Perniagaan boleh berurusan dengan ratusan atau ribuan fail setiap tahun. Pertubuhan menghapuskan yang harried, menegaskan perasaan anda ketika mencari sesuatu yang penting. Sistem pemfailan yang betul boleh membantu perniagaan anda berjalan lancar dan berkesan.
Perkara yang anda perlukan
-
Fail
-
Hanging Files
-
Tab Label
Menganalisis fail anda. Adakah yang terbaik untuk menyusunnya dengan nama pelanggan, dengan projek atau kronologi? Pilih ciri yang anda akan gunakan semasa mencari fail.
Label fail anda dengan jelas. Pisahkan fail yang lebih kecil ke dalam kategori dalam folder gantung. Contohnya, "Julai 2008" boleh mempunyai folder berlabel sendiri, dan anda boleh memasukkan semua kontrak atau folder dari bulan itu ke folder gantung.
Pisahkan fail ke kabinet fail yang berbeza. Mempunyai satu kabinet untuk fail pentadbiran, seperti pesanan bekalan, maklumat gaji dan resume; kabinet lain untuk fail klien dengan kontrak yang lengkap dan maklumat pembayaran dan projek; dan apa-apa jenis lain keperluan perniagaan anda. Labelkan kabinet dengan jelas.
Uji sistem pemfailan anda sebelum menyampaikannya kepada rakan sekerja anda. Pastikan anda dapat mencari segala-galanya dengan mudah dan bahawa cara anda telah mengatur perkara yang masuk akal. Sekiranya anda telah mengatur segala-galanya secara kronologi, tetapi ujian menunjukkan abjad lebih masuk akal, mengubah sistem anda.
Hubungi mesyuarat singkat dan jelaskan sistem pemfailan. Pastikan semua orang memahami bagaimana sistem berfungsi dan kepentingan mengikuti sistem.
Tentukan siapa yang akan membuat pemfailan. Anda boleh mewakilkan pemfailan kepada satu orang, atau biarkan setiap pekerja membuat pemfailan sendiri. Pekerja mungkin mempunyai kabinet pemfailan di pejabat mereka, tetapi anda masih memerlukan sistem pemfailan pusat, dengan idealnya dengan seorang yang bertanggungjawab.
Fail dokumen penting setiap hari. Pemfailan rutin membantu anda tetap teratur dan membuat pemfailan menjadi tugas yang lebih besar daripada yang diperlukan. Gunakan dulang pemfailan di setiap pejabat, dan pastikan dulang dikosongkan pada penghujung setiap hari kerja.
Menilai sistem pemfailan setiap enam hingga 12 bulan. Membersihkan bahan ketinggalan zaman dari sistem anda.
