Kebanyakan syarikat menggunakan pelbagai media untuk berkomunikasi dengan pekerja, pemegang saham, pelanggan dan orang awam. Media komunikasi sebenar biasanya ditentukan oleh kandungan dan matlamat mesej dan kumpulan mana yang anda bercakap. Adalah penting bagi syarikat untuk memberi tumpuan kepada komunikasi dalaman dan luaran. Sesetengah organisasi menyewa profesional untuk menguruskan semua komunikasi mereka, seperti perancang media, firma perhubungan awam, penyalin profesional dan agensi pengiklanan. Organisasi lain mempunyai jabatan atau individu dalam syarikat yang mengendalikan semua komunikasi. Dalam kedua-dua kes, lebih banyak sasaran mesej anda kepada penonton khusus, semakin berkesan.
Apakah Komunikasi Dalaman?
Komunikasi dalaman adalah apa-apa maklumat yang dikongsi bersama dengan pekerja dan pemegang saham, termasuk lembaga pengarah syarikat atau pemegang saham. Maklumat dalaman, seperti perubahan dasar syarikat, biasanya disimpan secara peribadi kerana mesej itu sama sekali tidak relevan kepada orang luar atau sepatutnya disimpan dalam pangkalan pekerja.
Komunikasi dalaman perlu dirancang dan bertujuan untuk mempengaruhi pengetahuan, sikap dan tingkah laku anggota pasukan syarikat anda. Ini adalah bagaimana sebuah syarikat membina hubungan dan persefahaman dengan pekerjanya di semua peringkat. Ia boleh memacu produktiviti, kesetiaan, inovasi dan kepercayaan kepada syarikat supaya semua pekerja memahami bagaimana mereka memainkan peranan dalam kejayaan keseluruhan organisasi.
Komunikasi Dalaman Bersama
Kebanyakan komunikasi dalaman terdiri daripada maklumat yang diluluskan oleh majikan kepada pekerja atau dari pekerja kepada pekerja. Kandungan jenis komunikasi ini mungkin termasuk maklumat mengenai latihan, perubahan pengurusan, dasar dan prosedur serta jemputan mesyuarat. Sesetengah media biasa untuk jenis mesej ini termasuk e-mel, memo, laman web dalaman, surat, mesyuarat dan panggilan persidangan. Pemegang saham dan pekerja sering menerima surat berita atau laporan suku tahunan mengenai matlamat syarikat dan maklumat kewangan juga. Ia boleh menjadi berguna ketika membuat komunikasi dalaman untuk melibatkan pekerja itu sendiri dalam penciptaan kandungan, jadi ia boleh dikaitkan dan bersesuaian, membantu pekerja anda berasa seperti mereka mempunyai suara. Apabila dilakukan dengan baik, komunikasi dalaman memberi kuasa kepada pekerja anda untuk menjadi sebahagian daripada usaha komunikasi luaran anda.
Apakah Komunikasi Luaran?
Komunikasi luaran adalah apa-apa komunikasi kepada pelanggan, bakal pelanggan dan orang awam di luar organisasi anda. Mesej luar mungkin termasuk maklumat mengenai produk baru atau mengenai inisiatif syarikat. Mesej luaran biasanya dikeluarkan untuk mendapatkan pelanggan, membina jenama syarikat atau mempengaruhi bagaimana orang ramai berfikir tentang syarikat anda. Komunikasi luaran anda dapat membantu mengekalkan hubungan dengan masyarakat serta membantu syarikat anda mengumpulkan maklumat dari pelanggan dan pelanggan potensial. Komunikasi luaran juga termasuk sambungan kepada vendor, pembekal, pembiaya dan rakan niaga lain yang syarikat anda mungkin menyediakan dengan produk atau perkhidmatan.
Komunikasi Luar Biasa
Apabila syarikat mahu mengeluarkan maklumat kepada pelanggan, pelanggan atau pihak berkepentingan luar lain, mereka menggunakan komunikasi luaran. Organisasi menggunakan medium komunikasi yang berbeza bergantung kepada jenis dan matlamat maklumat. Sebagai contoh, iklan e-mel, cetak, televisyen dan radio memberitahu orang ramai mengenai penjualan atau produk baru. Siaran akhbar adalah komunikasi rasmi yang boleh mengumumkan sewa kepimpinan baru atau inisiatif syarikat, seperti lelongan amal yang akan datang atau acara profesional, dengan niat untuk mendapatkan liputan media. Tapak web dan saluran media sosial juga dianggap sebagai sebahagian daripada platform komunikasi luaran organisasi.
Sesetengah syarikat menyewa perancang media untuk mendapatkan syarikat mereka dan maklumat mereka yang disebutkan dalam artikel berita. Juga ingatlah untuk memikirkan pekerja anda sebagai rakan kongsi ketika datang ke komunikasi luaran anda. Anda perlu memastikan mereka dimaklumkan sepenuhnya menerusi kaedah komunikasi dalaman anda untuk membantu anda berkomunikasi dengan berkesan kepada khalayak luar anda.
Pertimbangan lanjut tentang Sederhana
Jika anda bertanggungjawab merancang komunikasi syarikat anda, pilih medium yang sesuai dengan mesej sebenar, sama ada dalaman atau luaran, setiap kali anda perlu berkomunikasi. Sebagai contoh, jika maklumat yang anda siarkan adalah sensitif atau peribadi, anda mungkin perlu mengumumkannya pada mesyuarat orang lain daripada menyiarkannya melalui e-mel kepada semua pekerja. Sekiranya syarikat anda mempunyai jualan yang besar, anda perlu menggunakan iklan untuk memberitahu orang ramai, bukannya surat berita pemegang saham untuk mengumumkan acara itu.
Banyak syarikat mempunyai laman web dalaman dan luaran yang menampilkan mesej yang sesuai. Memandangkan siapa penonton anda dan mesej yang anda perkatakan setiap kali anda berkomunikasi adalah kunci kejayaan perniagaan. Dan ingat jangan membombardir penonton dalaman dan luaran dengan terlalu banyak komunikasi supaya mesej anda tidak dicairkan atau diabaikan.
