"Saya mahu laporan itu di meja saya perkara pertama pagi Isnin!" bos marah menjerit kepada bawahannya dalam filem, rancangan TV, buku dan mungkin lebih daripada beberapa persekitaran perniagaan yang sebenar. Daripada terintimidasi dengan idea menyusun laporan, mengalu-alukannya sebagai peluang untuk mempamerkan karya anda. Laporan perniagaan adalah dokumen penting kerana mereka menjelaskan perkara-perkara kompleks, masalah atau penyelidikan yang jelas dan ringkas. Laporan arahan perhatian kerana mereka rasmi. Dan kerana anda menulis laporan, anda dapat memutuskan apa yang perlu dimasukkan ke dalamnya.
Apakah Laporan Perniagaan?
Dokumen ketara. Businessdictionary.com mentakrifkan a laporan sebagai "dokumen yang mengandungi maklumat yang dianjurkan dalam bentuk naratif, grafik atau jadual, yang disediakan secara ad hoc, berkala, berulang, biasa atau atas dasar yang diperlukan."
Hakikat bahawa laporan perniagaan adalah dokumen hanya menekankan kepentingannya. Walaupun anda boleh berada dalam agenda mesyuarat untuk memberikan laporan mengenai aset yang diperoleh pada suku tersebut, semasa dan selepas pembentangan anda, anda akan mempunyai laporan perniagaan untuk merujuk, dan anda juga boleh mengedarkan salinan kepada mereka yang hadir. Ingat laporan buku yang ditakuti yang perlu anda lakukan di sekolah? Membaca buku itu adalah langkah pertama, maka anda perlu menulis sinopsis tentang apa yang anda baca. Kadang-kadang, anda juga perlu mengemukakan laporan anda ke seluruh kelas. Tetapi untuk membantu anda, anda mempunyai laporan ketara di tangan anda untuk merujuk. Itulah betapa pentingnya laporan.
Satu petikan dalam masa. Laporan perniagaan adalah kompilasi fakta dan statistik mengenai aspek tertentu perniagaan. Ia biasanya satu snapshot dalam masa, melaporkan pada tempoh tertentu. Sebagai contoh, laporan tahunan merangkumi data kewangan dan kejadian penting yang memberikan gambaran kewangan untuk tahun itu, manakala laporan suku tahunan mencakupi suku tahun tertentu.
Kebanyakan laporan, tanpa mengira jenis atau tujuan, merangkumi tempoh tertentu. Laporan kewangan merangkumi tempoh tertentu. Kewangan syarikat berbeza dari tahun ke tahun dan dari bulan ke bulan. Malah laporan mengenai produk yang tersedia hanya tepat untuk tetingkap masa tertentu, kerana produk baru diperkenalkan dan yang lebih lama tidak dihentikan.
Formal atau tidak formal. Bergantung pada tujuannya dan siapa yang akan melihatnya, laporan itu boleh menjadi formal atau tidak rasmi. Laporan rasmi adalah yang akan dilihat dan dikaji semula oleh ketua, pengurusan kanan, pelanggan, bakal pelanggan atau pelabur atau orang awam. Seperti semua laporan, mereka harus ditulis dengan baik dan dikemukakan tanpa kesilapan atau kesilapan, mudah difahami dan tepat kepada sesen pun.
Laporan tidak rasmi tidak kurang penting. Kepada pekerja yang mesti melengkapkan laporan perbelanjaan mereka untuk dibayar balik, mereka sangat penting. Biasanya tidak rasmi, laporan ini mengandungi penerangan, tarikh dan jumlah dolar yang dimasukkan ke dalam bentuk syarikat. Jika pekerja tidak melengkapkan laporan dengan teliti dan tepat waktu, mereka mungkin tidak akan dibayar balik untuk tiket penerbangan, teksi dan makanan pelanggan yang mereka bayar pada perjalanan perniagaan baru-baru ini.
