Sama ada mesyuarat kakitangan atau salah satu yang melibatkan pengurus, pekerja, CEO dan pelabur, seseorang perlu berada di sana untuk merakamkan mesyuarat dan berkongsi maklumat dengan orang lain yang tidak berada di sana. Dan kerana kenangan dapat pendek, minit mesyuarat juga menjadi peringatan kepada mereka yang hadir mengenai isu-isu yang dibincangkan, keputusan yang dibuat dan tindakan orang yang patut diambil. Oleh sebab minit berfungsi sebagai panduan untuk urusan perniagaan masa depan, penting untuk dianjurkan dan memasukkan maklumat yang tepat. Itu bermula dengan alat yang boleh dipercayai.
Pilih Alat Anda
Ketika datang untuk memilih alat, pilih yang paling sesuai untuk anda dan akan membolehkan anda tetap berada di atas apa yang terjadi pada pertemuan itu dan mengambil nota koheren. Bagi sesetengah orang, itulah komputer riba atau komputer tablet; untuk orang lain, itu buku nota dan pen. Mempunyai peranti rakaman seperti perakam suara atau telefon pintar dengan aplikasi rakaman juga boleh membantu anda mengkaji semula mesyuarat kemudian. Jika anda menggunakan telefon pintar, tablet atau komputer, matikan sebarang bunyi, permainan atau aplikasi media sosial supaya anda tidak terganggu semasa mesyuarat. Alat tersebut dapat membantu anda mencatat nota lebih cepat - tetapi anda harus selalu mempunyai notebook dan beberapa pen atau pensil di tangan sebagai sandaran.
Gunakan Templat
Membangun templat boleh membantu menjimatkan masa anda, kerana anda tidak perlu menghabiskan momen berharga semasa pertemuan menulis topik yang dibincangkan. Program komputer, termasuk Microsoft Office, menawarkan template mesyuarat perniagaan yang anda boleh gunakan - atau anda boleh mengembangkan dokumen kosong anda sendiri menggunakan agenda yang anda terima sebelum mesyuarat. Templat ini biasanya mempunyai bahagian yang termasuk "Hadir," "Item Tindakan," "Perniagaan Baru" dan sebagainya, tetapi periksa dengan majikan anda untuk mengetahui sama ada item lain diperlukan, seperti nama pemegang saham yang menghadiri, nama-nama tetamu dan lokasi mesyuarat. Di bahagian atas setiap bahagian, buat kotak kecil dengan perkataan "Time" di dalamnya, supaya anda boleh menuliskan masa bahagian itu bermula. Pada komputer, simpan templat dalam Word atau format edit lain, meninggalkan beberapa ruang kosong di setiap bahagian. Jika anda mencipta templat untuk mencetak dan kemudian isi dengan tangan, biarkan ruang yang mencukupi di setiap bahagian. Apabila anda menulis nota tergesa-gesa, anda akan sering menulis lebih besar dan mengambil lebih banyak ruang daripada yang anda lakukan jika anda mempunyai lebih banyak masa.
Apa yang perlu dimasukkan dan apa yang perlu dikeluarkan
Tujuan mengambil minit di mesyuarat bukanlah untuk merekodkan setiap perkara yang dibincangkan orang, tetapi untuk merekodkan perkara-perkara yang berlaku, mencadangkan "Peraturan Peraturan Robert," sebuah buku pendek yang menggariskan bagaimana mengendalikan mesyuarat parlimen. Buku ini sering digunakan oleh bukan keuntungan dan perniagaan sebagai panduan untuk menjalankan mesyuarat. Dari segi nota mesyuarat, jangan buang masa anda menuliskan setiap hujah seseorang yang dibuat untuk atau terhadap tindakan perniagaan tertentu, sebagai contoh. Apabila seseorang membuat usul, misalnya, tuliskan kata-kata tepat gerakan, siapa yang membuatnya, dan keputusan akhir undi. Walau bagaimanapun, anda tidak perlu menulis komen semua orang untuk atau menentang gerakan itu. Apabila seseorang membuat laporan, tulis siapa yang membuat laporan tersebut, nama laporan, ringkasan ringkas laporan, dan tindakan yang diambil. Dan kerana anda mengambil "minit," tulis juga masa keputusan dibuat, serta masa orang mula membincangkan perkara itu.
Membangunkan Shorthand
Walaupun anda tidak menulis setiap perkara yang berlaku, kadang-kadang tindakan dalam mesyuarat mungkin berjalan lebih cepat daripada yang anda dapat. Apabila itu berlaku, gunakan kencang anda sendiri. Sebagai contoh, anda mungkin menggunakan singkatan perkataan perniagaan biasa, seperti "mgmt" untuk pengurusan atau "prod" untuk produk atau produktiviti. Gunakan inisial untuk orang yang terlibat dalam mesyuarat itu, seperti "JS" untuk John Smith. Simbol-simbol seperti tanda tanya juga boleh menjadi landasan untuk "soalan." Sebagai contoh, anda mungkin menulis "JS?" untuk menunjukkan bahawa John Smith mengajukan pertanyaan. Kembangkan keseimbangan anda sendiri, kemudian menterjemahkannya kepada segi yang semua orang dapat memahami sebelum anda menerbitkan nota mesyuarat.
