Persepsi orang ramai tentang syarikat atau agensi dapat dipengaruhi oleh komunikasi luarannya, sementara kepuasan kerja karyawan perusahaan bergantung pada komunikasi dalamannya. Melukiskan mesej yang berkesan atau kempen komunikasi bermula dengan pemeriksaan beberapa faktor.
Menjawab Soalan Utama
Dalam dunia di mana orang ramai diberi ribuan mesej setiap hari, soalan utama mereka sering "Kenapa saya perlu peduli?" Atau "Apa yang ada padaku?" Komunikasi yang berkesan menjadikan jawapan ini jelas kepada pembaca atau pendengar. Tanya diri anda maklumat apa yang paling penting bagi anda jika anda adalah ahli penonton dan pastikan bahan anda menyampaikan butiran ini. Menekankan manfaat pada permulaan mesej atau bahan sebelum menambah maklumat yang kurang penting.
Pemudahan
Menjaga komunikasi anda dengan lurus meningkatkan kemungkinan bahawa ia akan berkesan. Sasarkan tahap bacaan keenam hingga ke lapan kelas untuk bahan bertulis. Elakkan menggunakan akronim, istilah pengawalseliaan atau jargon. Padam perkataan jika orang biasa yang anda berhenti di jalan tidak akan tahu maksudnya. Apabila menyediakan bahan bertulis, simpan ayat pendek dan putus salin dengan tajuk dan grafik. Halaman yang penuh dengan teks tidak menarik kepada pembaca berpotensi.
Kaedah
Buat maklumat yang tersedia kepada pelanggan dan pekerja melalui pelbagai format. Siaran berita, mesej teks dan e-mel boleh digunakan untuk menyampaikan maklumat mendesak, manakala surat berita boleh menjadi pilihan yang sesuai untuk kandungan yang kurang sensitif terhadap masa. Laman web adalah penting untuk komunikasi dengan penonton luaran, dan Intranet yang teratur yang memaparkan kandungan berita dan sumber praktikal boleh sangat membantu para pekerja. Mengandungi persembahan video membolehkan anda merayu kepada pelajar visual dan menawarkan perspektif atau butiran baru. Mengadakan mesyuarat dengan pekerja atau orang awam menawarkan interaksi tatap muka yang dapat membina kredibiliti dan membuat penonton merasa dihargai.
Masa yang tepat
Maklumat yang perlu diketahui oleh pelanggan anda perlu disampaikan secepat mungkin. Apabila penonton anda mengetahui maklumat dari media dan bukan secara langsung dari organisasi anda, mungkin terdapat persepsi yang anda berikan untuk menyembunyikan maklumat atau yang anda tidak benar-benar peduli dengan penonton anda. Pusat kawalan Penyakit Penyakit dalam buku panduan komunikasi krisis bahawa dua kesilapan yang paling serius yang boleh dibuat oleh organisasi apabila berkomunikasi dengan pihak berkepentingan menyediakan maklumat yang terlalu kecil dan terlambat atau menyeberang sebagai sombong dan tidak menghargai pemegang kepentingan. Pemikiran ini disimpulkan dalam slogan agensi: "Jadilah Pertama. Jadilah Hak. Be Credible."
Ketelusan dan Kekerapan
Pekerja dan orang awam sering mencurigakan perbadanan dan agensi kerajaan, tetapi anda boleh membina kepercayaan dengan meningkatkan ketelusan mesej anda. Eksekutif perlu datang dengan berita buruk dan bersedia untuk menyatakan penyesalan yang mereka rasa tentang keadaan yang sukar. Berkongsi pemikiran di belakang keputusan yang sukar juga boleh membina pemahaman.
"Apabila anda mendedahkan maklumat yang merosakkan anda tidak perlu mendedahkan, anda mendapat reputasi untuk ketelusan," kata Peter Sandmann, pakar komunikasi risiko dan perunding korporat. "Orang mula perhatikan bahawa apabila anda melakukan sesuatu yang salah, anda mengatakan demikian; ia mengikuti bahawa apabila anda tidak mengatakan demikian, anda tidak melakukan apa-apa yang salah."
Pelanggan dan pekerja tidak sepatutnya mendengar daripada anda apabila berita buruk.Buletin bulanan atau mesyuarat suku tahunan dapat memastikan pekerja dimaklumkan mengenai aktiviti syarikat, sementara artikel di laman web syarikat dan e-mel opt-in membuat pelanggan dalam gelung.
