Jika anda seorang pekerja yang ghairah dan anda mendapati bahawa beberapa prosedur di kerja anda dapat diperbaiki, anda boleh mempertimbangkan menulis cadangan untuk memperkenalkan prosedur baru. Surat cadangan (atau e-mel) seperti ini boleh diklasifikasikan sebagai cadangan dalaman. Menulis cadangan dalaman adalah sedikit berbeza daripada menulis surat luaran. Kerana anda menulis kepada orang yang bekerja di organisasi yang sama seperti yang anda lakukan, anda boleh menggunakan jargon dalaman anda dan kurang sensitif tentang menggunakan maklumat sulit.
Buat rancangan untuk cadangan anda. Tentukan penonton yang akan anda alamat cadangan itu. Jika anda ingin organisasi anda memperkenalkan sistem perakaunan baru, misalnya, hubungi jabatan perakaunan, mungkin jawatan ketua akauntan. Juga, tentukan tujuan cadangan anda - pelaksanaan sistem perakaunan tertentu, misalnya. Di samping itu, letakkan diri anda di kasut para pembaca. Ini akan membolehkan anda memahami dengan lebih baik bagaimana anda dapat meyakinkan penonton bahawa cadangan anda harus diterima.
Mula menulis cadangan itu. Pada mulanya, secara jelas dan jelas menyatakan tujuan surat anda. Sebagai contoh, anda boleh menulis, "Saya menulis surat ini untuk meminta Jabatan Perakaunan mempertimbangkan untuk melaksanakan sistem perakaunan ABC."
Terangkan prosedur semasa dalam organisasi anda. Tunjukkan sebarang ketidakcekapan dalam prosedur semasa. Sebagai contoh, sistem perakaunan semasa mungkin terlalu memakan masa untuk beroperasi. Di samping itu, ia boleh membuat kesilapan yang mahal.
Sediakan penerangan ringkas prosedur baru. Gariskan bagaimana mereka akan berbeza dari yang lama. Pertama, huraikan cadangan anda hanya dalam beberapa ayat. Selepas itu, beri banyak detail yang diperlukan. Bagaimanapun, simpan surat cadangan ringkas dan ringkas.
Beri hujah-hujah yang menyokong pelaksanaan prosedur baru yang dicadangkan. Jelaskan dengan terperinci manfaat yang prosedur baru boleh dibawa ke organisasi. Manfaat yang mungkin boleh termasuk produktiviti yang lebih tinggi, kualiti barangan atau perkhidmatan yang dihasilkan lebih baik, penjimatan bahan mentah yang lebih tinggi dan semangat pekerja yang dipertingkatkan.
Sediakan cadangan anda dengan mana-mana dokumen, jika berkenaan. Sebagai contoh, prosedur baru mungkin telah diuji di tempat lain dalam organisasi anda atau dalam industri anda. Tandakan semua dokumen sokongan dengan jelas dan terangkan maksudnya dalam teks surat cadangan.
Sediakan butiran tentang bagaimana prosedur yang dicadangkan dapat dilaksanakan di organisasi anda. Jika anda mencadangkan untuk memperkenalkan sistem perakaunan baru, pelaksanaannya boleh dilakukan secara berperingkat-peringkat. Untuk beberapa ketika, sistem baru dan lama boleh dikendalikan secara serentak. Selepas sistem baru diuji, sistem lama boleh dihentikan.
Dapatkan orang lain untuk membaca surat cadangan sebelum menghantarnya. Minta kritikan. Bincangkan cadangan dan kenal pasti perkara-perkara yang boleh diperbaiki. Tukar beberapa ayat dalam usul itu untuk menjadikannya lebih meyakinkan.
Hantar cadangan anda.
Petua
-
Gunakan bahasa yang mudah. Sekiranya anda perlu menggunakan istilah tertentu, beri definisi mereka, melainkan anda pasti bahawa orang yang membaca cadangan itu sudah biasa dengan mereka. Juga, memberi keutamaan kepada ayat pendek yang jelas dan ke titik.
