Menyediakan dan menulis minit mesyuarat yang baik adalah kemahiran yang boleh diperoleh oleh sesiapa sahaja dengan sedikit penyediaan dan perhatian kepada perincian. Rekod mesyuarat yang tidak adil dan betul adalah keperluan undang-undang untuk banyak perniagaan. Sama ada anda menulis minit untuk perniagaan, politik, sosial atau organisasi sukarela, minit akan menjadi sebahagian tetap sejarah organisasi. Dalam banyak kes, minit disimpan selama bertahun-tahun, dekad dan kadang kala berabad-abad lamanya.
Perkara yang anda perlukan
-
Agenda
-
Senarai peserta
-
Pita perakam
-
Notebook
Tiba di mesyuarat awal dengan agenda mesyuarat, senarai peserta dan peralatan yang diperlukan untuk merakam minit. Pilih tempat duduk di dekat fasilitator mesyuarat. Duduk rapat dengan fasilitator mesyuarat membolehkan anda mendengar lebih baik dan meminta penjelasan dengan mudah.
Tanya jika anda boleh menggunakan perakam pita untuk merekodkan transkrip audio mesyuarat itu. Jika anda mengambil nota pada komputer, sahkan ia berfungsi dengan betul, dan mempunyai buku nota kertas dan alat penulisan untuk digunakan sebagai kaedah pengambilan nota cadangan sekiranya komputer gagal.
Catat tarikh dan masa mesyuarat dipanggil untuk dipesan. Catat intipati laporan pegawai dan laporan jawatankuasa. Biasanya, laporan penuh dilampirkan pada minit mesyuarat. Catat motions sebagaimana berlaku. Sertakan siapa yang memperkenalkan setiap usul, yang meminimumkan usul itu dan adakah usul itu diluluskan, yang dikenali sebagai "dibawa," atau gagal. Sekiranya item agenda dibentangkan - tidak bertindak semasa mesyuarat tetapi dipegang untuk masa yang akan datang, perhatikan siapa yang memperkenalkan usul untuk memajang item itu dan siapa yang menggantikan usul itu. Pengumuman rekod dan tarikh mesyuarat susulan.
Cari atau buat template minit mesyuarat. Organisasi anda mungkin sudah mempunyai templat minit mesyuarat. Jika tidak, anda boleh menggunakan salah satu daripada banyak templat minit mesyuarat yang tersedia dalam talian atau buat templat anda sendiri. Templat memerlukan garis tajuk, badan dan tandatangan. Tajuk termasuk nama organisasi dan tarikh, masa dan lokasi mesyuarat.
Buat badan template menggunakan agenda mesyuarat sebagai panduan anda. Termasuk perkara berikut dalam bahagian itu: statistik kehadiran, kelulusan minit mesyuarat terakhir, laporan pegawai dan jawatankuasa, perniagaan lama, perniagaan baru, pengumuman dan masa penangguhan.
Memastikan template termasuk garis tandatangan dan garisan tarikh bagi setiausaha dan pihak berkuasa yang meluluskan.
Sediakan minit anda menggunakan templat. Hilangkan terperinci yang berlebihan. Rakam apa yang telah diputuskan, siapa yang akan melakukan tindakan itu, apabila ia tiba dan bagaimana organisasi akan tahu apabila tindakan itu selesai. Selepas anda melengkapkan draf pertama anda, semak transkrip audio mesyuarat untuk memastikan anda menangkap semua yang diperlukan. Kemudian edit minit anda.
Minit adalah rekod tindakan yang diambil oleh organisasi. Ia bukan satu rekod mengenai segala yang dikatakan, iaitu transkrip. Pastikan minit profesional anda. Jangan masukkan pendapat, penghakiman atau tafsiran anda. Ungkapan seperti "perdebatan hangat" dan "komen hebat" tidak mempunyai tempat dalam minit mesyuarat profesional. Jangan sekali-kali termasuk gerakan yang ditarik balik.
Lampirkan laporan pegawai dan jawatankuasa pada minit yang telah anda selesaikan. Buat jumlah salinan yang diperlukan. Sekiranya boleh, edarkan minit mesyuarat sebelum mesyuarat seterusnya supaya penambahan dan / atau pembetulan dapat dibuat dengan cepat.
Petua
-
Semak peserta ke senarai anda semasa mereka tiba di mesyuarat. Rekod pencapaian serta kebimbangan. Sahkan nama dieja dengan betul. Simpan salinan sandaran minit anda. Jangan takut untuk meminta penjelasan.