Laporan oleh nama lain. Ramai, jika tidak, laporan perniagaan tidak dipanggil laporan. Mereka boleh menjadi kenyataan, seperti keuntungan dan kerugian atau penyata pendapatan atau penyata kewangan lain seperti kunci kira-kira. Atau, mereka mungkin gambaran keseluruhan anggaran atau unjuran jualan.
Sebab-sebab Penggunaan Laporan Perniagaan
Untuk menyediakan laporan yang sangat baik, ia membantu memahami apa yang akan digunakan oleh laporan itu.
Meringkaskan. Laporan membantu untuk menjelaskan idea rumit, proses atau status kewangan syarikat dengan cara yang jelas dan mudah difahami. Bulan data terkumpul, atau tahun penyelidikan, mungkin disimpulkan dalam laporan ringkas. Sudah tentu, ia mungkin tidak mempunyai setiap detail yang ditemui dalam penyelidikan, tetapi laporan itu akan memberi mereka yang membaca laporan ringkas ringkasan penyelidikan atau data.
Mudahkan. Orang yang akan menyemak laporan anda mungkin tidak mempunyai masa, keinginan atau kemahiran untuk menilai semua data dan penyelidikan yang ada di belakangnya. Dalam apa jua keadaan, mereka mempunyai pekerjaan sendiri. Laporan anda memberi mereka apa yang perlu mereka ketahui.
Jelaskan. Jika 10 orang membaca dan mengkaji semula semua data dan hasil penyelidikan yang anda kumpulkan, mereka akan datang ke pelbagai kesimpulan yang berbeza. Laporan anda memastikan bahawa mereka semua beroperasi dari sudut pandangan yang sama kerana anda memberi mereka semua data yang sama.
Memujuk. Katakan syarikat anda mahu memujuk pelabur untuk meletakkan modal untuk membiayai idea baru. Laporan anda akan dimasukkan dalam pelan perniagaan yang akan dikongsi dengan pelabur. Syarikat-syarikat bersekutu lain akan menyusun pernyataan keuntungan dan kerugian syarikat dan laporan status kewangan lain, tetapi laporan anda akan menjadi unjuran jualan menggariskan di mana syarikat percaya pasaran yang belum dimanfaatkan, dan penjualan yang mereka hasilkan. Penyata kewangan adalah penting, tetapi laporan anda adalah yang boleh memujuk pelabur di atas pagar untuk datang ke kapal, atau tidak.
Buktikan satu titik. Laporan perniagaan sering digunakan apabila keputusan sukar dibuat, seperti sama ada untuk mengecilkan, yang mungkin melibatkan pemberhentian. Tiada siapa yang mahu pergi ke arah itu, tetapi apabila laporan di hadapan mereka, menunjukkan penurunan keuntungan yang stabil berbanding perbelanjaan seperti gaji, jelas apa yang perlu dilakukan. Atau, di sisi positif, laporan dapat menunjukkan sama ada syarikat berada dalam kedudukan untuk mengembangkan arah baru yang menarik.
Selesaikan masalah. Anda telah berada di dalam mesyuarat di mana perbincangan tentang masalah berjalan sekitar dan tanpa mendapat penyelesaian yang berdaya maju. Tetapi, jika anda berkongsi laporan anda pada skrin unjuran besar, semua orang melihat isu yang sama pada masa yang sama. Melihat dokumen yang nyata, dengan jadual dan graf yang menunjukkan keadaan di mana keadaannya benar, membolehkan semua orang menganalisis bahan yang sama bersama-sama dan tiba di penyelesaian bersama.
Jenis Laporan Perniagaan
Terdapat beberapa laporan perniagaan yang tidak boleh ditulis, terutamanya kerana anda juga boleh menulis laporan tersuai anda sendiri dan menamakannya seperti yang anda mahukan. Walau bagaimanapun, secara amnya, laporan perniagaan termasuk dalam empat kategori: penjelasan, analitis, kemajuan dan undang-undang. Sudah tentu, mereka boleh dan melakukan pertindihan. Sebagai laporan kemajuan, misalnya, boleh dijelaskan juga. Tetapi tujuan utamanya adalah untuk memberi kemas kini mengenai keadaan.
