Bendahari sebuah syarikat, organisasi atau kumpulan lain menjejaki belanjawan dan perbelanjaan kumpulan. Sekiranya anda mempunyai tugas bendahari, anda bertanggungjawab menyusun dan membentangkan laporan di mesyuarat lembaga. Terdapat beberapa perkara yang harus anda sertakan dalam laporan ini, termasuk ringkasan perbelanjaan untuk jangka masa dan pegangan semasa kumpulan.
Sediakan versi bertulis laporan sebelum mesyuarat. Laporan ini harus mengandungi empat item: baki pada permulaan tempoh, pendapatan untuk tempoh, perbelanjaan untuk tempoh dan baki pada akhir tempoh. Cetak salinan untuk setiap ahli yang akan hadir bersama beberapa tambahan, dan serahkan salinan sebelum anda memulakan persembahan anda.
Nyatakan baki semua akaun yang dimiliki oleh kumpulan atau syarikat anda pada permulaan tempoh sejak mesyuarat terakhir anda. Nombor ini mestilah jumlah dolar bagi semua akaun. Jangan masukkan sen untuk membuat nombor mudah untuk memvisualisasikan dan ingat. Ini akan menawarkan titik permulaan yang baik untuk laporan yang lain.
Nyatakan pendapatan, atau wang yang anda ambil untuk tempoh tersebut. Jika anda bekerja di organisasi di mana pendapatan adalah sama atau serupa setiap bulan, anda tidak perlu mendalam tentang perkara ini. Jika anda mempunyai sumber pendapatan yang besar yang tidak biasa, anda perlu menjelaskan di mana wang ini berasal.
Terangkan perbelanjaan yang ada pada kumpulan anda untuk tempoh masa. Sama seperti dana masuk, dana keluar tidak perlu diterangkan dengan mendalam jika mereka menaikkan perbelanjaan yang diketahui oleh lembaga - contohnya, bil utiliti atau gaji pekerja. Sekiranya ada perbelanjaan besar yang luar biasa, pastikan untuk menjelaskan perbelanjaan dan kenapa perlu.
Nyatakan baki semua akaun, termasuk tunai di tangan dan pelaburan, sebagai kesimpulan anda. Angka ini adalah apa yang ahli lembaga akan digunakan sebagai asas untuk keputusan mengenai perbelanjaan semasa mesyuarat. Sebelum menamatkan, tanyakan jika sesiapa memerlukan sebarang penjelasan.
