Panggilan persidangan menyediakan penyelesaian yang mudah untuk mendapatkan pasukan anda bersama untuk membincangkan projek, menerima maklumat terkini, dan mendapatkan konsensus. Banyak syarikat telah menguncup syarikat perkhidmatan persidangan, dan syarikat-syarikat ini boleh menyediakan nombor telefon dan kod akses khusus bagi kakitangan, bersama dengan utiliti web yang menjadualkan dan memberitahu mesyuarat teleconference. Nombor teleconference yang diberikan menyediakan fleksibiliti dalam mengadakan panggilan persidangan pada bila-bila masa, dan pemberitahuan mesyuarat boleh dihantar kepada peserta. Perkhidmatan panggilan persidangan belanjawan atau percuma untuk syarikat-syarikat kecil memberikan nombor telekonferensi pada masa penjadualan, jadi penjadualan mesyuarat dalam talian memerlukan perancangan yang minimum.
Talian Persidangan yang Dedicated
Buka mesej e-mel baru atau permintaan mesyuarat (jika aplikasi e-mel anda mempunyai ciri ini, seperti Microsoft Outlook). Taip alamat e-mel peserta dalam bahagian "Kepada" atau "Peserta". Taip topik mesyuarat dalam baris "Subjek".
Taipkan maklumat berikut dalam badan e-mel atau gunakan medan automatik dalam permintaan mesyuarat: Tarikh mesyuarat Masa permulaan mesyuarat (masukkan zon waktu) Masa akhir mesyuarat (masukkan zon waktu) Nombor panggilan masuk (nombor telefon persidangan berdedikasi anda) Kod persidangan (jika berkenaan, untuk hadirin untuk mengakses persidangan)
Buka seksyen penjadualan permintaan mesyuarat dan gunakan menu lungsur di sebelah setiap peserta untuk menentukan sama ada mereka diperlukan atau peserta pilihan (kebanyakan program yang hadir hadir sebagai ingkar seperti yang diperlukan). Sekiranya jadual tersedia dalam talian, periksa bahawa peserta yang dikehendaki tersedia semasa bingkai dan tarikh masa yang dikehendaki.
Lampirkan agenda atau bahan pertemuan dengan mengklik butang "Lampiran" pada bar alat e-mel anda. Jika dikehendaki, taip mesej dalam badan e-mel anda, selepas butiran panggilan persidangan. Klik butang "Hantar" untuk menghantar notis mesyuarat anda.
Jadualkan Panggilan Persidangan Menggunakan Utiliti Web
Log masuk ke akaun perkhidmatan persidangan anda, seperti Persidangan Premiere, Pergi Ke Mesyuarat atau Persidangan Percuma.
Klik pilihan "Jadual Persidangan". Pilih tarikh mesyuarat anda, masa mula dan masa tamat (atau tempoh) dan bilangan peserta yang dijangkakan. Taip subjek pertemuan anda dalam medan "Topik". Pilih jenis panggilan persidangan dengan mengklik pilihan persidangan "Tol bebas" atau "Persidangan dail terus".
Semak ketepatan maklumat dan klik butang "Jadual". Cetak laman pengesahan untuk butiran panggilan persidangan, atau simpan maklumat tersebut ke komputer anda.
Klik pilihan untuk menghantar pemberitahuan e-mel kepada peserta anda. Taip nama peserta dan alamat e-mel dalam medan yang sepadan. Klik butang "Hantar" untuk menghantar pemberitahuan kepada peserta anda dengan arahan dail masuk dan pengesahan ke alamat e-mel anda.
Petua
-
Tanya peserta untuk mengesahkan bahawa mereka akan menyertai panggilan persidangan - mereka boleh membalas dengan tegas kepada mesej e-mel anda atau klik butang "Terima" dalam pemberitahuan permintaan mesyuarat anda. Hantar e-mel peringatan dan sebarang maklumat tambahan pada hari sebelum mesyuarat anda. Apabila menjadualkan panggilan persidangan menggunakan alat web, melanjutkan tempoh atau masa tamat dan memperuntukkan satu atau dua orang peserta daripada yang dirancang, untuk memberikan fleksibiliti kepada diri sendiri. Perkhidmatan persidangan biasanya akan mengenakan bayaran kepada anda hanya untuk jumlah peserta dan bilangan sebenar minit yang digunakan.
Amaran
Elakkan kekeliruan dengan memeriksa butiran mesyuarat sebelum menghantar pemberitahuan anda. Sesetengah aplikasi e-mel mencatatkan semua permintaan mesyuarat dalam kalendar dan mesyuarat yang bertentangan atau dikemas kini ditambah (tidak menggantikan pelantikan ketinggalan zaman).
