Spreadsheets adalah alat yang popular di pejabat dan boleh menjadi berguna di rumah, juga. Sama ada anda perlu mempunyai jadual untuk terperinci dan secara automatik menambahkan kos untuk perkahwinan, menghasilkan invois untuk klien bebas anda atau membuat satu set penyata kewangan untuk perniagaan anda, spreadsheet terpulang kepada tugas.
Mungkin terdapat keluk pembelajaran jika anda ingin menggunakan beberapa ciri yang lebih maju, tetapi sebaik sahaja anda memahami bagaimana kerja spreadsheet dan keupayaan mereka, anda akan melihat kegunaannya hampir tidak berkesudahan.
Apa itu Spreadsheet?
Spreadsheet adalah dokumen elektronik yang menggunakan baris dan lajur untuk menyimpan dan memanipulasi data. Ia adalah lembaran kerja berasaskan perisian digital, dimodelkan selepas borang kertas kertas grid akauntan. Baris dan lajur membentuk sel yang memegang data berasingan. Anda boleh menggunakan spreadsheet untuk melakukan pengiraan matematik dan manipulasi lain pada data yang anda masukkan.
Ramai orang juga menggunakan spreadsheet untuk merakam dan menyimpan data yang mempunyai pelbagai atribut. Sebagai contoh, nama seseorang, butiran alamat mereka, nama syarikat yang mereka bekerja, status gelaran dan hubungan perniagaan boleh digunakan untuk pangkalan data prospek penjualan.
Anda boleh menyusun data dalam hamparan dan melakukan pelbagai jenis analisis di atasnya. Anda juga boleh menggunakan pelbagai formula dan fungsi untuk data. Spreadsheets menawarkan keupayaan untuk mengatur maklumat anda dan menggunakannya sebagai asas untuk membuat jadual, carta dan graf untuk analisis.
Kenapa Gunakan Spreadsheet?
Salah satu sebab paling popular untuk menggunakan spreadsheet ialah menyimpan, merekod dan mencetak data. Ia mudah untuk menyusun dan menyusun data dengan hamparan, dan kerana susun atur dengan baris dan lajur sel, anda boleh mengklik di mana sahaja untuk mengemas kini maklumat dengan mudah tanpa perlu risau tentang ruang, kembali atau tab yang tidak dapat dilihat seperti yang anda lakukan dalam beberapa program lain seperti pemproses perkataan.
Anda boleh mengautomasikan pelbagai fungsi untuk menjalankan pengiraan, melihat item tertentu atau tarik maklumat kemas kini dari program lain atau web. Sebagai contoh, akauntan mungkin menambah data baru setiap bulan ke hamparan mereka dan menggunakan formula "jumlah" mudah untuk mengemas kini jumlah data secara automatik.
Spreadsheets menawarkan cara yang cepat dan mudah untuk memaparkan data dan berkongsi dengan orang lain. Anda boleh mengetik data atau menyalinnya dari program lain dan menampalnya ke spreadsheet, simpan fail anda dan e-melnya dengan mudah ke orang lain. Pekerja pejabat boleh menyimpan hamparan di rangkaian komputer pejabat mereka untuk membolehkan orang lain membuka fail dan mengemas kini pelbagai bahagian.
Spreadsheets menawarkan keupayaan untuk menyimpan sejumlah besar data dalam satu tempat kerana fail spreadsheet mempunyai lebih daripada satu helaian di dalamnya. Setiap tab fail dipanggil lembaran kerja, dan fail itu dipanggil buku kerja. Anda boleh menyimpan maklumat kewangan, diformatkan ke dalam penyata kewangan, untuk perniagaan kecil, dan menggunakan tab yang berbeza untuk setiap bulan dalam setahun. Anda kemudian boleh menambah tab lain yang menggunakan pautan untuk meringkaskan dan menambah semua data ke dalam angka tahunan.
Cara Menggunakan Google Excel
Excel adalah nama produk spreadsheet Microsoft Office, tetapi anda boleh menggunakannya dengan Google, daripada menggunakan aplikasi spreadsheet Google. Salah satu kelebihan terbesar menggunakan program spreadsheet Microsoft Excel dalam aplikasi Google Google Drive adalah bahawa anda boleh bekerja di spreadsheet Excel secara dalam talian.
Dengan Microsoft Office, melainkan jika anda mempunyai langganan Office 365 dalam talian, anda hanya dapat mengakses fail hamparan Excel anda dari folder cakera keras atau folder rangkaian komputer anda sendiri. Jika anda mahu bekerja di spreadsheet Excel dalam pemacu Google, anda juga boleh menukar hamparan Excel anda ke fail Helaian Google. Sekiranya anda memuat naik fail Excel untuk disimpan di Google Drive anda dan cuba membukanya, anda akan melihat dokumen statik yang tidak membenarkan anda membuat sebarang perubahan.
