Cekap menghasilkan produk berkualiti tinggi dengan keuntungan dan tinggal dalam lingkungan undang-undang dan peraturan memerlukan konsistensi dalam operasi. Banyak syarikat membantu diri mereka dengan memulakan prosedur operasi standard, atau SOP, yang menyediakan arahan langkah demi langkah untuk melaksanakan prosedur penting. SOP membantu memastikan ketepatan dan kawalan kualiti. Mereka digunakan dalam pelbagai syarikat dan organisasi, terutamanya dalam kerajaan, pembuatan, penyelidikan dan pembangunan, makmal dan akademik. Kerana unit-unit individu dalam syarikat mempunyai pelbagai prosedur, masing-masing memerlukan SOP yang berbeza. Oleh itu, adalah berguna untuk menyediakan kepala setiap unit dengan template SOP, yang menawarkan titik permulaan bagi mereka untuk menulis prosedur dan manual SOP mereka sendiri. Templat SOP menyediakan semua komponen penting setiap keperluan prosedur.
Panduan penulis SOP dalam menentukan jenis prosedur yang perlu ditulis. Templat ini harus menyediakan mereka dengan alat membuat keputusan yang mudah berdasarkan bilangan keputusan yang mesti dibuat oleh pekerja untuk menjalankan prosedur. Nasihatkan bahawa prosedur rutin yang pendek hanya memerlukan pekerja untuk membuat beberapa pertimbangan dan boleh ditulis dalam format langkah mudah. Sebagai contoh: Adakah A, kemudian B, kemudian C. Perhatikan bahawa prosedur panjang yang memerlukan beberapa keputusan boleh menggunakan format langkah hierarki, memberitahu pekerja dalam prosedur apa yang harus dilakukan, dan sering kali memasukkan substis yang mesti dilakukan untuk menyelesaikan keseluruhan tugas. Menawarkan contoh-contoh carta aliran atau maklumat grafik untuk menerangkan prosedur yang rumit, panjang dan memerlukan membuat beberapa keputusan. Sebagai contoh: Adakah A. Jika "biasa," lakukan B, C dan D. Jika "tidak normal," ulangi A untuk mengesahkan dan kemudian lakukan E, F dan G.
Terangkan kacang dan bolt untuk menulis setiap prosedur. Sebagai contoh, setiap prosedur harus mempunyai tajuk, tujuan, skop dan kaedah dan tanggungjawab untuk menjalankan prosedur. Menggalakkan atau memerlukan penulis SOP untuk menggunakan konvensyen menamakan seragam untuk prosedur penamaan. Nasihatkan mereka untuk menentukan skop prosedur, seperti yang prosedurnya terpakai, bila dan di bawah keadaan apa. Anda juga boleh menerangkan apabila tidak menggunakan setiap prosedur. Dalam bahagian kaedah dan tanggungjawab, berikan protokol langkah demi langkah untuk melaksanakan prosedur. Templat itu harus memberikan frasa ringkas dan ringkas dengan kata kerja tindakan.
Memberi definisi dan keperluan sumber. Setiap prosedur harus mempunyai bahagian yang menentukan istilah-istilah yang digunakan dalam dokumen itu dan menguraikan apa-apa akronim. Di samping itu, ia harus memberitahu pekerja apa dokumen, peralatan atau bahan lain yang mereka perlukan untuk menjalankan prosedur. Rujuk mana-mana prosedur lain yang berkaitan yang perlu dilakukan oleh majikan terlebih dahulu atau perlu menyedari untuk menyelesaikan tugas tersebut. Jangan lupa komponen penting yang mesti dipunyai template. Ini termasuk tarikh efektif prosedur dan tarikh terakhir prosedur telah dikaji semula.
Petua
-
Bergantung kepada syarikat anda, mungkin juga penting untuk menetapkan tahap keselamatan kepada SOP untuk menjelaskan tahap otoritas yang diperlukan untuk menjalankan prosedur. Gunakan template untuk juga menerangkan syarat-syarat di mana pekerja boleh dengan selamat menjalankan prosedur dengan selamat.
Amaran
Sentiasa termasuk panduan mengenai kesihatan dan keselamatan atau pelanggaran peraturan jika sesuai. Sediakan tempat dalam templat dan gunakan kaedah untuk menekankan amaran penting, seperti huruf tebal atau sampingan mesej ini. Huraikan apa yang akan berlaku jika prosedur tidak diikuti atau diikuti dengan salah, sama ada yang mengakibatkan kecederaan peribadi, kehilangan nyawa, kerosakan peralatan, produk yang rosak, denda, litigasi atau penutupan perniagaan.
