Cara Menulis Memo Latihan

Apabila anda perlu mengemaskini manual latihan, proses perniagaan atau buku panduan, kenderaan yang sempurna adalah memo latihan. Format memo membolehkan anda menyasarkan penerima anda dan menyertakan maklumat susulan yang tepat pada masanya, dan amat berguna dalam situasi di mana pertimbangan undang-undang baru atau langkah yang diperlukan telah ditambahkan pada proses yang ada. Dengan mengikuti beberapa langkah mudah, anda boleh memastikan bahawa memo anda menyampaikan idea anda secara jelas dan ringkas sambil mengelakkan perangkap yang biasa.

Kenal pasti penonton anda. Ini akan membantu anda memasukkan maklumat yang paling penting untuk memo anda. Sebagai contoh, jika anda menulis untuk menerangkan cara menggunakan mesin fotokopi baru di tingkat tiga, jangan hantar memo kepada setiap pekerja di dalam bangunan. Atau jika undang-undang baru akan memberi kesan bagaimana afidavit diambil di pejabat undang-undang, anda tidak perlu memasukkan pasukan penyelenggaraan.

Perkenalkan topik anda. Beberapa baris pertama sepatutnya membiarkan pembaca anda mengetahui mengapa memo ini penting kepada mereka. Biarkan mereka tahu apa proses lama, atau proses semasa yang berlaku untuk kemas kini ini, serta alasan untuk pembaruan.

Gariskan langkah atau keperluan baru. Gunakan hanya satu peringkat tajuk dan simpan penjelasan ringkas dan fokus anda. Termasuk maklumat yang dikemas kini serta langkah atau proses sebelum ini yang tidak boleh diikuti atau dilakukan lagi.

Sertakan garis masa. Jelas sekali, khalayak anda tahu bila dasar baru itu akan berkuatkuasa. Jika perubahan segera, nyatakan dengan jelas jika terdapat sebarang tempoh tanggapan atau proses peralihan untuk prosedur terdahulu. Sebagai contoh, jika ada bentuk baru untuk meminta cuti tanpa kebenaran, biarkan pekerja tahu apa yang akan berlaku kepada permintaan yang sedang diproses.

Tutup dengan langkah susulan. Pada akhir memo anda, beri khalayak anda tahu apa yang perlu dilakukan jika mereka mempunyai soalan yang belum dijawab dalam dokumen anda. Ini mungkin termasuk pautan ke dokumentasi tambahan, atau nombor kenalan yang boleh mereka panggil. Jika memo latihan anda adalah sebahagian daripada siri kemas kini, nyatakan bila kemas kini seterusnya akan siap.