Walau bagaimanapun, Microsoft dan Google telah meningkatkan kemampuan mereka untuk bekerjasama dalam fail Microsoft Office di Google. Anda boleh memasang pemalam Microsoft Office Google Drive, yang terdapat di Google Play. Sebaik sahaja anda telah memasang pemalam apabila anda membuka aplikasi Microsoft Office anda, anda akan melihat menu lungsur yang mengatakan Google Drive, dan ia akan memberi anda pelbagai pilihan untuk membuka, mengedit dan menyimpan fail Microsoft Office anda, menyimpannya dalam format Microsoft Office sambil menyimpannya di dalam Google Drive anda.
Untuk mendapatkan pemalam, lakukan carian dalam talian dalam pelayar anda untuk pemalam Google Drive untuk Microsoft Office. Anda akan diminta untuk memuat turun "_driveforoffice.exe "_ fail dan ikuti proses pemasangan yang mudah.
Cara Menggunakan Helaian Google
Untuk membuat hamparan dalam Helaian Google, pastikan anda log masuk ke akaun Google anda, buka tab penyemak imbas, navigasi ke drive.google.com, atau sheets.google.com dan buat dokumen Sheets baru.
Sebaik sahaja anda telah menavigasi ke Google Drive, menggunakan bar menu di sebelah kiri skrin anda atau butang "+" merah di sebelah kanan bawah skrin anda, buat dokumen Lembaran baharu, dan anda bersedia untuk mula menggunakan spreadsheet. Helaian Google membolehkan anda dengan mudah bekerjasama dengan orang lain dalam talian sebaik sahaja anda menghantar mereka pautan ke hamparan anda. Beberapa orang boleh aktif dalam fail pada masa yang sama, dan anda boleh melihat siapa yang berada dalam fail itu dan juga apa tab spreadsheet dan sel yang mereka kerjakan. Dengan Helaian, anda juga boleh menggunakan alat bersepadu Google yang lain, seperti menterjemahkan teks dalam hamparan anda, menggunakan formula untuk secara automatik mengambil data harga saham dari laman web dalam talian dan mengimport jenis data lain secara terus dari laman web ke dalam hamparan anda.
Helaian Google menawarkan templat yang telah dibina untuk pelbagai kegunaan seperti bajet, invois bebas, penyata kewangan syarikat, pelacak projek, carta Gantt, jadual peralihan pekerja, pangkalan data kenalan jualan dan banyak lagi. Anda juga boleh mencari templat ini dan lain-lain dalam Microsoft Excel dan program spreadsheet yang lain. Salah satu manfaat Helaian Google ialah kerja anda disimpan secara automatik setiap beberapa saat. Sekiranya anda menggunakan program hamparan Excel, anda mempunyai pilihan untuk menyimpan secara automatik, tetapi bukan ciri lalai, dan anda mungkin kehilangan kerja melainkan anda kerap menyimpan kerja anda secara manual.
Fungsi Spreadsheet Asas
Fungsi dasar hamparan melibatkan penyimpanan tiga jenis data, iaitu teks, nombor dan formula atau fungsi. Kebanyakan orang menggunakan spreadsheet untuk melakukan pengiraan matematik asas, seperti penambahan, pengurangan, pendaraban dan pembahagian pada data mereka. Anda juga boleh menyimpan baris data dengan beberapa atribut, seperti butiran nama dan alamat.
Spreadsheets biasanya mempunyai banyak baris untuk menampung sejumlah besar data, dengan maksimum dua juta sel yang terdiri daripada berapa banyak lajur dan baris yang anda perlukan, sehingga batas sel tersebut. Versi terbaru Microsoft Excel saat ini menawarkan 1,048,576 baris dan 16,384 lajur untuk anda menyimpan data anda.
Data spreadsheet boleh disalin sebagai jadual dan disisipkan ke program lain, seperti pemproses kata atau program persembahan slaid, untuk membuat pelbagai jadual untuk analisis, pelaporan dan tujuan persembahan. Anda juga boleh memformat data anda menggunakan warna, garisan, kotak teks, imej dan banyak ciri lain untuk memanggil perhatian pada bahagian tertentu data anda atau jadual hamparan anda.
Apakah Fungsi Spreadsheet Lanjutan?
