Bagaimana anda memilih untuk menyusun fail pejabat anda mempunyai kesan penting ke atas kecekapan dan produktiviti. Sistem pemfailan perlu berdasarkan bagaimana fail digunakan di pejabat, apakah ciri-ciri fail yang paling sering dirujuk dan bagaimana fail diminta secara lisan. Menjawab soalan-soalan ini akan membantu anda menentukan sistem terbaik untuk mengatur fail anda.
Perkara yang anda perlukan
-
Cabinet fail
-
Folder fail
-
Label fail
Tentukan sama ada anda akan menyusun fail secara abjad mengikut subjek, secara numerik menggunakan sistem penomboran yang telah ditetapkan atau kronologi mengikut tarikh yang dibuat atau tarikh matang. Buat fail sementara dan kekal. Fail sementara sedang fail aktif yang mempunyai tarikh tamat yang ditetapkan pada masa mana fail itu boleh dimusnahkan atau diletakkan dengan fail yang diarsipkan. Contoh fail sementara termasuk projek semasa, item tindakan dan bahan yang hendak dibaca. Fail kekal adalah yang tidak diakses seberapa kerap tetapi perlu disimpan dalam arkib untuk rujukan masa depan.
Tuliskan tajuk dan definisi label anda dalam dokumen yang boleh dirujuk. Sebagai contoh, jika anda menggunakan sistem pemfailan berangka, tulis subjek setiap nombor sepadan dengan dan menyenaraikan contoh dokumen yang akan dimasukkan dalam subjek itu. Ini membantu mengekalkan konsistensi apabila memfailkan dokumen.
Buat buasir untuk dokumen sementara, dokumen tetap dan sampah. Susun dokumen sebelum memasukkannya dalam sistem pemfailan. Jangan fail apa yang tidak perlu disimpan.
Pilih lokasi storan fail. Anda mungkin membuat keputusan bahawa fail aktif sementara perlu difailkan di dalam laci meja di mana mereka mudah diakses. Fail-fail yang dikongsi di kalangan kakitangan harus berada di pusat di pejabat. Sekiranya anda bekerja dengan fail yang perlu dilindungi, seperti fail yang mengandungi maklumat peribadi klien, gunakan kabinet fail mengunci dan tentukan siapa di pejabat yang akan mempunyai akses.
Buat fail anda. Labelkan fail dengan sistem abjad, angka atau kronologi anda. Ingat bahawa walaupun anda ingin menjadi khusus dengan tajuk label anda, anda juga mahu judulnya cukup luas untuk merangkumi beberapa jenis dokumen. Sebagai contoh, bukannya melabel fail dengan nama mesyuarat tertentu membuat fail untuk mesyuarat yang dihadiri dalam setahun dan menyimpan semua dokumen yang berkaitan di dalamnya. Ini membolehkan anda membuat banyak fail di mana hanya satu atau dua dokumen yang akan disimpan.
Petua
-
Ingat mudah selalu lebih baik. Cuba mengelakkan sistem pemfailan rumit yang sukar bagi anda dan kakitangan untuk diingati. Gunakan fail tickler untuk tugas spesifik tarikh seperti pembayaran bil atau invois. Atur file tickler anda mengikut bulan atau hari bergantung pada tugas-tugas dan membersihkan file itu sebagai tugas selesai dengan sama-sama membaling dokumen pergi atau memindahkannya ke dalam fail permanen.
