Laporan perbelanjaan adalah laporan yang dikemukakan kepada klien atau majikan yang menyatakan perbelanjaan pekerja atau kontraktor telah membayar semasa menyelesaikan tugas untuk klien atau majikan. Laporan perbelanjaan juga dikendalikan oleh pemilik perniagaan untuk tujuan cukai.
Fungsi
Laporan perbelanjaan menyenaraikan kos melaksanakan sesuatu aktiviti, yang diserahkan kepada orang, organisasi atau perbadanan yang bagi pihaknya aktiviti itu dilakukan. Biasanya laporan perbelanjaan hanya butiran perbelanjaan yang penyedia ingin dibayar balik untuk ditanggung. Resit dan log biasanya disediakan untuk menyokong laporan perbelanjaan untuk mengesahkan bahawa perbelanjaan sebenarnya ditanggung.
Penggunaan
Laporan perbelanjaan sering digunakan untuk membayar ganti rugi kepada kontraktor dan pekerja dengan memastikan mereka mematuhi dasar perbelanjaan dalaman serta peraturan Perkhidmatan Hasil Dalaman mengenai pengurangan perbelanjaan perniagaan. Laporan perbelanjaan juga dikekalkan untuk memberikan bukti kepada IRS bahawa perbelanjaan tertentu telah dilakukan dalam perjalanan perniagaan.
Perbelanjaan yang paling biasa untuk pekerja yang dibayar balik ialah perjalanan, makanan dan perbelanjaan hiburan.
Perbelanjaan perjalanan
Tambang, jarak tempuh pada kenderaan peribadi, tol, yuran sewa kereta, bilik hotel, makanan yang dimakan di jalan raya, tip yang dibayar kepada pekerja perkhidmatan hotel dan bayaran letak kereta lapangan terbang adalah contoh perbelanjaan yang banyak pelanggan atau majikan akan membayar balik jika laporan perbelanjaan mendokumenkan perbelanjaan disediakan.
Perbelanjaan Makanan dan Hiburan
Mengambil pelanggan berpotensi untuk makan tengah hari, atau meraikan promosi di bar dengan rakan sekerja adalah kedua-dua contoh perbelanjaan makan dan hiburan yang pelanggan atau majikan mungkin membayar balik apabila disediakan dengan laporan perbelanjaan. Sebelum membayar balik, majikan atau pelanggan mungkin memerlukan resit bahawa petua dokumen dan caj perkhidmatan lain.
Akaun Perbelanjaan Kad Kredit
Banyak organisasi dan perbadanan menghendaki pekerja membayar perbelanjaan perniagaan dengan menggunakan kad kredit yang dikeluarkan atas nama pekerja. Pekerja sering bertanggungjawab secara peribadi untuk membayar bil.
Organisasi atau perbadanan akan mendapat salinan bil dan akan membayar balik perbelanjaan yang dicerminkan pada bil kad kredit ini hanya apabila dokumen sokongan seperti resit, balak dan justifikasi perniagaan disediakan dalam bentuk laporan perbelanjaan.
Amaran
Adalah penting untuk memahami dasar perbelanjaan atau jangkaan klien / majikan sebelum menimbulkan perbelanjaan yang mana penggantiannya diharapkan. Sangat sedikit perkara yang boleh memerah hubungan pelanggan-kontraktor atau pekerjaan dengan lebih cepat daripada perselisihan terhadap wang.
Adalah idea yang baik untuk menyimpan salinan resit yang dikemukakan dengan laporan perbelanjaan, sekiranya salinan penyerahan diperlukan.