Laporan penjelasan. Beberapa laporan perniagaan ditulis untuk menjelaskan situasi atau topik supaya semua orang dapat memahaminya. Anda mungkin menulis laporan penjelasan untuk menerangkan penyelidikan yang telah anda lakukan, sebagai contoh. Jika anda hanya membentangkan jadual yang menunjukkan hasil penyelidikan anda, secara semulajadi anda akan dibanjiri dengan soalan tentang sebab penyelidikan, metodologi anda, saiz sampel dan banyak lagi. Jadi, bukan sekadar jadual hasil, anda harus bermula dengan ringkas menyatakan sebab anda menjalankan penyelidikan dan bagaimana anda melakukannya, seperti menggunakan kaji selidik telefon atau pos, menjejak data sepanjang tempoh atau apa sahaja metodologi anda. Seterusnya, anda menerangkan hasil penyelidikan anda menggunakan jadual, rajah atau kaedah lain yang menjadikan hasilnya jelas. Kemudian anda merumuskan penemuan dalam beberapa ayat.
Laporan analitik . Laporan jenis ini menyediakan analisis, mungkin dengan membandingkan dua situasi atau kemungkinan. Daripada hanya menjelaskan, laporan analitik melakukan sekurang-kurangnya beberapa analisis penemuan untuk pembaca. Anda mungkin menggunakan visual dalam laporan analitis anda untuk menunjukkan mata anda, seperti gambar rajah atau jadual data.
Laporan kemajuan. Seperti kad laporan sekolah, laporan kemajuan menunjukkan bagaimana keadaan berlaku sekarang. Mereka tidak berdasarkan gunung penyelidikan atau analisis; mereka kemas kini untuk orang yang memerlukannya. Laporan tahunan, penyata kewangan seperti penyata pendapatan, dan laporan lain yang merupakan gambar dari satu titik ke masa adalah laporan kemajuan.
Laporan undang-undang. Apa-apa laporan bahawa syarikat itu dikehendaki oleh undang-undang untuk menyusun dan menyiarkan, memfailkan atau menghantar kepada entiti lain adalah jenis laporan undang-undang. Laporan undang-undang juga kadang kala diselesaikan untuk melindungi syarikat dari kemungkinan tindakan undang-undang atau masalah undang-undang lain. Jika laporan dikumpulkan untuk tujuan percukaian, atau dikehendaki oleh Suruhanjaya Sekuriti dan Bursa, mahkamah atau entiti rasmi lain, ia tergolong dalam kategori undang-undang.
Contoh untuk Menulis Laporan Biasa
Menurut Makmal Penulisan Atas Talian Purdue (OWL), kebanyakan laporan perniagaan tidak mempunyai format sejagat. Semak untuk melihat apakah syarikat anda mempunyai format pilihan untuk laporan yang anda tulis. Jika tidak, anda bebas untuk mengarangnya dengan cara yang anda lihat patut. Walau bagaimanapun, OWL mempunyai cadangan yang boleh membantu anda memastikan anda meliputi semua pangkalan dan menulis laporan terbaik yang anda boleh.
- Simpan ringkas.
- Ketahui khalayak anda dan tulis kepada mereka.
- Gunakan tajuk dan sorot mata penting.
- Letakkan penemuan, hujah atau mata anda yang paling penting terlebih dahulu.
- Memutuskan untuk memasukkan kesimpulan anda atau meninggalkannya kepada pembaca.
