Sekiranya anda menghantar surat perniagaan keras, anda paling selamat jika anda berpegang pada format tradisional dan standard. Universiti Purdue mencadangkan supaya anda bermula dengan nama dan alamat anda sendiri - melainkan jika terdapat di kepala surat - dan kemudian tarikh di bawahnya. Di bawah itu, tulis nama dan alamat penerima, kemudian salam. Sekiranya anda menghantar banyak huruf, anda boleh menjimatkan masa dengan menyediakan templat di komputer anda.
Semak Fakta Anda
Anda tidak akan memenangi pelanggan atau mempengaruhi orang jika anda mendapat fakta asas yang salah. Institut Emily Post mengatakan anda harus pasti nama dan alamat penerima, dan nama sebenar perniagaannya, sebelum anda menghantar surat itu. Jika nama penerima adalah neutral jantina, seperti Pat atau Sam, ketahui, jika anda boleh, sama ada anda menulis kepada seorang lelaki atau wanita. Apabila anda menulis surat itu, bacalah bukti untuk mengesahkan anda mengeja semuanya dengan betul.
Menulis kepada orang asing
Sekiranya anda menulis kepada seseorang yang anda tidak tahu dengan baik, seperti pelanggan berpotensi, pastikan perkara-perkara formal menggunakan Cik, Encik atau Dr., sesuai. Jika anda tidak tahu jantina, mainkan selamat dengan "Dear Pat Smith." Jika semua yang anda ada adalah tajuk seperti pengarah jualan, "Pengarah Jualan Terhormat" boleh diterima. Walau bagaimanapun, majalah Inc. mengatakan bahawa jika anda dapat mengetahui nama yang tepat, itu lebih baik. Sekiranya orang yang anda temui, "Dear Pat" boleh diterima - ia adalah panggilan penghakiman yang perlu anda buat.
Keep It Concise
Apabila anda menulis surat perniagaan, simpan ringkas. Sekiranya anda mempunyai beberapa sambungan - anda berjumpa di Dewan Perniagaan, rakan sekerja mencadangkannya - anda mungkin mahu mencatatnya, nota Xerox di laman webnya. Kemudian sampai ke titik surat, yang sepatutnya menjadi apa yang ada di dalamnya untuk penerima. Jika itu merupakan surat jualan, contohnya, anda ingin membawa kelebihan membeli daripada anda. Jangan mendekati seperti letupan e-mel, walaupun - walaupun anda menghantar surat sedozen yang sama, menjadikannya sebagai individu yang mungkin.
Pilih Kata dengan teliti
Sekiranya anda menulis kepada seseorang dalam syarikat anda, pilihan anda boleh bergantung bukan sahaja kepada anda sama ada anda bertemu dengannya tetapi sama ada penyelia, CEO atau salah seorang bawahan anda. Firma perunding Dunia Awam mengatakan bahawa anda perlu memilih kata-kata anda dengan berhati-hati untuk mengelakkan apa-apa yang kembali untuk menyakiti kerjaya anda. Walaupun anda membincangkan masalah atau menghantar surat amaran, simpan nada yang sederhana dan sopan - jangan menulis apabila anda marah.Andaikan apa sahaja yang anda katakan tidak akan disimpan secara peribadi, kerana selalunya ia tidak akan.
