Apabila perniagaan menentukan keperluan memperoleh bahan atau pembaikan kontrak, agen atau pemilik pembelian akan meminta tawaran - atau anggaran kos bekalan dan / atau skop kerja tertentu. Adalah lazim bagi pemilik atau ejen untuk meminta tawaran daripada beberapa syarikat bersaing untuk mencari penjual terbaik. Apabila kontraktor yang berjaya dipilih, ia adalah ihsan profesional untuk memaklumkan pembida anda yang tidak berjaya. Perlu diingat bahawa anda mungkin mahu vendor membida pada projek masa depan anda.
Latar Belakang
Proses pertama dalam mendapatkan sebut harga, yang diketahui secara profesional sebagai permintaan untuk sebut harga (RFQ), adalah untuk menggariskan skop kerja. Oleh kerana ejen pembelian mengkaji semula dan menolak tawaran yang dikemukakan, anda perlu menyedari betapa kerja yang akan dilakukan dan apa yang diharapkan, oleh itu maklumat itu boleh disampaikan kepada syarikat yang mengemukakan.
Pemilik atau pembeli juga ingin mengingati idea tentang apa yang akan dikenakan oleh projek. Sekiranya anda meneliti dan menganggarkan bahawa pembaikan bumbung di penjara daerah harus dikenakan biaya di bawah $ 350,000, dan tawaran semua kembali lebih dari $ 500,000 - anda harus menyemak butiran tersebut. Anda boleh mempunyai belanjawan yang tidak realistik, atau syarikat bidaan hanya boleh terlalu mahal.
Surat Penolakan
Jika tawaran terlalu tinggi, putuskannya. Ingat bahawa anda mungkin mahu melakukan perniagaan dengan syarikat-syarikat ini pada masa akan datang, anda tidak mahu meninggalkan mereka tertanya-tanya. Ia adalah profesional dan sopan untuk menghantar surat penolakan bentuk standard.
Permintaan untuk Semula Tawaran
Mungkin ada kalanya cadangan yang dikemukakan tidak ada tanda. Mungkin wakil jualan atau kontraktor salah faham skop kerja, atau mungkin anda telah memutuskan untuk menghapuskan sebahagian daripada pekerjaan. Hantar surat yang sepatutnya meminta tawaran semula. Dalam dokumen anda, menawarkan cadangan, penjelasan atau pengubahsuaian kepada pembida.
Menolak Semua
Sekali mungkin, semua tawaran akan terlalu tinggi. Apabila ini berlaku, anda perlu menghantar surat kepada semua pembida yang memaklumkan kepada mereka semua sebut harga telah ditolak dan menasihati mereka tentang tarikh apabila permohonan baru diterima.
Penghapusan Disebabkan Spesifikasi
Sesetengah syarikat, terutamanya pertubuhan bukan untung, mesti mematuhi proses cadangan yang sangat terperinci. Sebagai contoh, University of Tennessee memerlukan pembida mengemukakan cadangannya dalam sampul surat yang dikenal pasti dengan nama, alamat, permintaan untuk petikan dan maklumat pelesenan kontraktor. Apabila sebut harga diterima yang kurang maklumat yang berkaitan seperti yang digariskan, semak kembali penyerahan dengan surat borang pendek yang menerangkan proses penyerahan tidak diikuti dengan betul.
