Beberapa situasi lebih tidak selesa daripada perlu memberitahu pekerja atau pelanggan, "Tidak." Perniagaan orang sering merasakan bahawa keengganan untuk mematuhi permintaan membuat perasaan tidak enak tentang mereka dan perniagaan, yang boleh menjejaskan jualan masa depan. Lebih buruk lagi, apabila pelanggan atau pekerja merayu keputusan anda mungkin mendapati diri anda tidak pernah berkata tidak sekali, tetapi dua kali. Pada ketika ini, penulis bimbang tentang nada yang betul untuk digunakan dan berapa banyak maklumat yang dapat didedahkan, supaya surat-menyurat itu tidak menimbulkan pertanyaan lanjut atau tindakan undang-undang.
Dapatkan sekeping surat syarikat untuk digunakan untuk balasan anda. Tanggapan kepada rayuan mewakili perkataan akhir mengenai perkara itu, dan menggunakan surat rasmi membantu menyampaikan kesan kuasa.
Taipkan tarikh, langkau ruang dan taipkan nama dan alamat penuh penerima.
Langkau ruang lain, taipkan "Dear Mr./Ms.(insert nama)" yang diikuti oleh kolon. Jika anda merasakan kekukuhan istimewa diperlukan, omit "sayang" dan hanya taipkan nama penerima. Langkau ruang lain.
Dalam perenggan pertama, beritahu penerima segera jika rayuannya diberikan, dan terangkan secara ringkas mengapa dia menerima permintaannya.
Jika anda tidak memberi rayuan, terima kasih kepada penerima kerana minatnya terhadap perniagaan anda atau kerja kerasnya, dan pada akhir perenggan memberinya berita buruk. Menetapkan berita buruk pada akhir perenggan membolehkan anda peluang untuk melembutkan pukulan yang pertama, yang membantu mempertahankan muhibah penerima. Jelaskan rasional untuk menafikan permintaan secara ringkas; elakkan memberikan terperinci sehingga penerima boleh meneliti dasar dan meneka kedua-dua anda.
Berikan sebarang maklumat susulan tambahan dalam perenggan kedua. Jika anda menafikan rayuan, beritahu dia bahawa keputusan anda adalah muktamad dan perkara itu ditutup.
Taip "Hormat," atau "Ikhlas," dan luncurkan tiga ruang baris. Cetak surat dan tandatangan di atas nama anda dalam dakwat biru atau hitam. Kekalkan salinan surat untuk rekod anda.
Hantar surat itu melalui surat yang diperakui untuk menyimpan rekod balasan anda dan bukti bahawa penerima menerima surat tersebut. Rekod ini mungkin penting sekiranya perkara itu berlaku ke mahkamah.
