Apabila memberitahu pekerja, pembekal atau pemegang polisi bahawa kontrak mereka tidak diperbaharui, anda perlu menghantar surat bukan pembaharuan. Menulis surat ini dengan bijak dan profesionalisme dapat memisahkan pemisahan yang baik, apalagi menjimatkan masa dan sakit hati. Ini adalah manuver agak rumit; surat bukan pembaharuan mesti seimbang antara kedudukan dan sensitiviti yang tegas kepada emosi penerima.
Jelas Nyatakan niat anda
Jelaskan maksud anda. Ketidaksamaan boleh membuka pintu untuk kekeliruan nanti. Selepas menyatakan nama perniagaan atau organisasi yang berkenaan, terangkan bahawa pembaca tidak diperbaharui. Untuk perkara yang lebih sensitif, seperti kedudukan kerja, surat itu harus mengikuti panggilan telefon atau mesyuarat peribadi yang menerangkan secara ringkas sebab-sebab tidak diperbaharui.
Contoh:
Anda menerima surat ini kerana anda kini membekalkan kami dengan perkhidmatan kopi bulanan untuk pejabat kami yang kami mesti membatalkan bulan depan dengan berkesan.
Sediakan Backstory
Berikan alasan yang jujur untuk tidak diperbaharui. Penerima anda layak penjelasan yang sah untuk keputusan itu. Dalam banyak kes, sebab boleh jadi semudah perubahan dalam dasar, pemotongan anggaran, atau penamatan jawatan secara berkala. Jika keputusan itu berdasarkan prestasi yang lemah, katakanlah dengan contoh. Elakkan daripada cattiness atau terlalu kenyataan pernyataan; Sebaliknya, tetap tenang dan profesional. Pastikan anda mempunyai laporan insiden spesifik untuk menyokong sebarang pernyataan salah laku atau prestasi buruk sekiranya keputusan itu dipersoalkan.
Contoh:
Anda tidak diperbaharui kerana prestasi anda dalam keupayaan kerja, terutamanya dari segi ketepatan masa dan komitmen terhadap pekerjaan.
Bincang Pilihan yang Sedia Ada
Terangkan pilihan yang tersedia kepada penerima. Untuk perubahan dasar, berikan alternatif dan tarikh penamatan tertentu. Di tempat kerja atau kontrak pembekal bukan pembaharuan, adalah penting untuk bukan sahaja memberi tempoh masa, tetapi arahan yang berkaitan dengan waktu dan tanggungjawab percutian yang tersisa. Ini juga peluang, jika anda memilih, untuk memberitahu penerima mengenai proses untuk menarik bukan pembaharuan. Sediakan maklumat hubungan untuk orang yang menjaga proses itu atau pautan ke laman web yang sesuai untuk maklumat lanjut.
Contoh:
Sila ambil perhatian bahawa perkhidmatan anda dengan kami akan ditamatkan pada 1 Februari yang berkesan. Walaupun kami tidak memerlukan perkhidmatan anda pada masa ini, kami mungkin pada masa akan datang memandangkan anggaran kami berkembang, jadi sila pastikan kami menyemak semula kami pada tahun ini semasa kami menilai semula kami keperluan.
Kesanggupan
Bersikap sopan. Dalam banyak kes, bukan pembaharuan datang sebagai kejutan kepada penerima, dan ia boleh menjadi surat sukar untuk dibaca kerana ia sering mewakili kehidupan utama atau perubahan pendapatan. Terima pekerja, pemegang polisi atau pembekal untuk masa dan sumbangan mereka kepada perniagaan dan, jika sesuai, ingin nasib mereka dalam usaha masa depan mereka. Walau bagaimanapun, tidak menafikan apa-apa keraguan atau keraguan mengenai keputusan itu, kerana ini mungkin mencadangkan kepada penerima bahawa dia harus bertanding keputusan itu, atau bahkan membawanya ke mahkamah.
Contoh:
Terima kasih kerana caruman berharga yang telah anda buat untuk perniagaan kami. Kami berharap nasib anda pada usaha masa hadapan.
Format Yang Benar
Tandakan surat dengan nama dan kedudukan anda. Berikan tajuk dan maklumat hubungan anda supaya penerima akan memahami otoritas anda dalam keputusan tersebut dan akan dapat menghubungi anda dengan soalan. Jika anda hanya melaporkan perubahan dasar, tambah bahawa pembaharuan itu tidak sesuai dengan dasar itu, dan lampirkannya sebagai rujukan.
Pasti Baca Cetakan Kecil
Jika anda mempunyai kontrak bertulis dengan orang atau perkhidmatan yang anda pilih untuk tidak memperbaharui, pastikan anda membaca cetakan halus. Mungkin ada spesifik tentang bagaimana dan kapan anda boleh menamatkan kontrak yang mesti anda ikuti sehingga anda tidak mengalami pelanggaran keadaan kontrak. Sekiranya ia merupakan kontrak memperbaharui secara automatik, seperti itu untuk perkhidmatan bulanan, tuliskan permintaan anda untuk menamatkan dan menghantarnya ke jabatan yang sesuai. Pastikan anda memasukkan tarikh yang ingin anda tamatkan perkhidmatan. Terpulang kepada anda jika anda ingin memasukkan sebab mengapa. Sekiranya anda tidak membatalkan sebelum tempoh pembaharuan, anda mungkin terjebak dengan bayaran penamatan, jadi maklumkan mana-mana tarikh akhir untuk membatalkan apabila anda memasuki kontrak memperbaharui secara automatik.
