Surat-menyurat perniagaan tidak berhenti apabila kontrak ditandatangani; anda mungkin mempunyai beberapa kali tambahan untuk membincangkan perkara itu melalui surat. Sebagai contoh, jika anda mempunyai kontrak dengan universiti sebagai profesor trek jangka, maka anda akan menerima beberapa salinan tambahan surat-menyurat yang merujuk kepada kontrak anda, seperti apabila manfaat anda bermula dan banyak perkara lain yang harus anda alamat ketika anda mulai kerja. Sebagai penyelia, anda mungkin sering menulis surat yang memetik kontrak asal dengan cara yang akan mengingatkan pekerja atau klien di mana dia dapat mencari maklumat tersebut.
Beritahu penerima apa yang dia perlu tahu, kemudian menarik perhatiannya kepada kontrak atau kawasan dalam kontrak yang mengandungi maklumat penting. Sebagai contoh, "Faedah anda akan bermula dua minggu selepas tarikh mula anda, seperti yang dinyatakan pada baris 5a pada halaman 2 kontrak anda." Anda tidak memerlukan gaya petikan formal seperti gaya Persatuan Psikologi Amerika (APA) untuk memetik kontrak; hanya merujuk kepada kontrak dan nombor halaman yang berkaitan.
Pertimbangkan jika anda perlu mengutip seksyen kontrak dan bukan sekadar merujuknya. Sekiranya kontrak itu panjang atau sangat rumit, anda perlu memetik seksyen yang berkenaan dan kemudian menerangkan tentang nombor halaman dan nombor seksyen yang terdapat maklumat tersebut.
Beritahu penerima bahawa anda akan senang memberikan satu lagi salinan kontrak untuk rujukannya jika dia telah kehilangan salinannya. Beri dia maklumat hubungan anda, seperti alamat e-mel atau nombor telefon anda jika dia mempunyai soalan atau ingin meminta salinan kontrak tambahan.
