Memo - pendek untuk memorandum - adalah komunikasi bertulis yang mencatat maklumat untuk dikongsi dengan sekumpulan orang dalam suasana profesional. Walaupun memo dapat diformatkan dalam pelbagai templat, penting untuk memasukkan bahagian penting dalam memo supaya memo anda berfungsi sebagai alat komunikasi yang efektif.
Tajuk
Memo mesti mempunyai tajuk yang menentukan penghantar, penerima, tarikh dan subjek. Apabila anda memasukkan nama individu pada memo, tulis jawatannya selepas itu. Sertakan tajuk tugas anda sendiri selepas nama anda dalam medan "Dari". Tajuk itu berjalan di bahagian atas memo, sebelum teks itu. Jika memo itu mendesak, ia mungkin menjadi amalan biasa di pejabat anda untuk menulis perkataan "Urgent" di bahagian atas tajuk.
Gambaran keseluruhan, yang datang selepas tajuk, secara ringkas menerangkan kandungan memo. Dalam gambaran keseluruhan, memperkenalkan tujuan memo, seperti untuk membentangkan idea atau bertindak balas kepada tugas yang diberikan kepada anda. Gambaran keseluruhan memberikan pembaca idea asas tentang apa memo itu supaya dia dapat memutuskan sama ada untuk membaca memo dengan segera atau lambat.
Konteks
Seksyen konteks memo memberikan latar belakang kepada maklumat yang dikemukakan. Ini membantu pembaca memahami sambungan memo kepada urusan perniagaan. Sebagai contoh, anda mungkin menulis, "Disebabkan oleh protokol teknologi canggih …" Frasa ini, dan orang lain seperti itu, membantu pembaca meletakkan memo ke dalam konteks dengan apa lagi yang sedang berlaku dalam perniagaan.
Tugas dan Resolusi
Jika tujuan memo anda adalah untuk menerangkan tugas-tugas yang anda akan lakukan sebagai tindak balas kepada konteks, anda boleh mengatakan demikian di bahagian seterusnya memo. Sebagai contoh, anda boleh berkata, "Saya akan meneliti penyelidikan pasaran untuk teknologi …" Ini memberikan pembaca idea mengenai langkah seterusnya yang anda ambil. Jika memo anda menyampaikan resolusi, anda mungkin menulis, "Penemuan saya menyimpulkan bahawa teknologi baru tidak akan memberi manfaat kepada syarikat kami kerana …"
Butiran
Beberapa memo memanggil kemasukan maklumat. Jika anda perlu memasukkan maklumat statistik, data atau penyelidikan pasaran, berikan butiran ini dalam perenggan baru. Idea sokongan ini dikenali sebagai bahagian perbincangan memo.
Kesimpulannya
Bungkus memo anda dengan kesimpulan ringkas yang memberitahu pembaca apa yang anda harapkan dia memperoleh dari membacanya. Segmen penutup juga harus membiarkan pembaca mengetahui bahawa anda mengalu-alukan soalan atau komen untuk perbincangan.
Lampiran
Jika anda merujuk kepada graf, carta, dasar, laporan, minit atau dokumen perniagaan lain dalam memo anda, lampirkannya di bahagian belakang memo. Sertakan pada halaman memo nota di bahagian bawah yang satu atau lebih dokumen dilampirkan.
