Sepanjang hari kerja yang sibuk, mudah untuk butiran penting untuk tersesat atau dilupakan. Pengawasan berhati-hati adalah penting - terutamanya semasa mesyuarat perniagaan. Minit menjadi catatan rasmi mesyuarat itu. Mereka harus menggambarkan siapa yang hadir semasa mesyuarat, apa yang dibincangkan dan apa yang diputuskan. Sekiranya disediakan dengan teliti, mereka boleh menjadi salah satu kaedah yang paling berkesan untuk memastikan semua orang dimaklumkan dan pada halaman yang sama mengenai keputusan perniagaan masa lalu, semasa dan masa depan.
Perkara yang anda perlukan
-
Agenda mesyuarat
-
Ambil item atau pemproses perkataan
Catat tarikh, masa dan lokasi mesyuarat.
Senaraikan, mengikut kekananan, semua orang yang hadir.
Tunjukkan sama ada kuorum hadir, jika perlu. Tidak setiap mesyuarat memerlukan kuorum, atau jumlah peserta minimum untuk membuat mesyuarat itu sah. Walau bagaimanapun, jika kuorum diperlukan dan hadir, ini bermakna keputusan perniagaan yang dibuat semasa mesyuarat adalah sah dan boleh dikuatkuasakan. Tanpa kuorum, perniagaan tidak boleh bertindak.
Terangkan prosiding mengikut susunan kronologi. Mula dengan menyatakan apabila mesyuarat itu dipanggil untuk memerintahkan dan oleh siapa.
Tulis nama setiap orang yang memulakan topik dan tulis butiran yang paling penting mengenai perbincangan.
Tuliskan nama-nama orang yang bersetuju atau tidak bersetuju dengan apa yang dibincangkan dan dengan ringkas menyatakan jenis perjanjian atau perselisihan.
Tamatkan setiap bahagian mesyuarat dengan ringkasan keputusan muktamad.
Teruskan mengulangi langkah 5 hingga 7 sehingga mesyuarat berakhir.
Tulis rekod rasmi mesyuarat berdasarkan nota anda. Gunakan kepala surat syarikat dan hantar salinan terakhir kepada setiap orang yang hadir.
Petua
-
Gunakan agenda mesyuarat sebagai garis panduan untuk minit mesyuarat anda. Agendas biasanya menggariskan topik utama untuk mesyuarat tersebut. Menggunakan agenda sebagai garis besar membantu menjaga minit anda dianjurkan.
Walaupun teknologi boleh menawarkan simpanan masa tertentu, Neal Hartman, pensyarah kanan dalam komunikasi pengurusan di Sekolah Pengurusan Sloan MIT, mencadangkan dalam lajur di laman web Forbes bahawa anda mengharamkan teknologi semasa mesyuarat untuk memastikan semua orang memberi tumpuan. Jika anda memutuskan untuk menggunakan teknologi untuk membantu anda menangkap minit, pertimbangkan untuk melaksanakan perisian bebas gangguan yang menghalang akses kepada e-mel, Internet atau program lain selain pemproses perkataan yang mudah.
