SOP, lebih dikenali secara formal sebagai prosedur operasi standard, adalah amalan yang didokumenkan untuk memastikan ketekalan dalam amalan dan operasi perniagaan. Ramai orang memikirkan SOP sebagai hanya boleh digunakan dalam konteks makmal dan pembuatan perkilangan. Menurut Agensi Perlindungan Alam Sekitar, salah satu matlamat utama SOP adalah memberi mandat bagaimana peralatan dikekalkan, diselaraskan dan digunakan. Walau bagaimanapun, SOP juga boleh meliputi lebih banyak proses analisis, yang bermaksud bahawa ia boleh digunakan dalam pelbagai konteks perniagaan.
Kesihatan dan keselamatan
Prosedur operasi standard mengekalkan kesihatan dan keselamatan semua pekerja. Khususnya dalam tetapan perkilangan di mana alat berat terlibat, SOP dapat membantu memastikan pekerja mengendalikan peralatan untuk mencegah kecederaan. SOP boleh mandat jadual pembersihan dan penyelenggaraan yang tetap. Aktiviti-aktiviti ini penting untuk operasi mesin yang selamat, tetapi mudah dilupakan apabila pekerja bertukar-tukar dan tiada rekod bertulis. SOP juga menunjukkan cara untuk menjalankan peralatan dengan selamat semasa penggunaan biasa. Dokumen dari Iowa State University menyarankan menggunakan gambar rajah bersama-sama dengan kata-kata untuk membuat arahan jelas.
Konsistensi Keputusan
Dalam tetapan makmal, Agensi Perlindungan Alam Sekitar mencadangkan bahawa peraturan yang ditetapkan oleh badan pengawalseliaan tidak selalu cukup. Pekerja kadang-kadang membuat sedikit perubahan kepada prosedur piawai berdasarkan keperluan spesifik percubaan tertentu. Apabila perubahan ini tidak didokumenkan, keputusan percubaan mungkin berbeza antara pasukan juruteknik yang menggunakan kaedah yang sedikit berbeza. Menulis prosedur operasi standard khusus untuk perniagaan syarikat anda memastikan bahawa semua orang bekerja dengan cara yang sama, mengehadkan kos percubaan tambahan untuk menjelaskan hasil yang tidak konsisten.
Pematuhan Peraturan dan Perundangan
Menulis prosedur operasi standard dengan keperluan badan kawal selia memastikan bahawa amalan di organisasi anda selaras dengan jangkaan industri. Prosedur berdokumen membantu untuk menyelaraskan audit dalaman dan luaran juga. Sebagai contoh, jika syarikat anda mengekalkan pensijilan ISO, anda boleh membantu juruaudit luar dengan menyediakan salinan bertulis mengenai prosedur mematuhi ISO anda. Mereka kemudiannya boleh menasihati anda di mana tepatnya pekerja proses jatuh. SOP juga melindungi anda daripada tindakan undang-undang - contohnya, jika pekerja cedera di tempat kerja selepas gagal mengikuti amalan terbaik yang didokumenkan. SOP dalam tetapan pejabat juga boleh memastikan pematuhan undang-undang. Sebagai contoh, SOP untuk merundingkan urus niaga di luar negara boleh menghentikan para eksekutif daripada melangkah masuk ke kawasan rasuah secara haram.
Peningkatan Kecekapan dan Produktiviti
Orang memerlukan konsistensi untuk menjadi yang paling produktif. Apabila tidak ada keraguan tentang format apa yang harus diambil oleh dokumen, sama ada peralatan perlu dibersihkan dan jika bekalan harus disimpan, orang boleh melakukan pekerjaan mereka tanpa henti untuk bertanya. Standardisasi segala sesuatu adalah mustahil dan tidak produktif, kerana pekerja memerlukan sedikit kelonggaran untuk menyelesaikan masalah. Bagaimanapun, menulis SOP untuk prosedur biasa, boleh meningkatkan kecekapan di tempat kerja. Sebagai contoh, SOP untuk penamaan fail boleh mengurangkan masa yang diperlukan untuk mencari dokumen dan mempromosikan kerja berpasukan merentas jabatan.
