Prosedur operasi standard adalah dokumen bertulis merinci tindakan tertentu yang perlu diambil untuk menyelesaikan tugas atau proses yang berulang. SOPs tidak mengikuti garis besar atau templat, kerana ia berbeza mengikut organisasi dan penggunaan. Sebagai contoh, SOP untuk operasi pengeluaran di kilang pembuatan akan sangat berbeza dari yang ditetapkan untuk kakitangan jualan latihan dalam persekitaran runcit.
Objektif
Perniagaan boleh menjalankan SOP untuk mengurangkan sisa dan meningkatkan keuntungan. Bukan keuntungan boleh menggunakan SOP untuk melayani masyarakat dengan lebih baik. Sesetengah syarikat menggunakan SOP untuk memastikan kepatuhan kepada peraturan kerajaan atau untuk meningkatkan keselamatan di tempat kerja. Walaupun alasan mencari penambahbaikan mungkin agak berbeza, tanpa mengira persekitaran di mana SOP digunakan, Tujuan utama adalah untuk meningkatkan kecekapan dalam beberapa kapasiti.
David Grusenmeyer, seorang kaunselor sambungan kanan di Cornell University, memanggil varian dalam sistem pengendalian "musuh" kualiti dan kecekapan. Oleh itu, prosedur operasi standard boleh digunakan untuk menyelaraskan operasi dengan menyediakan set langkah-langkah tidak berubah untuk mencapai matlamat tertentu.
Kenapa Gunakan SOP?
Organisasi dari tentera A.S. untuk bukan keuntungan kepada syarikat besar menggunakan SOP untuk:
- Tingkatkan kecekapan.
- Meningkatkan kualiti.
- Pastikan keselamatan.
SOP khusus boleh ditulis untuk talian pengeluaran, pembersihan tempat kerja, latihan pekerja, proses gaji dan ulasan prestasi pekerja, antara tugas lain.
Kerja Persediaan untuk Mencipta SOP
Untuk membuat SOP tersuai, Grusenmeyer mencadangkan beberapa langkah:
- Cari kawasan dalam perniagaan anda di mana prosedur operasi standard akan bermanfaat.
- Dari penemuan anda, tentukan satu atau dua bidang di mana kejayaan paling mungkin dan keuntungan akan paling terjejas.
- Untuk bidang tumpuan anda, lakukan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai setiap operasi dan pangkat mereka dengan kepentingannya.
- Akhirnya, kumpulkan satu pasukan pengurus dan pekerja dengan pengetahuan yang paling mengenai proses dan menyelaras dengan kumpulan untuk membuat SOP.
Menulis SOP
Namakan SOP dan huraikan tugas-tugas apa yang dimasukkan. Dalam keterangan, berikan butiran mengenai:
- Siapa yang akan melakukan kerja itu.
- Apa bahan dan kelengkapan yang diperlukan.
- Apa hasil akhirnya harus.
Berikan butiran langkah demi langkah khusus tentang bagaimana untuk menyelesaikan tugas itu, ke titik di mana seorang pekerja yang tidak dapat diselia dapat melaksanakan tugas secukupnya dengan mengikuti panduan tersebut. Mendidik semua pekerja yang akan bekerja dalam beberapa tugas mengenai tugas mengenai butiran SOP, dan memantau dan menilai SOP secara konsisten.
Petua
-
Jika organisasi atau perniagaan anda akan menjalankan operasi atau prosedur sekali, seperti untuk projek khas, SOP tidak akan relevan. Walau bagaimanapun, apabila prosedur berulang adalah sebahagian daripada menjalankan perniagaan, mewujudkan SOP adalah pengurusan perniagaan yang baik.
