Kadang-kadang, hubungan pelanggan hanya tidak berfungsi. Mungkin pelanggan terlalu menuntut, mempunyai jangkaan yang tidak realistik, membayar lewat atau hanya tidak sesuai dengan syarikat anda. Apabila jelas perhubungan kerja tidak lagi mampan, sudah tiba masanya untuk memotong hubungan secara profesional dan mudah.
Jadilah Profesional
Surat anda hendaklah datang dari anda pada surat kepala syarikat. Masa penghantaran surat sehingga anda memberi masa yang cukup untuk mencari pengganti untuk perkhidmatan anda. Alamat individu yang anda bekerjasama, membawa dengan pengakuan hubungan, kemudian dapatkan hak ke titik itu. "Walaupun saya telah menjadi wakil perhubungan awam sejak lima tahun yang lalu, berkuatkuasa 1 Mei 2015, saya tidak lagi dapat berkhidmat dalam kapasiti itu."
Tawaran Penjelasan
Menjelaskan mengapa anda menembak seorang pelanggan boleh menjadi rumit, terutamanya jika hubungannya tidak masuk akal, atau jika anda khawatir pelanggan mungkin bercakap buruk tentang anda kepada orang lain. Salah satu pilihan adalah dengan jujur dan menyatakan sebab tertentu. "Sayangnya, saya khawatir kita mempunyai falsafah yang jauh berbeza mengenai jadual waktu dan jadual penerbitan, dan saya tidak lagi merasa saya boleh menjadi peguam bela yang berkesan untuk anda dalam kedudukan ini."
Jika anda lebih suka menjadi kurang konfrontatif, alasan yang lebih generik dapat menghindari perasaan yang keras. Sebagai contoh, "Saya takut saya telah melampaui diri saya dan terpaksa memotong jumlah pelanggan yang saya representikan."
Tawaran Jadual Waktu Selesai
Kecuali pelanggan berkelakuan dengan cara yang sangat tidak profesional yang memerlukan pengasingan segera, mewujudkan jadual untuk menyelesaikan projek yang cemerlang. "Seperti yang dirancang, saya akan mempunyai alat press lengkap anda yang disiapkan pada akhir bulan ini. Saya juga akan mengemaskini arkib akhbar di laman web anda dan memberikan salinan digital dan keras pelbagai pidato dan persembahan yang saya tulis untuk anda sejak beberapa tahun yang lalu. Bil akhir dilampirkan untuk kemudahan anda."
Buat Rujukan
Jika pelanggan anda tidak sesuai untuk anda, tetapi boleh menjadi aset yang dihargai kepada rakan sekerja, menawarkan untuk membuat rujukan. "Saya ingin merujuk anda kepada seorang rakan sekerja, Jane Smith dari ABC Public Relations. Dia mempunyai banyak pengalaman yang mengendalikan pelanggan dalam industri anda dan saya fikir personaliti dan falsafah perniagaan anda akan menjadi perlawanan yang baik. Sekiranya anda mahu saya mengadakan mesyuarat, saya gembira dapat menetapkannya."
Tulis Tutup Cordial
Bawa surat anda ke hujung dan secara profesional. Tawaran untuk terus membincangkan perkara itu melalui telefon jika pelanggan lebih suka. "Sekali lagi, terima kasih atas peluang untuk mewakili syarikat anda. Jika anda mempunyai sebarang soalan atau ingin berbincang secara langsung, sila hubungi saya secara langsung. Saya harap anda terus berjaya dalam semua usaha profesional anda."
Lindungi Diri Anda
Sekiranya anda mempunyai keraguan tentang menembak pelanggan dari perspektif undang-undang, tanya peguam untuk mengkaji syarat-syarat kontrak anda sebelum menulis surat. Anda tidak mahu melanggar perjanjian bertulis, gagal untuk memenuhi tugas yang anda bersetuju atau tidak memberikan notis yang tepat.
