Jika tugas anda memerlukan taklimat berkala kepada pengurus atau kepimpinan kanan pada fungsi jabatan anda, kemungkinannya anda dapat membahagikan tugas ini kepada pihak, atau segmen tiga bulan. Banyak organisasi menggunakan tempoh suku tahunan untuk operasi perakaunan dan kewangan, jadi mereka memerlukan taklimat yang sepadan dengan bingkai masa ini. Laporan suku tahunan harus mengandungi ringkasan eksekutif dan maklumat tentang kemajuan, highlight, cabaran dan sasaran perniagaan yang dicapai dalam tempoh tersebut. Anda mungkin termasuk rujukan anekdot yang dapat membawa laporan anda ke kehidupan melalui peristiwa sebenar yang terjadi pada suku tersebut.
Kajian Laporan Suku Tahunan Sebelumnya
Jika ini adalah laporan suku pertama yang anda tulis, semak semula laporan terdahulu - suku tahunan atau tahunan. Mungkin terdapat maklumat akhir tahun yang anda ingin bawa ke laporan suku tahun ini. Juga, terdapat format pilihan untuk laporan suku tahun anda. Mungkin baik jika anda akan memasukkan maklumat tambahan, yang berkaitan; Walau bagaimanapun, berpegang pada format yang sama melainkan jika diperintahkan sebaliknya. Sekiranya anda belum mempunyai templat dari laporan terdahulu, buatlah satu, supaya anda tidak mencipta langkah seterusnya pada suku tahun berikutnya.
Tentukan Sumber Maklumat Anda
Kecuali laporan suku tahunan semata-mata di dalam kawasan anda, kemungkinan anda akan memerlukan maklumat dari sumber atau jabatan lain. Contohnya, jika laporan anda memerlukan data kewangan, hantarkan seksyen perakaunan atau kewangan dan minta data yang anda perlukan untuk suku tersebut. Sekiranya terdapat data yang tersedia untuk suku sebelumnya, mintalah untuk itu sekiranya anda ingin membuat perbandingan antara dua suku.
Tinjau Semula Perniagaan untuk Pelaporan
Kumpulkan maklumat mengenai topik perniagaan yang anda semak dalam laporan suku tahunan anda. Contohnya, jika anda seorang pengurus projek firma perundingan dan tujuan laporannya adalah untuk mengemaskini pasukan kepimpinan mengenai kemajuan untuk beberapa pertunangan yang berbeza, pertimbangkan menyenaraikan nama setiap klien, diikuti dengan jenis penglibatan sebagai subtopik seperti ini:
- Nama Klien, jenis penglibatan; contohnya, Jurulatih Eksekutif
- Nama Klien, jenis penglibatan; contohnya, Bengkel Pembangunan Pasukan
- Nama Klien, jenis penglibatan; contohnya, Penilaian Organisasi
Bagi setiap subtopik, berikan penerangan singkat tentang pertunangan itu, termasuk kakitangan yang ditugaskan untuk masing-masing. Jika anda pengurus projek, sertakan nama anda dan nama pelanggan yang anda perkatakan dalam tempoh ini, serta huraian aktiviti anda sebagai pengurus projek. Terangkan aktiviti-aktiviti lain dalam pertunangan itu, seperti bilangan jam setiap perunding yang ditugaskan bekerja dan matlamat, objektif dan pencapaian untuk setiap pertunangan. Sebagai contoh, anda boleh menulis,
"Konsultan ABC John Doe mencipta aktiviti pembangunan pasukan untuk bengkel 1 Februari 2019. Matlamat bengkel ini adalah untuk mengkaji semula hasil dari penilaian organisasi yang dijalankan pada 1 Disember 2018, dan memudahkan kegiatan untuk mengembalikan anggota pasukan ke misi organisasi. "
Anda menjadi hakim mengenai berapa banyak detail yang perlu anda berikan, berdasarkan panjang dan format laporan suku tahunan anda. Bahagian ini membentuk komponen naratif laporan anda.
Spreadsheet berguna
Selain menjadi berguna dalam membentangkan gambaran kewangan untuk laporan suku tahun anda, spreadsheet dihargai oleh pembaca yang mengambil berat tentang perkara utama. Anda tidak perlu memasukkan berbilang halaman dengan laporan naratif anda, tetapi gambaran kuantitatif aktiviti suku tahunan memberikan pembaca kemajuan perniagaan di kawasan anda. Dengan menggunakan contoh yang sama, jika anda melaporkan beberapa pertunangan, spreadsheet anda dapat mencerminkan belanjawan permulaan, analisis terbakar, kos hingga kini dan belanjawan anggaran untuk penyelesaian dalam kedua-dua dolar dan peratusan.
Tulis Pengenalan dan Kesimpulan
Sebaik sahaja anda telah mengumpulkan semua maklumat untuk laporan anda dan menyediakan draf, tulis pengenalan dan kesimpulan anda. Pengenalan harus merangkumi tempoh laporan anda, sumber maklumat, jabatan atau projek dan penonton. Jika laporan anda panjang atau kompleks, tulis ringkasan eksekutif yang mengandungi maklumat yang paling relevan dalam ringkasan satu halaman. Kesimpulannya harus menyatakan semula sorotan pada suku tersebut, dan juga menjelaskan secara ringkas apa-apa isu penting yang dihadapi pada suku dan ramalan untuk suku tahun berikutnya.
