Apabila siasatan dalaman membawa kepada tindakan disiplin atau undang-undang, anda perlu menulis laporan penyiasatan untuk menyokong kes anda. Membentangkan penemuan dengan jelas dan faktual dapat membina rekod yang tidak dapat dipertikaikan, sementara laporan tertulis yang buruk berpotensi melemahkan kes anda. Setiap pemilik perniagaan perlu tahu apa yang perlu disertakan dalam laporan siasatan dan format apa yang perlu diambil.
Asas-asas
Laporan siasatan berfungsi untuk membekalkan fakta dan kadang-kadang membuat cadangan berdasarkan fakta dan sifat tuduhan tersebut. Kesimpulan dan objektiviti adalah penting kerana maklumat yang tepat adalah untuk mewujudkan kredibiliti. Laporan gaya garis besar rasmi yang ditulis dalam orang pertama juga menambah kredibiliti. Untuk laporan yang panjang, jadual kandungan dan halaman bernombor boleh membuat maklumat khusus lebih mudah. Termasuk halaman sampul, walaupun untuk laporan pendek, adalah penting untuk privasi maklumat.
Seksyen Pembukaan
Bahagian pertama laporan tersebut harus memasukkan maklumat asas, seperti nama pengirim dan penerima, dan garis topik yang mengenalpasti subjek penyelidikan. Di bahagian kedua, kenalpasti pengadu, terangkan tuduhan atau tuduhan, nyatakan tarikh permulaan dan tamat siasatan dan mengenalpasti sumber maklumat dan bukti yang digunakan untuk menjalankan penyiasatan atau menyusun laporan. Senarai terperinci berguna untuk membuat maklumat dalam bahagian ini lebih mudah dibaca.
Fakta dan Dapatan Penyelidikan
Penemuan fakta semasa dalam senarai bullet, dalam perenggan naratif atau gabungan kedua-duanya. Penemuan harus menerangkan setiap langkah penyiasatan dalam susunan kronologi dan termasuk tarikh dan masa apabila mungkin. Walaupun anda boleh memasukkan bukti sokongan ke dalam bahagian penemuan, rujukan dan kemudian menambahkan bukti sebagai pameran pada akhir laporan sering pilihan yang lebih baik, kerana ia tidak mengganggu aliran laporan. Ini termasuk kenyataan saksi, gambar, e-mel video, dokumen dan fail yang diimbas.
Kesimpulannya
Tamatkan laporan dengan satu atau lebih perenggan naratif di mana anda merumuskan siasatan dan, jika sesuai, cadangkan cara untuk maju ke hadapan. Ringkasan harus termasuk penyataan pelanggaran dan memberikan maklumat yang cukup bahawa pembaca memahami apa yang membuktikan siasatan tanpa membaca keseluruhan laporan. Cadangan perlu dilakukan langkah-langkah yang boleh diambil tindakan yang sesuai dengan keterukan tuduhan, keterangan yang dibentangkan, implikasi undang-undang dan kod tatalaku atau dasar tingkah laku pekerja.
