Apabila meminta pembayaran daripada pelanggan, langkah yang sesuai digunakan untuk membuat surat yang berkesan untuk dihantar kepada mereka. Surat untuk meminta pembayaran digunakan apabila pelanggan gagal membayar bil mengikut tarikh yang sepatutnya. Semakin lama diperlukan bagi pelanggan untuk membayar tagihan, semakin banyak surat yang ditulis oleh perusahaan untuk individu ini. Surat yang meminta bayaran harus sopan, jelas dan harus memberikan butiran mengenai tagihan yang belum selesai.
Gunakan kepala syarikat kerana ia mengandungi semua maklumat hubungan organisasi dan sering kelihatan lebih formal.
Alamat surat itu. Termasuk tarikh surat yang diikuti oleh nama dan alamat klien. Alamat orang tersebut dengan menyatakan "Dear," diikuti oleh nama penuh pelanggan.
Nyatakan tujuan surat tersebut. Surat untuk permintaan pembayaran mestilah berkomunikasi dengan jelas pada tujuan permulaan surat ini. Gunakan nada profesional dan simpan kata-kata yang positif dan hangat.
Termasuk butiran hutang. Nyatakan tarikh perkhidmatan untuk hutang ini disediakan, tarikh akhir asal dan amaun yang kena dibayar termasuk sebarang yuran lewat. Sertakan nombor invois juga untuk membolehkan pelanggan mencari dokumen asal lebih mudah. Banyak syarikat juga akan menyertakan salinan invois asal dalam surat jenis ini. Maklumkan kepada pelanggan mengenai kadar faedah yang mana yuran lewat dikira.
Tanya pelanggan untuk pembayaran. Biarkan pelanggan tahu bahawa bayaran lewat tambahan boleh dielakkan dengan membayar jumlah penuh dengan tarikh yang ditetapkan. Minta pelanggan memanggil anda membuat perkiraan sekiranya dia tidak dapat membuat pembayaran sepenuhnya pada tarikh ini. Sertakan nombor telefon anda dan lanjutan terus, jika perlu. Sertakan alamat e-mel anda dan tawarkan korespondennya melalui cara ini jika pelanggan inginkan.
Terima kasih kepada pelanggan. Tawarkan kesyukuran anda kepada pelanggan jika pembayaran telah dibuat dan terima kasih kepada pelanggan terlebih dahulu untuk menghantar dalam pembayaran segera. Beritahu pelanggan bahawa jika dia mempunyai sebarang pertanyaan, dia tidak boleh ragu untuk memanggil anda mengenai perkara ini.
Tandakan surat tersebut. Tentukan huruf dengan menulis "Hormat," diikuti dengan nama dan judul anda.
