Banyak syarikat membawa vendor luar apabila mereka mempunyai projek berskala besar. Terdapat banyak sebab untuk penyumberan luar kerja, termasuk kekurangan kakitangan, kekurangan sumber dan kurangnya kepakaran untuk projek itu. Apabila memilih vendor perspektif, perniagaan sering menghantar Permintaan Maklumat atau Permintaan untuk Cadangan. Sebelum memutuskan jenis alat yang paling sesuai untuk organisasi anda, pertimbangkan perbezaan antara kedua-dua.
Meminta maklumat
Permintaan Maklumat, atau RFI, merancang dokumen. Mereka adalah dokumen tidak rasmi dan biasanya tidak memerlukan komitmen dari mana-mana pihak. RFI direka untuk mengumpul maklumat mengenai syarikat, kemampuan, kemahiran dan pengalaman vendor yang berpotensi. Butiran projek dan belanjawan biasanya tidak termasuk dalam jenis dokumen ini. Satu-satunya masa maklumat jenis ini dimasukkan adalah jika syarikat sedang mencari penjual jangka pendek untuk projek kecil.
Permintaan untuk cadangan
Permintaan untuk Cadangan, atau RFP, adalah dokumen yang kompleks yang dibuat oleh syarikat untuk menarik tawaran dan cadangan daripada vendor luar. RFP biasanya merangkumi belanjawan projek, garis masa dan kriteria, serta matlamat dan objektif syarikat. Ia memberi tumpuan kepada spesifikasi dan skop projek, dan ia berfungsi untuk mendapatkan maklum balas terperinci daripada vendor yang berpotensi. Jawapan vendor selalunya termasuk maklumat tentang syarikat vendor, harga yang dicadangkan dan butir-butir spesifik bagaimana vendor akan melaksanakan dan menguruskan projek tersebut.
Proses
RFI biasanya digunakan bersendirian untuk projek bajet rendah, dan sebagai titik permulaan untuk projek bajet yang tinggi. Ia biasanya mengambil masa beberapa minggu untuk menghantar dan menerima jawapan untuk jenis dokumen ini, dan biasanya kurang daripada 10 halaman. RFP digunakan untuk projek bajet yang tinggi, dan biasanya dibuat pada akhir fasa pengumpulan maklumat projek. Ia biasanya mengambil masa beberapa bulan untuk menghantar dan menerima respon vendor dengan jenis dokumen ini, dan biasanya sekurang-kurangnya 20 muka surat atau lebih.
Kelebihan
Menggunakan RFI adalah berfaedah untuk projek-projek berimpak rendah dan kecil. Dokumen ini tidak memerlukan banyak masa atau usaha daripada vendor yang berpotensi, kerana mereka tidak perlu menghantar deskripsi panjang mengenai butiran projek. Oleh itu, syarikat menggunakan dokumen jenis ini untuk mengetahui lebih lanjut tentang skop projek besar sebelum memulakan proses cadangan. Manfaat RFP ialah ia menyediakan syarikat itu untuk bergerak ke hadapan dengan vendor dan memulakan fasa kontrak.
Kelemahan
Kelemahan ke RFI ialah vendor mungkin tidak berminat menghantar maklumat kerana mereka tidak melihat komitmen tersirat dari syarikat itu. Kelemahan RFP adalah persiapan yang diperlukan untuk menghantar dan menerima. Sekiranya syarikat tidak pasti mengenai keseluruhan skop dan spesifikasi projek, menulis RFP mungkin sangat sukar atau boleh menyebabkan cadangan vendor yang tidak menentu.
