menggunakan nombor "CUC101" untuk mengenal pasti cawan kopi dan nombor "CUS101" untuk mengenal pasti cawan soda.
Tentukan Unit Standard Ukuran
Buat senarai unit ukuran yang diluluskan untuk memperjelas senarai pilih dan laporan inventori. Bagi kebanyakan perniagaan, langkah-langkah lalai adalah unit di mana anda biasanya membeli item. Unit umum adalah singkatan untuk istilah seperti setiap, sekeping, kaki, pound atau gelen. Garis panduan terbaik mengesyorkan bahawa anda memilih satu singkatan dan memohon kedua-dua ejaan dan rupanya secara konsisten.
Menubuhkan Nama Lokasi
Lokasi yang diberikan boleh membuat item lebih mudah untuk dijumpai di mana-mana ruang penyimpanan atau gudang, tidak kira berapa besarnya. Sekiranya anda menyimpan item di lebih dari lokasi, berikan setiap lokasi nama atau nombor kod, seperti "M" untuk gudang utama dan "S" untuk simpanan lebihan. Kemudian bahagikan ruang ke dalam bahagian, dan berikan setiap nama yang unik. Sebagai contoh, bahagian boleh sesuai dengan nombor lorong atau bin. Lengkapkan tugas ini dengan mengenal pasti lokasi rak untuk item inventori tertentu. Syarikat Jelas Inventori mengesyorkan menggunakan sistem penomboran di mana bilangan terendah sepadan dengan rak tertinggi dan turun ke lantai. Sebagai contoh, label seperti "M-2-4" memberitahu anda bahawa item berada di rak keempat di lorong dua gudang utama.
Label dan Simpan Inventori
Buat label untuk setiap item inventori yang sepadan dengan senarai saham yang anda buat. Lakukan kiraan inventori fizikal seperti yang anda label, simpan dan masukkan item, unit ukuran dan maklumat lokasi ke dalam pangkalan data inventori. Cetak memilih dan menerima dokumen dari pangkalan data dan gunakannya untuk mengemas kini pangkalan data dan membuat laporan inventori.
