Sama ada untuk persatuan kondominium atau perbadanan multinasional, minit mesyuarat membentuk asas undang-undang bagi apa-apa tindakan yang diambil oleh kumpulan. Peruntukan, dasar, pembelian - sebarang aktiviti perbadanan, bukan keuntungan atau untung - mesti direkodkan dalam beberapa minit. Sesetengah organisasi lebih tidak rasmi daripada yang lain - anda mungkin tidak akan mendengar jiran bergerak untuk meletakkan usul di meja dalam jawatankuasa gereja - tetapi semua mesti beroperasi mengikut keputusan yang dibuat oleh badan pentadbir mereka. Minit memberikan bukti tindakan tersebut dan menentukan maksud mereka.
Bersedia
Rancang terlebih dahulu. Memasang agenda dan senarai ahli atau pertemuan peserta di tangan sebelum mesyuarat. Jika kumpulan anda tidak biasanya beroperasi dengan agenda, doronglah untuk memulakannya untuk mengekalkan fokus. Ketahui berapa ahli yang diperlukan untuk menjalankan perniagaan, supaya anda dapat melihat kehadiran kuorum dalam minit jika diperlukan.
Buat templat untuk digunakan untuk nota anda. Termasuk ruang untuk tarikh, masa dan lokasi, dan senarai semak ahli untuk menandakan peserta dan absen. Jika mesyuarat itu melibatkan input awam, sertakan baris untuk nama dan isu setiap alamat. Beberapa laman web seperti Meetingtemplates.com menawarkan template percuma untuk pelbagai jenis mesyuarat.
Isi tarikh, masa, tempat, maklumat peserta dan kuorum pada mesyuarat. Perhatikan siapa yang memanggil mesyuarat itu untuk memerintahkan dan masa. Sekiranya boleh, minta orang ramai hadir untuk mendaftar nama mereka supaya anda tidak perlu bertanya bagaimana mengeja mereka. Dalam kumpulan keahlian yang besar, beredar helaian daftar untuk menyemak semula senarai semak kehadiran anda.
Jalankan dengan tepat
Rakam setiap isu, dan apa tindakan yang diambil pada setiap. Sentiasa masukkan nama ahli yang membuat gerakan itu. Pergerakan pertama biasanya adalah untuk menerima minit mesyuarat sebelumnya, diikuti oleh sebarang laporan jawatankuasa. Sertakan cadangan dan tindakan yang diambil sebagai tindak balas. Melindungi laporan jawatankuasa bertulis untuk dimasukkan ke dalam minit akhir. Jangan cuba merumuskan perbincangan.
Perhatikan nama-nama orang yang memperkenalkan, bergerak atau sebaliknya menyokong tindakan bersama dengan pengataan semula tepat setiap gerakan. Banyak organisasi juga merekodkan orang yang saat bergerak. Jangan teragak-agak untuk meminta pengataan semula atau penjelasan - rekod rasmi ini mengikat kumpulan itu kepada tindakan tertentu.
Undian undian mengikut sistem organisasi anda. Anda memerlukan sekurang-kurangnya undi. Sesetengah kumpulan juga menambah nama dan merekodkan bagaimana setiap individu mengundi.
Catat masa dan kaedah penangguhan. Tandakan nama anda sebagai penjaga minit pengawas.
Susulan
Tuliskan minit dengan segera, semasa mesyuarat itu segar dalam fikiran anda. Dapatkannya kepada pemimpin untuk kelulusan dalam sehari atau dua bersama dengan senarai laporan atau pameran.
Hantar minit kepada ahli dan hadirin yang telah meminta mereka melalui e-mel, mel Kelas Pertama, aplikasi yang dikongsi seperti Microsoft OneNote atau program awan seperti Google Drive.
Sediakan salinan rasmi dan lampirkan laporan dan pameran asal untuk rekod tetap.
Petua
-
Cuba untuk menyempurnakan templat untuk keperluan organisasi anda daripada mencuba untuk menyesuaikan nota mesyuarat anda ke templat abstrak. Banyak templat perniagaan terlalu tidak rasmi untuk mesyuarat organisasi atau awam.
Galakkan penggunaan Peraturan Perintah Robert di organisasi anda. Ia adalah format yang digunakan secara meluas yang boleh disesuaikan dengan mesyuarat formal dan tidak rasmi.
