Bayangkan persekitaran kerja di mana anda tidak mempunyai panduan mengenai bagaimana untuk berkomunikasi dengan berkesan dengan rakan sekerja anda dan tidak ada dasar mengenai apa yang hendak dikatakan kepada dunia luar. Ia tidak kelihatan seperti perniagaan itu akan menjadi sangat berjaya, bukan? Cara organisasi berkomunikasi dengan orang-orang di dalamnya dan orang-orang di luarnya adalah penting untuk kejayaannya. Dasar dan garis panduan komunikasi membantu pekerja berkongsi maklumat untuk melakukan pekerjaan mereka dengan berkesan dan menyokong imej organisasi secara luaran.
Peranan Komunikasi Dalaman
Komunikasi dalaman berlaku apabila perniagaan berkongsi maklumat dengan sendirinya kepada kakitangannya. Syarikat-syarikat boleh secara berkomunikasi secara bertulis melalui e-mel dan memo atau secara lisan di mesyuarat dan persidangan. Tujuan utama komunikasi dalaman adalah untuk mengenal pasti dan berkongsi matlamat syarikat. Sangat penting bagi pekerja untuk mengetahui apa yang sedang mereka lakukan. Matlamat boleh menjadi syarikat, jabatan atau individu. Walau apa pun, mengetahui apa tujuan mereka di tempat kerja membantu pekerja tetap berada di landasan yang betul.
Mewujudkan persekitaran kerja yang lebih baik adalah satu lagi sebab mengapa komunikasi dalaman sangat penting. Dengan berkomunikasi dalam syarikat mengenai perubahan organisasi, nombor jualan dan isu sumber manusia, perniagaan boleh mewujudkan persekitaran kerja yang telus dan berkesan di mana pekerja berkembang maju. Ini membantu mengurangkan kadar perolehan, menarik bakat baru dan meningkatkan kepuasan pekerja. Perniagaan juga boleh menghentikan khabar angin syarikat sebelum mereka bermula dengan memastikan mereka berkomunikasi secara terbuka dan secara rutin dengan pekerja mereka.
Komunikasi dalaman membantu perniagaan untuk terus merek dan mengawal mesej. Dengan memiliki janji jenama yang kuat yang disampaikan secara dalaman, para pekerja mempunyai masalah yang lebih baik apabila berbincang dengan pelanggan dan pihak luar yang lain. Dengan komunikasi yang membawa kepada matlamat yang jelas dan kakitangan yang terlatih, perniagaan mempunyai peluang yang lebih baik untuk memastikan bahawa interaksi pelanggan adalah positif.
Tujuan Komunikasi Luaran
Komunikasi luar berlaku apabila perniagaan bertukar maklumat dengan pelanggan, prospek, rakan kongsi, pembekal, pelabur dan pihak berkepentingan lain di luar syarikat. Adalah penting bahawa organisasi melaksanakan dasar-dasar yang membimbing para pekerja tentang jenis maklumat yang hendak dibagikan di luar syarikat, yang dapat membaginya dan bagaimana untuk membaginya.
Mempunyai garis panduan tentang maklumat apa yang hendak dikongsi dengan pihak mana yang penting supaya maklumat tertentu tidak jatuh ke tangan yang salah atau menimbulkan masalah bagi syarikat. Contohnya, jika syarikat sedang membangunkan produk baru yang akan merevolusikan pasaran, penting untuk tidak berkongsi butir-butir spesifik produk tersebut dengan pesaing sebelum pembebasannya. Walau bagaimanapun, syarikat itu mungkin ingin memberitahu pelanggan, pelabur dan rakan kongsi mereka tentang produk tersebut sebelum orang lain.
Mengawal maklumat negatif mengenai syarikat adalah salah satu sebab komunikasi luar yang berkesan sangat penting. Dengan adanya strategi yang ada, organisasi boleh menghubungi pihak berkepentingan luar dan membincangkan isu-isu yang dihadapi. Jika sebuah syarikat berhadapan dengan bencana PR, sebagai contoh, mempunyai rencana untuk berbicara dengan media dan pelanggan merupakan bagian penting dalam menangani situasi tersebut.
Memastikan Mesej Bersepadu Secara Dalaman dan Luaran
Untuk perniagaan yang berjaya, komunikasi dalaman dan luaran perlu bekerjasama untuk memenuhi matlamat syarikat. Contohnya, jika syarikat berkongsi maklumat yang bercanggah dengan pekerja dan pelaburnya, mereka mungkin perlu menangani beberapa pihak berkepentingan yang tidak berpuas hati dan tidak berpotensi, yang boleh membawa kepada masalah yang lebih besar.
Perniagaan perlu melihat kedua-dua penonton dalaman dan luaran bersama-sama untuk mempunyai dasar komunikasi bersatu. Sebagai contoh, jika syarikat sedang membangunkan mesej jenama, penting untuk membuat titik bercakap untuk kegunaan dalaman dan luaran bersama-sama. Dengan cara itu, syarikat boleh membangunkan pesanan yang menarik kepada pekerja mereka dan mendorong mereka untuk melakukan pekerjaan mereka, sebagai tambahan kepada maklumat yang memikat pelanggan dan rakan mereka. Jika pemesejan itu dibangunkan secara berasingan, mungkin ada idea yang bertentangan atau istilah yang berbeza yang membingungkan baik secara dalaman maupun luaran.
