Setiap perniagaan dan orang yang bekerja dengan orang awam mesti berkomunikasi dengan orang ramai pada satu ketika. Tetapi ia tidak sesuai untuk parti untuk memisahkan sumbernya di antara perniagaan utamanya dan menjelaskan perniagaan itu ke dunia - di mana agensi perhubungan awam masuk. Sebarang agensi PR bernilai garamnya akan menggunakan pelbagai kaedah untuk menjadi wajah dan suara yang berkesan untuk pelanggan yang diwakilinya.
Mendapatkan Halaman Sama sebagai Pelanggan
Sebelum agensi PR dapat keluar mesej bagi pihak klien, ia mesti mengetahui mesej itu. Wakil-wakil PR duduk bersama pelanggan mereka pada permulaan hubungan untuk mencari tahu segala-galanya mengenai operasi mereka. Untuk perniagaan, maklumat itu termasuk pernyataan misi umum mereka, produk, perkhidmatan dan cara mereka membawa mereka ke pasaran. Untuk tokoh awam, ini termasuk maklumat mengenai projek profesional orang itu, serta butiran peribadi peribadi yang boleh mempengaruhi pendapat umum. Bagi semua pelanggan, agensi ini mewujudkan protokol untuk bertukar maklumat agar tidak melepaskan peluang untuk membentangkan perkembangan baru kepada orang ramai.
Menulis Siaran Akhbar
Produk asas yang keluar dari agensi PR adalah siaran akhbar, maklumat mengenai syarikat yang diberikan kepada agensi berita untuk penerbitan. Agensi berita menyukai siaran akhbar, terutamanya pada hari berita lambat, kerana ia bermakna kurang kerja untuk mengisi ruang dalam kertas. Kaveat adalah bahawa siaran akhbar memerlukan sedikit perubahan penyuntingan - jika tidak, editor berita tidak akan membazir masa yang berharga mengenai maklumat mungkin tidak penting. Satu cara untuk mengukur kualiti agensi PR adalah dengan meminta sampel siaran akhbar dan meneliti mereka terhadap garis panduan gaya Associated Press. Jika siaran tidak dapat dibezakan dalam format dari artikel berita sebenar, dan anda masih berjalan dengan kesan positif organisasi yang diwakili dalam siaran, agensi itu telah melakukan tugasnya dengan baik. Tetapi tidak seperti artikel berita yang sebenarnya, tidaklah penting bahawa siaran akhbar mengandungi petikan yang tepat. Seringkali, penulis perhubungan awam membuat sebut harga - tetapi hanya bagi pihak klien - dan mencari kelulusan daripada pelanggan sebelum siaran akhbar tersebut dihantar ke agensi berita.
Menubuhkan Hubungan dengan Agensi Berita
Agensi-agensi PR perlu menyimpan senarai agensi berita yang mereka hantar siaran akhbar. Tetapi, lebih penting, profesional perhubungan awam menubuhkan hubungan bercakap dengan wartawan yang mencari maklumat tentang klien untuk artikel. Profesional PR adalah pintu masuk untuk semua maklumat yang keluar dari organisasi yang mereka wakili. Ini bermakna agensi PR akan menjadi kenalan pertama para wartawan untuk mendapatkan maklumat tentang klien, dan agensi itu akan bertindak sebagai jurucakap untuk klien atau meletakkan wartawan berhubung dengan orang yang sesuai dalam organisasi pelanggan. Kadang-kadang, seorang pekerja dengan agensi bertindak sebagai pihak ketiga dalam satu temu bual untuk memandu soalan dan jawapan dalam arah yang positif.
Menguruskan Kehadiran Media Sosial
Dengan perkembangan media sosial, peranan profesional perhubungan awam telah diperluaskan untuk merangkumi perwakilan pelanggan dalam talian. Jika pelanggan mempunyai blog, profil Facebook atau Twitter, agensi PR harus mempunyai akses kepadanya; jika pelanggan tidak mempunyai, agensi harus menubuhkan satu. Tidak seperti siaran akhbar, kehadiran media sosial adalah langsung kepada orang ramai. Akibatnya, agensi tidak perlu risau tentang mematuhi format berita atau kelihatan berat sebelah bagi pihak pelanggan, kerana tidak ada yang mengharapkan tokoh atau syarikat awam untuk tidak memukul tanduknya sendiri. Seperti tugas jurucakap atau sebutan dalam siaran akhbar, kemas kini media sosial harus ditulis seolah-olah maklumat itu langsung dari pelanggan, berbanding dengan perspektif pihak ketiga yang disewa.
