Bagaimana Membuat Template SOP

Prosedur Operasi Standard (SOP) adalah cara yang popular untuk memberi bimbingan yang konsisten kepada pekerja dalam organisasi. Sebaik-baiknya, jika anda mengambil seseorang di luar jalan, orang itu boleh menyelesaikan tugas tanpa apa-apa kecuali SOP dan peralatan yang diperlukan. Titik permulaan utama mana-mana portfolio SOP ialah penciptaan templat SOP untuk konsisten. Anda tidak memerlukan perisian atau kemahiran yang mewah; anda hanya perlu mengimbangi unsur-unsur yang diperlukan dan apa yang anda mahu template kelihatan seperti.

Perkara yang anda perlukan

Komputer
Perisian pemproses kata

Buka dokumen pemprosesan perkataan baru. Simpan fail dengan nama yang anda ingin gunakan untuk templat SOP anda dan tarikh untuk kawalan versi. Sebagai contoh: "YourCompanyName_SOP_Template_01-16-2010".

Masukkan jadual ke tajuk. Bilangan baris dan lajur dalam jadual ini terpulang kepada anda; perlu diingat bahawa anda memerlukan minimum sel untuk nombor SOP, tajuk dan kelulusan atau tarikh efektif dokumen itu. Anda juga boleh menggunakan sel untuk nombor halaman dan logo syarikat atau nama jika anda suka. Perkara yang bagus mengenai jadual di tajuk adalah bahawa ia akan mengulangi seluruh dokumen semasa anda menambah halaman.

Masukkan jadual besar pada halaman pertama dokumen. Jadual ini akan mengandungi nombor SOP dan tajuk anda di bahagian atas, diikuti oleh sel untuk tandatangan kakitangan utama, seperti pengarang dokumen dan meluluskan pegawai, dengan nama, tajuk dan tarikh mereka ditandatangani. Taipkan tajuk untuk setiap sel, seperti "Tajuk SOP" untuk sel teratas, "Pengarang SOP" untuk sel seterusnya dan "Kelulusan QA" untuk bilangan sel yang sesuai.

Buat bahagian untuk pengenalan, tanggungjawab, bahan dan peralatan (jika berkenaan) dan prosedur. Bahagian lain mungkin termasuk glosari singkatan, istilah atau produk. Oleh kerana ini adalah templat, anda mungkin ingin memasukkan ayat atau dua yang menggambarkan apa yang diharapkan untuk setiap bahagian jika anda merancang untuk mempunyai beberapa pengarang SOP.

Format bahagian anda. Salah satu cara yang paling biasa untuk menyampaikan bahagian SOP adalah untuk memulakan sistem penulisan, penomboran atau gabungan bagi setiap bahagian. Anda juga boleh menggunakan peluru dan sengkang. Ingat walaupun, lebih mudah apabila merujuk atau menyemak semula SOP untuk menunjuk ke bahagian dengan huruf / nombor.Tunjukkan format penjujukan bagi setiap baris berikutnya dalam satu bahagian, seperti "A, B, C"; "1, 2, 3"; atau "A1, A2, A3, B1, B2, B3."

Masukkan dua lagi jadual pada akhir template. Salah satu jadual adalah untuk menyenaraikan rujukan luaran atau untuk lampiran dan borang yang anda boleh melampirkan kepada SOP untuk perubahan versi. Jadual lain mungkin untuk mendokumentasikan sejarah versi SOP dan sebarang sebab untuk perubahan. Jadual-jadual ini boleh terus menggunakan format penomboran / huruf yang digunakan oleh seluruh template.

Simpan dokumen sebagai fail templat baca sahaja. Ini akan membantu memastikan templat anda tidak ditakrif secara tidak sengaja dengan memaksa pengguna menyimpan dokumen di bawah nama yang berbeza jika diubah.