Bergantung kepada sama ada anda menggunakan Helaian Google, Microsoft Excel atau program hamparan lain, anda akan mempunyai akses kepada banyak ciri canggih yang dapat membantu anda membina semua jenis model untuk memproses dan menganalisis data.
Sebagai contoh, anda boleh menggunakan spreadsheet untuk melakukan analisis regresi statistik, pemodelan aliran tunai diskaun dan banyak latihan lain. Anda boleh membuat buku kerja dengan beberapa spreadsheet di dalamnya yang memegang data pernyataan kewangan untuk setiap bulan dalam setahun. Anda kemudian boleh membuat hamparan lain dalam buku kerja yang sama atau buku kerja baru, yang mempunyai andaian untuk pertumbuhan perniagaan, pertumbuhan jualan, perubahan peratusan kos dan andaian lain. Menggunakan formula dan pautan, anda kemudian boleh membuat pernyataan kewangan yang diramalkan yang secara automatik dikemas kini apabila anda menukar andaian dalam tab andaian tabung spreadsheet anda.
Anda boleh menggunakan pelbagai formula dan fungsi automatik yang berbeza, termasuk formula "jika / kemudian" yang membolehkan anda mengatakan jika keadaan "X" dipenuhi, kemudian lakukan fungsi atau formula "Y". Anda juga boleh sarang ini jika / kemudian kenyataan dan Microsoft Excel dapat mengendalikan sehingga tujuh jika / kemudian pernyataan bersarang di dalam satu sama lain, bermakna anda boleh mempunyai sehingga tujuh fungsi bersyarat, bergantung pada satu sama lain, secara automatik diterapkan ke data anda.
Beberapa program spreadsheet menawarkan perakam makro, yang membolehkan anda merekodkan pelbagai langkah proses rutin seperti pemformatan spreadsheet atau memasukkan jenis data tertentu tanpa perlu mengetahui Visual Basic atau bahasa pengaturcaraan lain. Di masa depan, bukannya melaksanakan fungsi sebenar dalam hamparan anda, anda boleh menggunakan kekunci pintasan, dan proses anda berfungsi secara automatik kerana langkah-langkah telah disimpan dalam bentuk makro.
Spreadsheets menawarkan fungsi seperti "pencarian matlamat," yang membolehkan anda untuk melaraskan formula dan menyelesaikannya untuk jawapan tertentu yang ditentukan dan mengubah input dengan sewajarnya. Sekiranya anda mempunyai set data yang besar untuk berfungsi, fungsi tertentu membolehkan anda mengenal pasti dan mengalih keluar pendua, menyusun dan menapis data, menyatukannya, subtotal, pangkat dan melihat nilai data secara menegak atau mendatar dan mengembalikannya ke dalam jadual baru. Ini hanya beberapa contoh pelbagai fungsi maju yang menawarkan hamparan.
Spreadsheets Versus Database Programs
Ramai orang menggunakan spreadsheet untuk menyimpan baris data, dan anda mungkin tertanya-tanya mengapa anda tidak akan menggunakan program pangkalan data seperti Microsoft Access untuk menyimpan data dan bukan menggunakan spreadsheet. Walaupun program pangkalan data dan spreadsheet boleh menyimpan kedua-dua baris data dengan pelbagai atribut, masing-masing mempunyai kekuatan mereka.
Excel, Google Sheets dan spreadsheet lain menyimpan data dengan pengepala dengan cara yang sama dengan program pangkalan data. Walau bagaimanapun, dengan data hamparan, anda boleh melakukan pengiraan formula automatik atau pengiraan manual dengan mudah pada data. Spreadsheets juga mudah digunakan, dan anda boleh mula memasukkan dan bekerja dengan data anda serta-merta daripada mendirikan pangkalan data seperti yang anda lakukan dalam program seperti Access. Dengan spreadsheet, anda juga boleh membuat carta dan graf dengan mudah berdasarkan data anda.
Sebaliknya, pangkalan data cenderung lebih stabil. Dengan data spreadsheet, mudah untuk menghapuskan sel, baris atau lajur data secara salah jika anda tidak memberi perhatian yang teliti, yang lebih sukar dilakukan dalam program pangkalan data. Di samping itu, jika anda mempunyai banyak data, mereka boleh menjadi tidak terkawal dalam spreadsheet, di mana program pangkalan data direka khusus untuk pengurusan beribu-ribu bahkan jutaan baris rekod data. Apabila anda perlu terus mengemas kini elemen setiap baris rekod data atau melakukan pelbagai jenis penyortiran dan pelaporan, program pangkalan data mungkin lebih masuk akal daripada spreadsheet.
