Permintaan untuk tawaran atau permintaan untuk cadangan, atau RFP, adalah dokumen yang dibuat oleh perniagaan atau organisasi untuk vendor. Contohnya, syarikat pembinaan mungkin memerlukan tukang kayu atau hospital mungkin memerlukan pereka web untuk membuat tapak. RFP biasanya dokumen rasmi dengan garis panduan untuk vendor. Mereka termasuk butir-butir mengenai perniagaan yang membuat permintaan itu, spesifikasi projek perniagaan, proses permintaan untuk vendor, proses pemilihan untuk memilih vendor atau vendor, proses kontrak dan proses komunikasi semasa solicitation.
Kumpulkan dahulu semua maklumat anda. Adakah penyata, belanjawan, kontrak, perjanjian dan apa-apa dokumen berkaitan yang berkaitan dengan projek anda. Ini akan memudahkan penulisan RFP anda.
Tulis ikhtisar atau pengenalan, kadang-kadang dipanggil "ringkasan eksekutif." Bahagian ini memperkenalkan perniagaan atau organisasi yang membuat permintaan dan tempatnya dalam industrinya. Ringkasan ini juga membentangkan dalam fikiran utama projek atau keperluan perniagaan untuk permintaan mana yang sedang dicari.
Hadirkan spesifikasi dengan jelas, yang mana vendor akan bertindak balas. Tentukan sifat dan skop projek anda, keperluan anda, hasil jangkaan anda dan apa-apa maklumat penting lain. Menjadi khusus; terdapat perbezaan yang signifikan antara memerlukan laman web yang direka dan memerlukan laman web yang direka, dikemas kini dan diuruskan secara teratur.
Jelaskan dengan jelas bagaimana proses komunikasi akan dikendalikan semasa proses permohonan. Sekiranya anda ingin penjual menghubungi seseorang di organisasi anda, jelaskannya. Sekiranya terdapat persembahan untuk pembekal untuk hadir, sertakan semua butiran mengenai perkara itu. Sekiranya anda tidak mahu vendor menghubungi anda semasa proses, nyatakan secara pasti. Membuat penentuan bagaimana tawaran akan diterima oleh anda, sama ada ia mestilah dimeteraikan dan tarikh akhir.
Jelaskan bahawa RFP bukan kontrak dan yang bertindak balas terhadapnya tidak menjamin pemilihan. Pastikan anda memasukkan maklumat yang akan membuat tindak balas vendor bernilai masa vendor. Menyatakan butiran tentang belanjawan, kontrak, bentuk pembayaran dan penilaian kerja semasa projek aktif.
Termasuk mana-mana undang-undang, hak cipta, insurans dan pertimbangan etika bagi vendor untuk dipertimbangkan. Ini termasuk, tetapi tidak terhad kepada, perjanjian kerahsiaan, keperluan vendor minoriti, peraturan tempatan, pertimbangan keselamatan dan amalan perniagaan.
Tentukan apa-apa arahan yang berbeza tentang bagaimana respons harus diformatkan. Mengarahkan vendor tentang bagaimana anda mahu melihat nombor cadangan mereka, maklumat apa yang harus disertakan dengan cadangan mereka, seperti salinan maklumat insurans atau lesen perniagaan.
Termasuk kesimpulan yang diproyeksikan mengenai proses pemilihan. Biarkan vendor tahu sama ada atau tidak mereka akan diberitahu jika mereka tidak mendapat pekerjaan serta apa yang diharapkan jika mereka dipilih untuk tugas itu.
