Sekiranya anda memulakan tugas baru yang memerlukan tugas perkeranian profesional, menghantar surat peribadi atau perniagaan atau menghantar penilik untuk penggalangan dana atau acara lain, anda perlu belajar bagaimana cara membuat sampul surat dengan betul. Mel yang tidak dibentangkan dengan betul boleh menghantar mesej kepada penerima yang anda tidak peduli dengan cukup tentang dia untuk meluangkan masa untuk melipat dengan betul dan masukkan item ke dalam sampul surat.
Alamat amplop anda sebelum anda memasukkannya, terutamanya jika ia mengandungi surat kepada pelanggan atau prospek. Sampul surat boleh ditangani dengan menggunakan pencetak untuk menukar alamat terus ke sampul surat dengan mencetak label surat yang boleh diamankan ke sampul surat atau dengan menulis alamat dengan tangan. Sampul tulisan tangan hendaklah digunakan hanya apabila menghantar surat peribadi kepada rakan atau ahli keluarga.
Kumpulkan bahan yang mesti dimasukkan ke dalam sampul surat anda. Jika anda mempunyai banyak sampul surat dengan maklumat yang serupa, cari kawasan permukaan yang besar untuk bekerja di, seperti meja, meja atau kaunter. Pisahkan komponen yang berlainan setiap mel ke dalam buasir berasingan dalam jarak yang jauh dari tempat anda akan bekerja.
Periksa kertas besar yang akan dimasukkan ke dalam surat. Sekiranya helaian terbesar adalah huruf 8.5 inci dengan 11 inci yang tipikal, ia perlu dilipat menjadi tiga, dengan semua helaian kecil atau komponen surat yang dilipat di dalamnya. Jika saiz kertas terbesar adalah jauh lebih kecil daripada lembaran kertas surat biasa, anda boleh melipat kertas dengan separuh atau biarkan ia terbentang jika ia sesuai di dalam sampul surat anda.
Luncurkan kertas yang dilipat ke dalam sampul surat dengan penutup terbuka menghadap ke bahagian depan sampul surat sampul. Penerima anda boleh membuka penutup sampul surat, tarik surat anda dan baca kandungan surat anda tanpa perlu menukar kertas atau terbalik. Tutup sampul anda dengan span lembab jika anda tidak menggunakan sampul sendiri (atau belakang melekat) sampul surat.
