Minit adalah rekod terperinci mengenai mesyuarat. Minit merekam topik perbualan, tindakan yang diperlukan dan keputusan yang dibuat. Minit memastikan bahawa terdapat catatan rasmi mesyuarat itu, juga mendokumentasikan siapa yang sedang dalam mesyuarat dan yang tidak hadir. Biasanya, seseorang dipilih untuk menyimpan minit, biasanya seorang setiausaha atau bendahari. Sekiranya anda diberi peluang untuk menyimpan minit untuk mesyuarat, ada beberapa perkara yang harus diingat untuk memastikan anda merekodkannya secara profesional.
Perkara yang anda perlukan
-
Pen atau pensil
-
Notebook
-
Peranti rakaman
-
Komputer
Perhatikan masa, tarikh dan tempat bahawa mesyuarat berlangsung di bahagian atas halaman dalam buku nota.
Gunakan peranti rakaman yang anda boleh main semula kemudian untuk membantu anda menulis minit lengkap.
Senaraikan nama peserta. Juga tuliskan nama orang yang dijangka hadir pada mesyuarat tetapi tidak hadir. Anda mungkin dikehendaki untuk mengingatkan bahawa ketiadaannya tidak dikehendaki. Jika ya, anda boleh memberi nota "dimaafkan" dalam kurungan di sebelah nama orang itu.
Ikutilah agenda mesyuarat. Para atendan utama biasanya menerima agenda sebelum mesyuarat, dan ini akan membantu anda merekod setiap topik yang dibincangkan.
Perhatikan mata utama yang dibuat untuk setiap topik dalam agenda. Minit harus memperhatikan sebarang keputusan yang dibuat atau susulan yang diperlukan untuk setiap item agenda.
Tambah perkataan "Tindakan" di bawah sebarang item agenda yang mempunyai tindakan yang diperlukan dari ahli lembaga atau peserta. Apabila anda menaip nota anda, buat perkataan "tindakan" berani dan dalam huruf miring, dan masukkannya sendiri; ini memudahkan untuk mencari dan membantu untuk mengesan siapa yang harus melakukan apa.
Tulis atau taip mana-mana "Perniagaan Lain" untuk melabel mana-mana topik dibincangkan di luar yang disenaraikan dalam agenda dan menunjukkan siapa yang bertanggungjawab untuk membangkitkan perkara-perkara ini pada mesyuarat.
Tunjukkan pada minit anda waktu, tarikh dan tempat mesyuarat yang telah disepakati.
Log keluar pada minit anda. Baris akhir minit yang anda taip hendaklah memasukkan nama dan tajuk anda, didahului oleh frasa seperti "Minit yang dirakam oleh."
Petua
-
Pastikan peranti rakaman anda dipasang, dicas sepenuhnya atau mempunyai bateri tambahan.
