Majikan sering perlu membuat keputusan yang sukar apabila pekerja meminta masa yang lama. Kadang-kala, tarikh yang diminta oleh kakitangan telah diambil oleh pekerja lain atau pekerja yang telah menggunakan cuti itu. Dalam kes seperti ini, anda sering tidak mempunyai pilihan melainkan untuk menafikan permintaan. Cara anda memberitahu pekerja keputusan anda adalah penting kerana pekerja mungkin akan kecewa atau kecewa dengan penafian tersebut. Surat anda sepatutnya pendek tetapi masih mengandungi penjelasan yang bijak.
Tulis nama pekerja dan, jika berkenaan, nombor pekerja di sebelah kiri halaman. Letakkan tarikh di bawah nama.
Beritahu pekerja yang anda menafikan permintaannya untuk menamatkan masa dalam ayat pertama. Berikan penjelasan ringkas tentang mengapa anda tidak boleh memberi masa, seperti menjadi kakitangan pendek atau mengadakan mesyuarat penting atau tarikh akhir pada masa itu. Tepat dalam penaakulan anda supaya pekerja tidak merasa disekat dengan penafian tersebut.
Berikan tarikh, atau tarikh, lebih sesuai untuk pekerja mengambil alih jika anda boleh. Sekiranya tidak, nyatakan bahawa anda menyesal.
Taipkan nama dan kedudukan anda di bahagian bawah halaman. Tandatangan dan berikan kepada pekerja.
