Surat perniagaan peribadi ditulis dari individu kepada syarikat atau organisasi. Surat sedemikian boleh ditulis untuk beberapa sebab: untuk menyelesaikan masalah seperti kesilapan pada rang undang-undang; untuk meminta pengembalian atau pertukaran sesuatu produk; untuk memuji kerja yang baik seorang pekerja; atau untuk meminta sumbangan masa, wang, produk atau perkhidmatan untuk faedah. Apapun alasannya, surat perniagaan peribadi ditulis pada kertas kosong, bukan pada surat. Pertimbangkan perkara berikutnya apabila anda perlu menulis satu lagi.
Persediaan Halaman
Gunakan margin 1 inci di atas, bawah dan sisi halaman anda. Jika surat perniagaan peribadi anda pendek, tambahkan margin teratas kepada 2 inci dan sisi hingga 1½ inci. Gunakan font yang mudah dibaca seperti Times New Roman, Arial atau Cambria pada saiz font 11 atau 12 titik. Ruang satu ruang anda.
Gaya Surat
Jika menggunakan gaya huruf blok, semua baris bermula pada margin kiri. Untuk gaya blok yang diubahsuai, mulakan tarikh dan tutup garisan di tengah halaman dan bukan margin kiri.
Alamat dan Tarikh Anda
Alamat anda (juga dipanggil alamat penghantar) bermula pada baris pertama halaman, dan semua istilah yang biasanya disingkat seperti jalan, apartmen atau boulevard harus dinyatakan (untuk formaliti). Jangan lupa koma di antara nama bandar anda dan singkatan dua huruf di negeri anda. Jangan biarkan ruang kosong antara baris terakhir alamat anda dan tarikh, iaitu hari surat selesai atau dihantar. Taipkan bulan, hari dan tahun pada baris pertama, ejaan bulan. Sebagai contoh, taipkan "27 September 2008" dan bukannya "27 September 2008" atau "9/27/08." Jangan lupa koma antara tarikh dan tahun. Sekiranya anda menggunakan gaya blok diubah suai, mulakan menaip alamat anda di tengah halaman dan bukan margin kiri.
Nama Penerima, Nama Syarikat dan Alamat
Empat baris (atau 1 inci) di bawah tarikh, taipkan nama penerima yang bermula dengan "Encik" atau "Cik" Gunakan kedua-dua nama pertama dan terakhir, diikuti dengan koma dan tajuk penerima (cth., Pengurus, Penyelia, Penyelaras). Pada baris seterusnya taipkan nama syarikat, diikuti dengan alamat syarikat (juga dipanggil alamat dalam) tanpa menggunakan singkatan kecuali negara.
Salam
Satu baris kosong kemudian, taipkan salam dengan menggunakan nama yang sama yang digunakan di alamat dalam, bermula dengan "Dear." Salam dari surat perniagaan peribadi harus berakhir dengan usus besar. Sebagai contoh, "Dear Ms. Lucinda Jones:"
Badan
Dalam surat perniagaan peribadi, badan bermula pada baris kosong berikutan salam. Ruang tunggal dan kiri-mewajarkan setiap perenggan dalam badan, meninggalkan garis kosong antara perenggan. Kesimpulan adalah kunci: Mulailah dengan pembukaan mesra diikuti dengan tujuan surat itu. Perenggan kedua harus membenarkan tujuan itu; berikan butiran seperti nombor akaun, nombor invois, tarikh penghantaran atau perkhidmatan, dan nama produk atau pekerja untuk membantu pembaca dan penyebab anda. Sediakan latar belakang dan maklumat sokongan yang penting sahaja, dengan mengingati pembaca anda sibuk. Perenggan terakhir harus menyatakan tujuannya (dari perenggan pertama) dan jika perlu, permintaan beberapa jenis tindakan.
Penutupan dan Penyimpanan Rekod
Penutup surat perniagaan peribadi anda harus dibiarkan dibenarkan kecuali anda menggunakan gaya blok diubahsuai, yang memerlukan permulaan penutupan di tengah halaman. Jika penutupan anda adalah lebih daripada satu perkataan (contohnya, "Terima kasih" atau "Yang ikhlas anda") gunakan huruf pertama huruf pertama dan gunakan koma selepas kata terakhir, bukan titik besar seperti yang dicadangkan selepas salam. Tiga baris kosong kemudian taipkan nama penuh anda. Anda boleh mencetak surat anda dan menandakan nama anda secara fizikal antara penutupan dan nama ditaip anda jika anda mahu. Surat perniagaan peribadi direkodkan komunikasi antara anda dan perniagaan. Oleh itu, adalah idea yang baik untuk menyimpan salinan surat perniagaan peribadi yang anda tulis. Sekiranya anda prihatin dengan kedatangan mereka melalui surat, sahkan mereka di pejabat pos sebelum menghantarnya supaya anda tahu apabila syarikat itu menerima surat anda.
