Surat perniagaan marah ditulis oleh pengguna atau pekerja yang tidak puas hati yang mencari beberapa jenis perubahan atau saraan kewangan. Sebahagian besar surat yang marah, biasanya dipanggil surat aduan, melibatkan mengkaji fakta dan peristiwa yang membawa kepada ketidakpuasan. Sekiranya penulis surat ingin benar-benar melibatkan syarikat itu dalam perbualan yang membina, surat itu harus tetap profesional di seluruh dunia.
Gunakan Kenyataan Fakta
Letakkan fakta dalam surat, bukan anggapan atau pendapat. Nyatakan apa yang menyebabkan kekecewaan, kemarahan atau kesusahan. Gunakan fakta yang menggariskan butiran tentang apa yang berlaku dalam susunan kronologi. Semasa menyatakan fakta, jangan berkongsi pendapat atau emosi. Surat ini lebih profesional, dan oleh itu lebih berkesan, dengan emosi yang tersisa sebanyak mungkin.
Sebagai contoh, "Terdapat caj pada tagihan syarikat penerbangan saya untuk tiga beg yang diperiksa. Tiket saya bukan hanya satu beg yang diperiksa." Kenyataan ini adalah fakta kerana mereka dapat dibuktikan dengan dokumentasi rang undang-undang dan tiket.
Setelah fakta dinyatakan, jelaskan mengapa ini menimbulkan kemarahan dan kekecewaan. Berhenti daripada panggilan nama, kata nama dan pernyataan yang menuduh. Sebagai contoh, "Anda mencuri wang saya dengan caj haram ini," hanya meningkatkan masalah ini. Membuktikan kecurian jauh lebih sukar daripada meminta syarikat untuk menerima tanggungjawab untuk kesilapan dan secara automatik meletakkan syarikat itu pada pertahanan.
Jelas dan ringkas
Pemilik perniagaan, pengurus dan jabatan perkhidmatan pelanggan tidak mempunyai masa untuk membaca novel. Walaupun penting untuk memastikan fakta-fakta yang relevan disampaikan, menjaga perkara yang jelas dan ringkas membuat pembaca terlibat. Fikirkan surat aduan sebagai ringkasan eksperimen sains; terdapat banyak maklumat yang masuk ke dalam eksperimen yang ringkasnya diringkaskan dengan kesimpulan yang dibuat pada akhirnya. Surat aduan melakukan perkara yang sama untuk merumuskan fakta dan menyatakan kesimpulan emosi.
Contoh bagaimana untuk menyatakan kemarahan anda adalah, "Saya yakin anda dapat menghargai kekecewaan keluarga saya ketika kita menyedari apa yang sedang terjadi." Pendekatan ini berusaha untuk memberi respons empathetic dan bukannya satu pertahanan.
Permintaan untuk Tindakan
Beberapa orang menulis surat hanya untuk melepaskan diri; Tindakan dan resolusi biasanya adalah matlamat akhir. Sebagai contoh, seorang pekerja yang mempunyai masalah dengan komen yang merosakkan dari rakan sekerja yang berkemungkinan ingin melihat perubahan kepada dasar syarikat dan protokol tatatertib. Contoh surat pengguna mungkin apabila tetamu hotel tersalah didakwa untuk pelbagai kemudahan; bayaran balik cepat adalah hasil yang dimaksudkan.
Keinginan ini dan permintaan untuk tindakan dinyatakan dengan jelas pada akhir badan utama sebelum penutupan. Sesetengah surat juga menyatakan resolusi yang diingini pada permulaan surat dan kemudian ulangi mereka pada akhir. Pastikan tindakan tindakan sopan dan ringkas seperti yang lain dari surat. Jadikan resolusi yang dikehendaki jelas supaya pembaca memahami jangkaan - ini tidak menjamin apa-apa, tetapi ia memulakan perbualan.
Contohnya, "Berdasarkan fakta yang dinyatakan di atas, sila berikan bayaran balik sepenuhnya semua caj yang salah dalam tempoh dua hari perniagaan yang akan datang." Pembaca tahu apa yang anda mahukan.
Maklumat Penutup dan Maklumat Polite
Tutup surat tersebut dengan berterima kasih kepada pembaca untuk meluangkan masa untuk meninjau segala-galanya dan memahami emosi yang terlibat. Gunakan penutup piawai seperti "Terima kasih," atau "Hormat," diikuti dengan nama cetak dan maklumat hubungan anda. Tafsir huruf untuk kesilapan ejaan dan tatabahasa, dan lihat dengan nada yang jelas untuk memastikan ia tetap profesional.
Perhatikan apa-apa penutup dengan huruf dengan menaip "Lampiran," di bawah maklumat hubungan yang memisahkan dua blok dengan ruang baris. Lampiran yang berkaitan termasuk resit, surat-menyurat, gambar atau sebarang bukti bercetak lain untuk menyokong kes anda.