Kandungan laporan anda akan berbeza bergantung pada tujuannya dan khalayaknya. Untuk laporan dalaman, penonton sudah mengetahui tentang syarikat tersebut, jadi anda tidak perlu mengisi maklumat tersebut. Walau bagaimanapun, laporan umum, atau satu dengan pelbagai khalayak, akan mendapat manfaat daripada beberapa maklumat latar belakang mengenai syarikat itu.
Tajuk / tajuk halaman. Setiap laporan memerlukan tajuk yang jelas yang menjelaskan apa yang akan didedahkan. Ini bukan tempat untuk pandai; ketelusan adalah kunci. Untuk laporan ringkas atau tidak rasmi, tajuk mudah di bahagian atas halaman, diikuti dengan tarikh, jika berkenaan, akan dilakukan. Sebagai contoh:
Ringkasan Pendapatan dan Perbelanjaan, Suku Pertama 2018
Laporan formal memerlukan halaman tajuk yang merangkumi tajuk, tarikh dan pengarang, sebagai contoh:
Ringkasan Pendapatan dan Perbelanjaan
Suku Pertama 2018
Disediakan oleh
(nama awak)
Sekiranya laporan disediakan untuk orang atau kumpulan tertentu, tambahkan bahawa selepas nama anda, sebagai contoh:
Untuk
Syarikat XYZ, Inc.
Pengenalan. Mulakan dengan sejarah pendek atau maklumat latar belakang yang berkaitan dengan syarikat, jika anda fikir ia diperlukan. Kemudian terangkan secara ringkas mengapa laporan ini disediakan. Sekiranya laporan itu menyampaikan hasil penyelidikan, terangkan secara ringkas metodologi penyelidikan. Untuk laporan ringkas, ini sepatutnya menjadi beberapa ayat. Laporan rasmi mungkin merangkumi keseluruhan halaman. Beberapa laporan rasmi bermula dengan Ringkasan Eksekutif yang memberikan gambaran keseluruhan atau sinopsis laporan supaya, jika semua ini dibaca, mereka masih akan memahami laporan tersebut.
Isi kandungan. Dalam laporan yang panjang, senaraikan bahagian dan visual dengan nombor halaman.
Badan laporan itu. Di sinilah anda meletakkan data anda, maklumat penting atau penting dalam laporan anda. Sertakan visual seperti carta, rajah, jadual atau graf dan bukan teks sahaja. Visual menunjukkan orang yang anda mahukan mereka tahu dan mereka adalah interaktif, yang membuat perhatian pembaca anda. Jadual, graf dan dokumen substantiatif visual lain adalah "bukti" daripada apa yang anda laporkan. Sentiasa mulakan dengan data yang paling penting terlebih dahulu.
Keputusan. Bahagian ini adalah pilihan dan bergantung kepada pembaca anda.Adakah anda ingin memberitahu mereka bagaimana untuk mentafsir keputusan, atau biarkan laporan itu sendiri? ****
Kesimpulan. Laporan rasmi memerlukan pengakhiran ringkasan keputusan, sama ada mereka dijangka atau terkejut, dan bagaimana ia akan mempengaruhi keputusan masa depan.
Pengecualian. Laporan tahunan dan suku tahun adalah contoh yang mungkin lebih kreatif. Terutama, jika perniagaan itu sampai kepada orang awam, seperti laporan tahunan atau suku tahunan hospital, kemas kini mungkin lebih baik diceritakan melalui cerita yang menarik tentang kehidupan yang disimpan atau pekerja melaksanakan teknik canggih. Perniagaan mungkin menghubungkan kemajuan mereka dengan cara ini, juga, dengan menemuramah pekerja yang menjalankan penyelidikan canggih atau mencipta produk baru yang menarik.
Akhirnya, bagaimana anda menulis laporan anda terpulang kepada anda. Cukup simpan, simpan penonton anda di dalam fikiran anda dan masukkan maklumat yang jelas menyampaikan mesej anda. Tiada peluh. Anda akan mempunyai meja di bos anda dalam masa yang singkat.
