Mesyuarat berlangsung di mana-mana sahaja ada orang. Jemaat, sekolah dan perniagaan semuanya mengadakan mesyuarat untuk satu sebab atau yang lain. Apabila minit diambil dengan betul, mereka dapat dengan mudah disampaikan kepada anggota lain mesyuarat yang perlu mendengar sesuatu yang spesifik sekali lagi, terutama satu atau dua hari selepas mesyuarat. Seperti yang kita boleh cuba kita tidak akan ingat segala-galanya. Itulah mengapa mengambil minit dengan betul pada mesyuarat adalah sangat penting.
Mengambil Minit
Semak untuk melihat apakah perniagaan, gereja atau sekolah anda mempunyai format yang diperlukan untuk mengambil minit mesyuarat. Beberapa tempat perniagaan mempunyai cara tertentu yang mereka suka melakukan sesuatu, walaupun ia berbeza dari piawai sedikit. Pastikan anda mengikuti format yang diminta.
Duduk di tempat di mana anda dapat melihat dan mendengar semua orang. Sukar untuk menulis minit apabila anda mencari siapa yang berkata apa. Duduk di lokasi pusat adalah lebih baik jika bilik itu agak besar tanpa penguatan. Duduk di bahagian depan bilik apabila kumpulan besar menggunakan mikrofon.
Tulis tarikh di kertas anda. Sediakan kertas dan pen anda sebelum mesyuarat bermula untuk menghalang anda kehilangan sesuatu yang penting pada permulaannya. Juga, tuliskan jika mesyuarat ini mengenai topik atau masalah tertentu. Juga, dengan cepat senaraikan susunan tempat duduk jika ahli-ahli agak kurang. Ini juga akan membantu anda kemudian apabila mengambil perhatian siapa yang mengatakan apa.
Catat semua orang yang ada di situ. Pastikan anda menuliskan salah satu yang bertanggungjawab ke atas mesyuarat itu dan juga orang-orang yang tidak dapat hadir untuk beberapa sebab atau yang lain. Sekiranya boleh, sediakan garis panduan terlebih dahulu untuk memberi anda sesuatu yang perlu diikuti semasa mengambil minit semasa mesyuarat.
Tulis siapa yang mengatakan perbincangan idea atau topik dan keputusan mengenai perbincangan tersebut. Sekiranya undi berlaku, tulis siapa yang mempersembahkan undi, yang meminimumkannya dan juga apa keputusan undi itu, seperti 4 tidak ada untuk 9 ya.
Jangan merekodkan segala-galanya semasa mesyuarat. Hanya tuliskan idea dan topik secara ringkas. Anda akan memandu diri anda gila jika anda cuba menulis setiap kata setiap orang.
Ambil semula minit anda sebaik sahaja mesyuarat mungkin. Ini menghalang kesilapan dan kehilangan ingatan. Pastikan anda menyemak semula ejaan anda sebelum mencetak minit dan menyerahkannya kepada mereka yang berada di mesyuarat tersebut.
