Surat perniagaan menetapkan nada untuk interaksi masa depan. Apabila calon pelanggan menerima surat perniagaan, dia akan segera memberi kesan kepada penulis dan organisasinya. Sekiranya suratnya terlalu kasual, penulis mungkin kelihatan tidak tulus atau tidak profesional. Menulis yang terlalu formal boleh menakut-nakutkan atau membebaskan pembaca. Surat yang teratur dan ditulis dengan baik akan mencipta kesan pertama yang positif.
Well Organized
Setiap surat perniagaan menangani tujuan atau tugas tertentu. Ia boleh menjadi permintaan untuk maklumat, respons kepada siasatan atau penyerahan cadangan. Perenggan pertama menyatakan maksud surat itu. Ia menjawab soalan wartawan: siapa, apa, bila, di mana dan mengapa. Perenggan yang selebihnya menyokong tujuan ini dengan mata yang berbeza - kelayakan, sifat, ciri. Perenggan terakhir menyatakan tujuan ini dan jelas menggariskan jangkaan penulis. Penulis menggunakan frasa peralihan yang sesuai untuk memastikan semua bahagian surat mengalir dengan lancar.
Jelas dan ringkas
Surat perniagaan yang baik menyediakan semua maklumat penting dalam cara yang jelas dan ringkas. Penulis menggunakan nada dan bahasa yang sesuai. Dia menyimpan perbendaharaan kata yang mudah dan mengelakkan menggunakan bahasa teknikal atau abstrak untuk menarik perhatian pembaca. Dia bervariasi panjang kalimat, menjauhkan diri dari kalimat yang panjang, bertele-tele dengan butiran yang berlebihan. Walau bagaimanapun, dia tidak mengehadkan dirinya untuk ayat-ayat singkat dan berombak. Apabila boleh, dia menggunakan suara aktif dan bukan suara pasif.
Well Structured
Setiap surat perniagaan mengikut keperluan format dan fon syarikat.Dalam format blok, seluruh huruf dibiarkan dibenarkan dan jarak tunggal, kecuali ruang dua perenggan. Format blok diubahsuai mengikut gaya blok, tetapi meletakkan tarikh dan tutup di pusat. Kebanyakan surat perniagaan termasuk tarikh, alamat dalam, salam, baris subjek, penutupan percuma, tandatangan dan penutupan. Jika hurufnya lebih pendek atau lebih panjang daripada rata-rata, penulis membuat penyesuaian yang diperlukan untuk jarak tegak.
Ralat Percuma
Sebelum menghantar sebarang surat, penulis membaca draf pertama dengan kuat. Ini adalah cara yang sangat baik untuk memeriksa bahasa yang berbunyi janggal atau tidak wajar. Dia menggunakan kamus dan menulis buku gaya untuk memeriksa semua ejaan, tatabahasa dan tanda baca. Sebagai alternatif, dia boleh menggunakan ciri semakan ejaan dan tatabahasa bagi program pemprosesan perkataannya. Dia menyemak semula nama, tajuk dan alamat penerima.
