Mesyuarat penting? Pemacu darah yang akan datang? Terdapat banyak sebab untuk menghantar memo perniagaan yang persuasif. Sebarang memo yang diedarkan mestilah ditulis dengan baik kerana ia mewakili anda dan jabatan anda. Dan tentu saja, anda mahu memujuk orang untuk menghadiri, mendaftar, memberi atau apa sahaja yang anda minta mereka lakukan. Berikutan beberapa garis panduan apabila merangka memo persuasif boleh membantu anda mendapatkan hasil yang anda mahukan.
Kenalpasti Pemerhati Anda
Memahami pembaca atau penonton sasaran. Memo kepada pasukan anda mungkin berbeza dari nada dari memo ke lembaga pengarah. Walaupun sentiasa profesional, beberapa memo perlu lebih formal dalam ucapan. Faktor lain, seperti umur, jantina dan tahap pendidikan, juga boleh memainkan peranan dalam menulis memo persuasif.
Nyatakan Tema Anda
Ia mungkin berbunyi bodoh, kerana anda berfikir sudah tentu anda tahu apa yang akan memo anda. Tetapi, menulis tema yang jelas untuk surat anda membantu anda menumpukan pada apa yang anda mahu berlaku. Menyatakan ia dengan ringkas membantu anda sampai ke titik tanpa komen tambahan yang berlebihan. Menyatakan tema ini hanya untuk rujukan anda semasa menulis. Anda tidak mengumumkan tema anda kepada pembaca. Sebagai contoh, tema anda boleh "menyokong pemacu darah Selasa depan."
Gariskan Memo
Ooh, itu perkataan yang dibenci dari gred ketujuh melalui sekolah menengah, "garis besar." Bersantai. Ini hanya satu tidak rasmi garis besar siapa pembaca, apa yang anda mahu dia lakukan dan mengapa dia harus melakukannya. Tiada siapa yang akan melihat ini tetapi anda; tiada tatabahasa akan digantung di atas bahu anda atau mengambil pen merah kepadanya kerana anda tidak selalu mempunyai titik B untuk pergi dengan titik anda A. Barisan ini hanya membantu anda memerintahkan pemikiran anda. Garis besar anda mungkin hanya mata peluru untuk:
- Menyokong pemacu darah Selasa depan.
- Pemacu darah menyelamatkan nyawa.
- Semua jenis darah diperlukan.
- Buat temujanji.
Tambah nota ke garis besar di mana butiran terperinci:
- Menyokong pemacu darah Selasa depan, 25 September, 8 pagi - tengah hari
- Pemacu darah menyelamatkan nyawa.
- Semua jenis darah diperlukan.
- Buat temujanji supaya anda tidak perlu menunggu. Panggil ____
Keep It Short dan Fokus
Mulakan menulis menggunakan garis dan nota anda. Ingat bahawa memo adalah pendek dan terfokus. Huraikan dengan ringkas, tetapi secara terperinci, apa yang anda mahu pembaca lakukan, mengapa, bagaimana bila. Senaraikan manfaat mengambil tindakan. Mendapatkan orang untuk bersetuju dengan apa yang anda cadangkan dan lakukan seperti yang anda minta adalah matlamat muktamad memo persuasif. Tetapi untuk meyakinkan orang bahawa apa yang anda cadangkan adalah idea yang baik, anda mesti memberi alasan pembaca mengapa ia harus mematuhi. Beritahu orang apa yang akan diperoleh dan memberi kelebihan utama untuk melakukan apa yang anda minta.
Edit dan Tulis semula
Semak kesilapan tatabahasa dan ejaan. Walaupun idea di sebalik memo adalah penting, perkara kecil juga dikira. Memo akan menjadi lebih meyakinkan jika ditulis dengan baik dan bebas dari kesilapan tatabahasa dan menaip. Orang-orang perniagaan mempunyai harapan yang tinggi. Jika memo itu persuasif tetapi mempunyai kesilapan yang ketara, kesilapan ini akan mengurangkan kesan dan keberkesanan memo. Selepas draf pertama, tetapkannya dan kembali ke dalamnya dalam beberapa minit atau beberapa jam, bergantung kepada berapa banyak masa yang anda ada sebelum anda perlu menghantarnya. Baca semula memo dan buat perubahan yang anda rasa akan membaikinya.
Contohnya, jika anda fikir ia boleh menggunakan lebih banyak pujukan, lakukan sedikit penyelidikan untuk fakta yang menarik:
- Menyokong pemacu darah Selasa depan, 25 September, dari 8 pagi hingga tengah hari.
- Pemacu darah menyelamatkan nyawa. Tahun lepas sahaja, ____ pint darah digunakan di hospital tempatan kami akibat kecemasan dan transfusi. Semua terima kasih kepada penderma darah.
- Semua jenis darah diperlukan.
- Hubungi ____ untuk membuat temujanji supaya anda tidak perlu menunggu.
Minta Maklum Balas Pertama
Sebelum anda menghantar memo, dapatkan maklum balas dari orang lain. Tanya beberapa orang yang berpendapat anda menghargai untuk membacanya sebelum menghantarnya. Tanya jika mereka akan dipujuk untuk mengambil tindakan dan jika tidak, mengapa. Dengar sebarang cadangan dan cuba memasukkan sebarang idea berguna ke dalam memo. Memo persuasif biasanya mengambil beberapa draf sebelum cukup untuk diedarkan.
