Semasa menulis laporan yang akan dibentangkan pada mesyuarat, anda perlu mengikuti beberapa garis panduan asas, yang kebanyakannya anda mungkin belajar di sekolah. Sebagai contoh, anda perlu memastikan tentang tujuan laporan anda, anda perlu menumpukan pada subtopik yang tepat dan anda perlu menulis dengan khalayak anda dalam fikiran.
Ketahui terlebih dahulu latar belakang pendidikan dan kerja peserta pertemuan. Ini membantu anda mengetahui berapa banyak topik yang anda perlu jelaskan. Sebagai contoh, bayangkan anda merangka laporan tentang jumlah kemalangan di persimpangan bandar tertentu yang akan dibentangkan pada mesyuarat Jawatankuasa Lalu Lintas seterusnya. Jika tiga daripada lima ahli jawatankuasa mempunyai latar belakang penguatkuasaan undang-undang, anda tidak perlu menjelaskan frasa seperti "menavigasi giliran."
Ingat nasihat guru bahasa Inggeris sekolah tinggi anda: Jangan cuba mengatasi alam semesta. Tulis tentang segmen utama topik utama anda. Ia menjadikan laporan anda lebih mudah difahami. Sebagai contoh, "keselamatan pejalan kaki" mungkin menjadi subjek utama untuk laporan kajian lalu lintas, tetapi laporan anda terhad kepada satu bahagian subjek tersebut - meningkatkan keselamatan di dua persimpangan.
Pastikan untuk menyediakan konteks yang cukup dalam pengenalan dan kesimpulan anda. Ini membantu peserta pertemuan memahami kepentingan cadangan anda. Contohnya, jika laporan anda mengesyorkan menyewa pegawai polis tambahan untuk bekerja di mahkamah perbandaran, pengenalan anda akan menjelaskan perjuangan perbandaran sepanjang tahun untuk mengimbangi kenaikan gaji lebih masa yang dibayar kepada pegawai polis. Kesimpulannya akan mengulangi bagaimana proposal ini hanyalah salah satu daripada banyak yang dapat membantu lubang perbandaran dalam bajetnya.
Biarkan tajuk laporan mencadangkan sama ada mesyuarat itu telah dijadualkan untuk menyelesaikan masalah atau untuk memberikan maklumat.Sebagai contoh, jika pengurus telah memanggil mesyuarat untuk memaklumkan kepada ahli pasukan bahawa jualan suku tahun terakhir telah meningkat, tajuk anda mungkin, "Penjualan Suku Ketiga: Kesan Prosedur Perkhidmatan Pelanggan Baru."
Laporan biasanya ditujukan untuk mempengaruhi tindakan seseorang. Nyatakan maklum balas yang anda harapkan - dan dari siapa. Sebagai contoh, laporan pengawas sekolah tentang kenaikan skor ujian pelajar boleh mengesyorkan lembaga meluluskan resolusi yang mengubah program pengajian perintis menjadi satu yang tetap.
