Pelan operasi adalah penerangan bertulis yang menyatakan bagaimana fungsi operasi perniagaan dikendalikan. Ia menerangkan prosedur dalam aktiviti operasi, proses yang digunakan dan tanggungjawab pekerja di setiap jabatan. Rancangan ini diwujudkan untuk meningkatkan kecekapan dalam proses perniagaan. Pelan operasi adalah seksyen standard yang termasuk dalam rancangan perniagaan kebanyakan organisasi. Pelan operasi untuk perkhidmatan pelanggan menerangkan prosedur yang diharapkan untuk pekerja di jabatan ini. Pelan ini menggalakkan kecekapan dalam perkhidmatan pelanggan dan perlu dikaji semula untuk memastikan ia berfungsi dengan berkesan.
Semak pekerja perkhidmatan pelanggan. Khidmat pelanggan yang baik bermula dengan wakil khidmat pelanggan yang menjadi aset kepada syarikat. Untuk menjadi wakil khidmat pelanggan yang baik, seseorang harus mempunyai semangat dan harus keluar dan bersahabat. Dia juga harus memiliki kemahiran menyelesaikan masalah dan dapat bersikap empat hati dengan pelanggan. Pelan operasi yang mengandungi pekerja yang tidak sesuai dengan keperluan ini tidak semestinya mungkin. Matlamat utama perkhidmatan pelanggan ialah menjaga pelanggan senang. Untuk meningkatkan pelan operasi untuk ini, mengkaji semula pekerja perkhidmatan pelanggan adalah penting.
Buat program latihan. Perkhidmatan pelanggan yang berkesan memerlukan latihan yang tepat untuk wakil-wakil. Dengan mewujudkan dan melaksanakan kelas latihan yang diperlukan, pekerja dilatih dalam prosedur yang betul untuk menangani panggilan, pertanyaan dan aduan pelanggan. Pekerja yang berilmu menghasilkan hasil yang lebih baik. Pelan operasi syarikat harus mengandungi butiran mengenai program latihan yang tersedia dan keperluan pekerja. Sekiranya rancangan itu tidak, ini harus ditambah sebagai percubaan untuk meningkatkan prestasi semua wakil khidmat pelanggan.
Kebenaran membuat keputusan dibuat oleh pekerja tertentu. Tidak semua pekerja semestinya diberi kuasa untuk membuat keputusan yang sangat sukar, tetapi dengan membenarkan sebahagian daripada mereka kuasa ini, pekerja mendapat keyakinan diri. Pekerja harus merasakan bahawa keputusan mereka adalah penting dan berharga. Pelan operasi harus mengandungi prosedur mengenai ganjaran pekerja. Apabila wakil khidmat pelanggan membuat keputusan yang baik dengan pelanggan, pekerja harus di tahukan atau diiktiraf dalam beberapa cara untuk menggalakkan pekerja untuk terus mencari resolusi yang baik dengan pelanggan.
Membangunkan maklum balas pelanggan. Maklum balas daripada pelanggan adalah peluang penting yang perlu diambil oleh perniagaan. Pelan operasi harus menyatakan bagaimana maklum balas diterima dan harus menjelaskan bagaimana maklum balas diproses. Banyak syarikat merakam dan memantau semua maklum balas. Maklum balas dianalisis dan digunakan untuk membuat penambahbaikan dalam organisasi.
