Sebagai ejen insurans, anda perlu menafikan tuntutan tertentu. Apabila anda menafikan tuntutan, anda perlu menghantar surat kepada pelanggan untuk memperincikan sebab anda menafikannya. Ini boleh menjadi janggal, tetapi ia adalah sebahagian daripada tugas anda. Pastikan surat anda profesional dan ringkas untuk membuat interaksi semudah mungkin untuk anda dan pelanggan.
Petua
-
Pastikan untuk memasukkan butir-butir spesifik mengenai penafian atau pelanggan boleh menuntut pembekal insurans untuk ganti rugi melalui dakwaan tuntutan insurans yang tidak baik.
Apakah Beberapa Alasan Menolak Tuntutan Pelanggan?
Beberapa sebab umum untuk menafikan tuntutan insurans ialah:
- Kerosakan tidak dilindungi oleh dasar pelanggan.
- Pelanggan tidak membayar premium insuransnya.
- Tiada bukti yang cukup untuk menyokong tuntutan itu.
- Tuntutan itu tidak difailkan tepat pada masanya.
- Pelanggan memberikan maklumat yang salah.
Senarai ini tidak menyeluruh dan mungkin terdapat alasan lain untuk menafikan tuntutan tersebut. Perkara penting ialah dengan jelas menyatakan sebab-sebab tersebut. Jika pelanggan tidak berpuas hati dengan alasan yang anda berikan, dia mungkin berhak untuk mengadu.
Apa yang Harus ada dalam Surat Penafian Tuntutan anda?
Surat penafian anda hendaklah termasuk:
- Nama, kedudukan dan syarikat anda.
- Tarikh tuntutan difailkan.
- Tarikh penafian anda.
- Sebab penafian itu.
- Nombor polisi pelanggan.
- Nombor tuntutan.
Rujuk kepada panduan gaya syarikat dan templat untuk surat penafian dalam industri anda untuk mengetahui sama ada terdapat sebarang maklumat tambahan yang perlu anda sertakan dalam surat anda. Sebagai contoh, anda mungkin dikehendaki merujuk kepada undang-undang insurans kereta tanpa undang-undang negara anda jika anda tinggal di salah satu negeri yang memerlukan mangsa kemalangan kereta untuk memfailkan tuntutan perlindungan kecederaan diri (PIP).
Bagaimana Anda Menetapkan Surat Penafian Tuntutan?
Surat penafian tuntutan anda harus diformatkan seperti komunikasi perniagaan lain. Berikut adalah templat contoh untuk diikuti:
Syarikat awak Nombor telefon anda Alamat e-mel anda
Nama pelanggan dan maklumat hubungan, diformat dengan cara yang sama anda diformatkan nama anda dan maklumat hubungan di atas.
RE: Penafian tuntutan TARIKH: Tarikh kalendar surat anda
Dear (Nama pelanggan)
Badan surat
Yang ikhlas,
Nama awak
Nyatakan bilangan penutup dalam kurungan di sini.
Bagaimana Anda Menulis Badan Surat?
Dalam perenggan yang pertama, nyatakan bahawa surat tersebut adalah tindak balas kepada tuntutan klien. Namakan nombor tuntutan dan nombor polisi klien serta tarikh tuntutan dibuat. Memberi gambaran ringkas tentang sifat tuntutan itu. Dalam perenggan kedua, terperinci langkah penyiasatan syarikat anda mengenai tuntutan tersebut. Dalam perenggan seterusnya, dengan sopan tetapi dengan jelas menyatakan bahawa syarikat itu menafikan tuntutan klien berdasarkan penemuannya melalui siasatan.
Perenggan akhir anda harus memberi arahan untuk klien menghubungi anda jika dia mempunyai sebarang pertanyaan atau komen tambahan tentang tuntutan atau penolakan tersebut. Terima kasih kepada pelanggan untuk tuntutan dan perniagaannya. Nyatakan bahawa walaupun anda terpaksa menolak tuntutan khusus ini, anda berharap dapat meneruskan hubungan profesional anda dengan pelanggan pada masa akan datang. Jika anda mempunyai apa-apa lampiran, perhatikan mereka di sini.
