Menulis surat rasmi ke lembaga - sama ada lembaga sekolah atau perbadanan antarabangsa - mungkin kelihatan seperti tugas yang sukar pada pandangan pertama. Memecahnya ke dalam langkah-langkah yang kecil dan boleh diurus, bagaimanapun, menjadikannya proses yang lebih mudah daripada yang anda jangkakan pada awalnya. Surat rasmi kepada lembaga berikut semua peraturan surat perniagaan. Adalah penting untuk memastikan surat anda pendek dan tepat. Surat rasmi tidak boleh lebih daripada satu laman panjang, jadi jika huruf anda melebihi itu, teruskan penyuntingan sehingga anda mendapatkannya ke fakta dasar.
Tuliskan senarai perkara yang anda akan masukkan dalam surat anda ke papan. Jika, sebagai contoh, anda menulis kepada lembaga untuk meminta wang untuk perjalanan kelas, nyatakan yang pelajar akan terlibat dan di mana dan kapan ia akan berlaku.
Format surat rasmi adalah seperti berikut: alamat kembali, tarikh, alamat dalam, salam, surat dan penutup. Margin satu inci perlu ditinggalkan di semua empat bahagian halaman.
Gunakan format blok dan mulakan semua teks di sebelah kiri halaman. Daripada indenting, biarkan satu baris kosong antara setiap bahagian surat ke papan.
Tulis pada kepala surat sekiranya boleh. Jika, bagaimanapun, anda tidak mempunyai surat, masukkan alamat anda di sudut kiri atas. Masukkan baris kosong dan kemudian taipkan tarikh.
Masukkan alamat dalam dewan, alamat yang sama yang muncul di sampul surat, kerana ini memisahkan huruf perniagaan dari yang ramah. Tanpa alamat di dalam orang mungkin keliru tentang siapa yang dimaksudkan dengan huruf itu.
Taipkan salam. Dalam hal ini ia akan menjadi "Pengerusi Yang Terhormat dan Ahli Lembaga Kraf Dunia,". Kemungkinan lain ialah "Ahli-ahli yang dihormati Lembaga Kraf Dunia,"
Dapatkan terus ke titik. Jangan repot-repot dengan orang yang ingin hari yang menyenangkan atau bertanya tentang kesihatan mereka. "Saya menulis kepada lembaga untuk" menunjukkan bahawa anda bermaksud perniagaan.
Mengekalkan nada perniagaan seperti formal dalam surat anda kepada lembaga. Jauhkan diri dari isu peribadi dan berpegang kepada fakta.
Pastikan perenggan dan ayat anda pendek dan ingat untuk memulakan perenggan baru apabila anda mengubah idea dalam surat anda ke lembaga. Elakkan kalimat-kalimat yang bertele-tele dan jangan gunakan perkataan yang besar apabila yang kecil akan lakukan.
Tutup surat anda ke papan dengan "ikhlas," dan perhatikan bahawa ia diikuti dengan koma. Satu lagi penutupan rasmi yang diterima adalah "Anda ikhlas,".
Tinggalkan tiga atau empat baris untuk tandatangan anda, kemudian taipkan nama anda. Jika anda menyalin surat tersebut kepada orang lain, tambah "Cc" dan senaraikan nama mereka.
Biarkan surat anda di papan duduk selama 24 jam dan kemudian membetulkan sebarang tatabahasa atau menaip kesilapan. Baca surat anda dengan kuat dan menilainya untuk nada dan kandungan formal. Edit dengan sewajarnya.
