Menghantar surat perniagaan memerlukan anda menyertakan nama penerima, nama syarikat dan alamat. Tetapi apa yang anda lakukan apabila menghantar surat kepada seseorang yang hanya bekerja di syarikat buat sementara waktu, atau yang bekerja dari jauh di pejabat atau lokasi lain?
Bila itu berlaku, anda ingin alamat surat "diurus" orang atau syarikat yang selalu menerima mel di alamatnya.
Kenapa Gunakan 'In Care Of'
Anda mungkin perlu menghantar e-mel kepada seseorang yang bekerja di tempat lain daripada alamat perniagaan biasa mereka. Ini dipanggil menghantar mel "menjaga" orang lain, dan sering disingkat sebagai c / o. Termasuk c / o dalam alamat memberitahu pejabat pos bahawa penerima surat tidak biasanya berada di alamat pengiriman.
Sebagai contoh, jika anda ingin menghantar surat kepada rakan perniagaan yang bekerja dari sebuah hotel di Paris, hanya alamat surat kepada orang yang menjaga hotel dan masukkan alamat hotel. Jika orang itu bekerja di cawangan pejabat utama, anda akan menangani surat tersebut kepada orang yang menjaga lokasi pejabat itu.
Bagaimana Cara Menangani 'Dalam Penjagaan'
Menangani sampul surat dalam penjagaan orang lain mudah dilakukan dan pada dasarnya hanya memerlukan menambah baris ekstra ke alamat. Untuk melakukan penjagaan alamat, pastikan anda mempunyai alamat yang betul di mana rakan perniagaan anda saat ini menerima mel. Tulis nama penerima pada baris pertama berhampiran bahagian tengah sampul depan. Jika anda menghantar surat ke pejabat, tambahkan tajuk penerima untuk membantu memastikan ia sampai ke jabatan yang betul.
Tulis "c / o" pada baris seterusnya, diikuti dengan nama orang atau syarikat yang selalu menerima mel di alamat ini. Contohnya, "c / o Syarikat XYZ."
Tulis alamat jalan yang lengkap pada baris seterusnya. Sertakan nombor dan nama jalan. Jangan lupa arahan kardinal dan perkataan lain yang berkaitan dengan nama jalan. Sebagai contoh, W. Main St. Tulis bandar, negeri dan kod zip di baris seterusnya. Gunakan singkatan pos untuk negara - dua huruf besar sahaja. Sekiranya anda menghantar mesej kepada negara lain, jangan lupa memasukkan nama negara yang anda hantar kepada baris terakhir.
Letakkan nama dan alamat kembali di sudut kiri atas sampul surat. Jika anda mel kepada negara lain, masukkan "Amerika Syarikat" pada baris terakhir alamat pemulangan. Sentiasa sertakan alamat pemulangan supaya jika anda salah dalam penjagaan alamat, surat itu boleh dikembalikan kepada anda.
Contoh-contoh alamat 'In Care Of'
Cara menangani surat perniagaan "diurus" mengikut format yang serupa dengan alamat surat lain. Berikut adalah contoh-contoh cara untuk menangani "dalam penjagaan":
Dave Johnson
Pengurus Sumber Manusia
c / o Syarikat ABC
123 Main Street
Los Angeles, CA 90034
Jane Smith
c / o Hotel Monsieur
23 Rue Paris
75002 Paris, Perancis
Seperti mana-mana surat, pastikan anda menulis maklumat penerima dengan jelas untuk memastikan ia dihantar ke tempat yang betul.
