Pertubuhan bukan untung bergantung kepada sumbangan dalam bentuk wang tunai dan wang tunai. Melibatkan penderma yang berpotensi dalam surat yang profesional tetapi membuat sambungan pribadi kepada penerima. Tekankan kerja yang baik organisasi dan bagaimana ia akan menggunakan bekalan yang diminta. Beritahu penderma bagaimana untuk membuat sumbangan.
Buat Sambungan
Terangkan mengapa organisasi anda penting kepada penderma yang berpotensi. Sekolah yang memerlukan bekalan untuk program akademik ekstrakurikuler atau terasnya harus mencari sumbangan dari ibu bapa dan teman sekolah. Dalam surat tersebut, tekankan pautan ini. Ingatkan ibu bapa bahawa mereka di sekolah itu komited untuk menyediakan peluang pendidikan terbaik untuk anak-anak mereka. Jika meminta perniagaan tempatan, ingatkan mereka bahawa sekolah adalah sebahagian daripada komuniti yang sama dan sumbangan bekalan dapat menunjukkan perniagaan itu komited kepada pelanggan dan keluarga mereka.
Menggalakkan Kerja
Nyatakan mandat organisasi dan huraikan keputusannya. Tempat perlindungan haiwan tempatan boleh termasuk perenggan yang menggariskan program penjagaan kesihatan, perumahan dan pengangkatan yang disediakannya. Penderma yang berpotensi akrab dengan organisasi akan mendapat manfaat dari peringatan mengapa amal tertentu layak mendapat sumbangan bekalan. Termasuk statistik, seperti bilangan pelajar yang mengambil bahagian dalam program tertentu atau jumlah anjing yang dijaga setiap tahun. Bilangan memberi penderma berpotensi menjadi idea tentang skala dan kejayaan sesebuah organisasi dan memberikan insentif yang lebih besar untuk memberikan bekalan untuk membantu penyebabnya.
Menaikan Permintaan
Bekalan adalah barang yang ketara yang mesti memenuhi tujuan tertentu. Apabila meminta bekalan, ia membantu penderma mengetahui dengan tepat apa keperluan organisasi dan bagaimana ia akan digunakan. Sebuah sekolah boleh menentukan ia memerlukan kuas cat untuk program seni, smocks untuk melindungi pakaian pelajar, atau pensel berwarna. Penyelamatan haiwan boleh bertanya secara khusus untuk jenama tertentu makanan, tuala, katil haiwan kesayangan, tali leher dan kerah. Nyatakan sama ada anda menerima barangan yang digunakan atau mahu penderma memberikan bekalan baru. Pautan senarai kembali ke misi organisasi dengan menyatakan, contohnya, program seni membantu kanak-kanak yang memerlukan penjagaan awal sekolah atau tempat tidur haiwan peliharaan membenarkan pengalaman perlindungan yang lebih selesa untuk haiwan kesayangan.
Jika senarai anda difokuskan pada beberapa item, masukkannya sebagai senarai bullet point dalam badan surat tersebut. Sekiranya senarai itu lebih panjang, masukkannya sebagai lampiran. Jika anda memasukkan lampiran, penerima langsung ke lampiran dengan frasa seperti "sila semak senarai item yang paling diperlukan pada senarai yang dilampirkan."
Nyatakan Prosedur Derma
Biarkan penerima mengetahui cara memenuhi permintaan anda untuk bekalan. Surat ini harus menyatakan dengan jelas bagaimana untuk membuat sumbangan, jika organisasi menyediakan perkhidmatan pick-up, bagaimana pendonor dapat menjadualkan pick-up dan tarikh dan waktu yang ditetapkan. Sekiranya terdapat lokasi drop-out untuk bekalan, masukkan alamat jalan, arah dan masa yang penderma boleh meninggalkan bekalan.
Beritahu penerima surat apabila dan bagaimana anda mengeluarkan resit derma, jika berkenaan. Organisasi yang menyediakan resit harus memasukkan nombor pengenalan cukai.
