Walaupun e-mel cepat dan panggilan telefon mencukupi untuk banyak tujuan perniagaan, masih terdapat beberapa perkara yang perlu ditangani dengan kepastian dan profesionalisme surat. Situasi yang berbeza memanggil huruf yang berbeza, dan sementara terdapat banyak alasan yang berbeza, anda mungkin mendapati diri anda perlu menulis surat profesional, dapat membantu membiasakan diri dengan beberapa jenis huruf bisnis yang lebih umum terlebih dahulu.
1. Surat Penempatan Pesanan
Seperti namanya, surat penempatan pesanan ditulis untuk membuat pesanan barang. Huruf-huruf ini sangat umum, tetapi ia juga sangat formal dan harus ditulis dengan cara yang sangat tepat dan khusus, itulah sebabnya ia berguna untuk mencari template untuk surat-surat ini sebelum menulis satu.
2. Surat Jualan Pengenalan
Apabila anda ingin menjual produk kepada pelanggan baru, anda perlu memperkenalkan diri anda. Ini sangat mirip dengan cara anda memperkenalkan diri kepada seseorang di pesta kerana anda ingin membuat kesan pertama yang hebat dalam kedua-dua situasi. Anda ingin menunjukkan kepada pelanggan sasaran apa produk atau perkhidmatan yang anda tawarkan, bagaimana ini boleh membantu mereka dan apa yang menjadikan perniagaan anda berbeza dari orang lain.
3. Pengumuman Surat Pekeliling
Pekeliling dinamakan begitu kerana ia diedarkan kepada khalayak yang besar. Dalam erti kata lain, walaupun kebanyakan surat adalah surat persendirian antara dua atau lebih pihak, pekeliling diedarkan kepada kumpulan besar sekaligus. Kerana ini dimaksudkan untuk banyak pembaca, mereka harus ditulis untuk ahli audiens target anda. Ingatlah untuk memastikan mereka cukup generik untuk merayu kepada semua orang yang menerima mereka.
4. Surat Pengakuan
Surat-surat ini dihantar hanya untuk mengakui bahawa syarikat anda menerima dokumen atau pakej perniagaan. Mereka pada asasnya beroperasi sebagai resit dan harus dihantar sebaik sahaja item itu diterima.
5. Surat Pengikut
Surat susulan boleh dihantar selepas banyak jenis surat-menyurat. Pemohon kerja boleh menghantar susulan selepas temuduga. Jurujual boleh menghantar satu atau dua minggu selepas menghantar surat jualan pengenalan. Mereka boleh dihantar selepas mesyuarat untuk mengulangi perjanjian yang dibuat oleh kedua-dua pihak. Pada asasnya, ini hanya berfungsi untuk mengingatkan penerima komunikasi terlebih dahulu dan mendesak kemajuan pada langkah seterusnya hubungan atau projek.
6. Surat Apologi Perkhidmatan Pelanggan
Dalam dunia perniagaan, kadang-kadang perkara yang salah. Sama ada ia adalah kesalahan syarikat anda dan sama ada atau tidak ia boleh dicegah, surat maaf boleh pergi jauh dalam memperbaiki hubungan dengan pelanggan yang salah. Surat-surat ini sering melalui jabatan undang-undang untuk memastikan syarikat tidak mendedahkan dirinya kepada liabiliti undang-undang.
7. Surat Kepentingan
Walaupun surat minat yang paling sering digunakan oleh pencari kerja memberitahu majikan kepentingan mereka dalam kedudukan dengan syarikat, mereka juga boleh digunakan untuk menyatakan bahawa syarikat anda berminat untuk bekerja pada projek tertentu dengan syarikat lain atau organisasi bukan untung.
8. Hurol of Condolence
Sama ada meratapi kehilangan pekerja, saingan, rakan kongsi atau orang lain dalam lingkaran profesional anda, surat ucapan takziah tidak mudah untuk ditulis tetapi boleh menjadi isyarat yang menyentuh kepada mereka yang paling banyak terkena kematian.
9. Memorandum Dalam Pejabat
Walaupun memo sering tidak rasmi, komunikasi dalaman seperti surat perniagaan dari satu pekerja ke yang lain. Memo boleh ditulis pada hampir mana-mana subjek, mulai dari penambahan kod pakaian ke pelanggaran pekerja yang serius.
10. Surat Peribadatan
Walaupun ia sentiasa baik untuk memuji pekerja yang pergi ke atas dan seterusnya, ini harus dikhaskan untuk tindakan yang benar-benar luar biasa kerana lebih kerap mereka dibelanjakan, kurang bermakna kepada mereka yang menerima mereka.
